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企业员工人事档案管理制度

第一章总则

第一章总则

(1)为加强企业员工人事档案管理，确保档案的完整、准确、安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合企业实际情况，特制定本制度。

(2)本制度适用于企业全体员工的人事档案管理，包括但不限于员工的基本信息、工作经历、培训记录、奖惩情况、劳动合同等。企业应建立健全人事档案管理制度，明确档案管理的组织架构、职责分工、工作流程和必威体育官网网址要求。

(3)企业应设立专门的人事档案管理部门，配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。档案管理部门应定期对档案进行审查、鉴定和整理，确保档案的及时更新和准确性。例如，某企业每年对员工档案进行一次全面审查，确保档案中记录的信息与员工的实际状况相符，防止出现信息滞后或错误的情况。

(4)企业应制定档案收集范围和标准，明确各类档案的收集时间、内容和方式。对于新入职员工，应在入职一个月内完成档案的收集和归档工作；对于离职员工，应在离职手续办理完毕后一个月内完成档案的整理和归档。同时，企业应建立档案收集的反馈机制，确保档案收集的全面性和及时性。

(5)人事档案的整理应遵循统一的标准和规范，采用科学的方法，确保档案的有序性和可检索性。档案的保管应按照国家档案保护标准，采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案的安全。例如，某企业采用数字化档案管理方式，将纸质档案转化为电子档案，提高了档案的保存效率和查阅便捷性。

(6)企业应加强对人事档案的利用管理，明确档案的查阅、复制、借阅等权限和程序。员工本人有权查阅、复制自己的档案，其他人员查阅档案需经本人同意或企业相关部门批准。同时，企业应建立健全档案利用登记制度，确保档案的利用符合法律法规和企业的规定。

(7)企业应定期对人事档案管理工作进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题，不断提高档案管理的水平。通过不断优化档案管理流程，提升档案管理的质量，为企业的发展提供有力的人力资源保障。

第二章人事档案管理职责与权限

第二章人事档案管理职责与权限

(1)企业人事档案管理部门负责人应全面负责档案管理工作的规划、组织实施和监督考核，确保档案管理制度的有效执行。该负责人需具备档案管理专业知识和实践经验，对档案管理的法律法规有深入了解。例如，某企业档案管理部门负责人负责组织培训，提高部门人员业务水平，近三年内部门人员通过专业培训比例达到95%。

(2)档案管理人员具体负责档案的收集、整理、归档、保管和提供利用等工作。其职责包括但不限于：定期检查档案的完整性和准确性，确保档案的及时更新；按照档案分类标准，对档案进行科学的分类和编目；对档案保管设施进行维护，确保档案安全；对档案查阅和借阅进行登记和审批。如某企业档案管理人员在2021年处理了超过2000份档案查阅请求，确保了档案利用的高效和有序。

(3)企业各部门负责人对所属员工的档案管理负有直接责任，应确保本部门员工档案的准确性、完整性和安全性。各部门负责人应定期与档案管理部门沟通，及时反映档案管理中的问题和需求。如某企业销售部门负责人在发现一名离职员工档案资料缺失后，及时通知档案管理部门，并协助完成补充工作。同时，企业应明确各部门在档案管理中的协作关系和沟通渠道，确保档案管理工作的顺利推进。

第三章人事档案的收集、整理与保管

第三章人事档案的收集、整理与保管

(1)人事档案收集应遵循真实性、完整性、及时性和规范性的原则。企业应建立档案收集清单，明确收集范围、内容和时间节点。对于新入职员工，应在入职一个月内完成档案收集工作，包括身份证、学历证明、资格证书等。如某企业2022年第一季度共收集新员工档案300份，确保了新员工信息及时归档。

(2)档案整理应按照国家档案分类标准和企业内部规定进行。整理过程中，需对档案进行分类、编目、装订，确保档案的有序性和可检索性。整理后的档案应按照档案分类编号顺序排列，便于查阅和管理。例如，某企业采用电子档案管理系统，实现档案的数字化整理，提高了档案整理效率。

(3)人事档案保管应采取物理保护和电子保护相结合的方式。物理保管方面，应设置专门的档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全。电子保管方面，应定期对电子档案进行备份，并采取数据加密、访问控制等措施，防止档案信息泄露。如某企业每年对电子档案进行两次全面备份，确保档案数据的安全性和完整性。