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2025年档案室管理制度及职责样本(三)

一、档案室管理原则

(1)档案室管理原则应遵循国家相关法律法规，确保档案的完整性和真实性，以服务于国家和社会的发展。根据《中华人民共和国档案法》及相关政策，档案室管理应坚持统一领导、分级管理、集中保管、综合利用的原则。例如，在2023年，我国某地档案馆对辖区内所有档案进行了全面清查，通过规范化的管理，共整理出有效档案资料2000余卷，为该地区的历史研究提供了宝贵资源。

(2)档案室管理需注重档案的必威体育官网网址性，严格执行档案必威体育官网网址制度，确保国家机密和个人隐私不被泄露。以2020年某部门为例，该部门档案室对涉密档案实行严格的安全管理，配备了专业的必威体育官网网址设施，并对涉密人员进行了定期的必威体育官网网址培训。通过这些措施，有效降低了档案泄露的风险，确保了档案的绝对安全。

(3)档案室管理应强调档案的时效性和实用性，提高档案的利用率。为实现这一目标，档案室应定期对档案进行分类、整理和更新，确保档案信息的准确性和时效性。例如，某市档案馆自2018年起，每年对馆藏档案进行一次全面梳理，剔除无效档案，更新档案信息，使得馆藏档案始终保持较高的利用率。据统计，2019年至2022年间，该档案馆提供档案查询服务共计5000余次，为政府部门、企事业单位和个人提供了有力支持。

二、档案室组织结构及职责

(1)档案室组织结构应设立明确的部门职责和岗位分工，确保档案管理工作的有序进行。一般而言，档案室组织结构包括档案管理部门、档案保管部门、档案利用部门和档案技术支持部门。以某大型企业为例，其档案室组织结构包括档案管理部、档案保管部、档案利用部和档案技术部，共计50名专职档案管理人员。其中，档案管理部负责制定档案管理制度，监督档案工作的执行；档案保管部负责档案的收集、整理、保管和修复；档案利用部负责档案的查询、借阅和咨询服务；档案技术部负责档案的数字化处理和信息安全保障。

(2)档案室各部门职责具体如下：档案管理部门负责制定档案管理制度，组织档案管理培训，对档案工作进行监督和检查；档案保管部门负责档案的收集、整理、保管和修复，确保档案实体安全；档案利用部门负责档案的查询、借阅和咨询服务，提高档案利用率；档案技术部门负责档案的数字化处理和信息安全保障，确保档案数据安全。例如，某省档案馆在2019年对档案室组织结构进行了优化，通过调整部门职责，提高了档案管理效率，实现了档案工作的现代化。

(3)在档案室组织结构中，领导层应发挥核心作用，对档案室工作进行统筹规划和决策。领导层由档案室主任、副主任和各部门负责人组成。档案室主任负责全面领导档案室工作，副主任协助主任工作，各部门负责人负责本部门工作的组织实施。以某高校档案馆为例，其领导层由档案馆馆长、副馆长和各部室主任组成，形成了高效的管理体系。在2020年，该档案馆在领导层的带领下，成功完成了馆藏档案的数字化工作，提高了档案的利用率，为学校的教学、科研和社会服务提供了有力支持。

三、档案收集与整理规范

(1)档案收集是档案管理工作的基础，应严格按照国家档案收集与整理规范进行。档案收集工作涉及各类文件的收集，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。收集过程中，应确保档案的完整性、准确性和时效性。例如，某市档案馆在2022年对全市范围内的档案进行了全面收集，共收集各类档案资料12000余卷，涵盖了政治、经济、文化、科技等多个领域。在收集过程中，档案馆严格执行档案收集标准，确保收集到的档案符合国家档案收集与整理规范。

(2)档案整理是档案收集后的关键环节，其目的是使档案系统化、有序化。档案整理应遵循档案分类、编目、编号、装订等规范。在分类方面，应根据档案的性质、内容、形成时间等因素进行科学分类。编目工作应详细记录档案的名称、作者、形成时间、文号、密级等信息。编号则是为了便于档案的检索和管理。以某省档案馆为例，该馆在整理档案时，采用国际通用的档案分类法，将馆藏档案分为十大类，共计300多个小类，实现了档案的规范化整理。此外，该馆还对档案进行了数字化处理，提高了档案的利用效率。

(3)档案整理后的归档工作同样重要，应确保档案的存放位置明确、便于检索。归档工作包括档案的入库、上架、检索和出库等环节。入库时，应按照档案的分类、编号进行有序存放；上架时，应确保档案排列整齐、便于查看；检索时，应提供便捷的检索工具和手段，如档案目录、检索系统等；出库时，应严格按照档案借阅规定办理手续。例如，某企事业单位档案室在归档工作中，建立了完善的档案检索系统，实现了档案的快速检索和借阅。通过这些措施，该档案室提高了档案的利用效率，为企事业单位的各项工作提供了有力保障。

四、档案的保管与利用

(1)档案的保管是档案工作的重要环节，要求档案室必须具备良好的保管条件。根据《档案馆库房设计规范》，档案库