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职工档案管理制度细则

一、总则

(1)本制度旨在规范职工档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，为企业的经营管理、人力资源管理提供可靠依据。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。职工档案是记录职工个人基本信息、工作经历、培训记录、奖惩情况等的重要资料，对企业的人力资源管理、员工激励、风险防范等方面具有重要意义。

(2)本制度适用于我单位所有在职职工的档案管理，包括但不限于劳动合同、入职登记表、工作总结、绩效考核、培训记录、奖惩记录等。根据档案的性质和重要性，分为永久、长期、短期三种保管期限。其中，永久保存的档案包括职工的原始劳动合同、职称证书、学历证书等；长期保存的档案包括年度考核表、培训记录、重要工作总结等；短期保存的档案包括月度工作总结、临时性文件等。

(3)职工档案管理应遵循以下原则：真实性原则，确保档案内容的真实性和准确性；完整性原则，保证档案的全面性，防止遗漏重要信息；必威体育官网网址性原则，严格保护职工隐私，防止档案信息泄露；及时性原则，及时收集、整理和归档职工档案，确保档案的时效性。同时，企业应设立专门的档案管理部门，配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

二、档案管理职责与权限

(1)职工档案管理部门是档案管理的责任主体，负责制定和实施档案管理制度，确保档案管理的规范性和有效性。档案管理部门的主要职责包括：负责制定档案管理的各项规章制度，明确档案管理的范围、流程和标准；负责组织实施档案的收集、整理、归档、保管和利用工作；负责档案的鉴定、销毁和统计工作；负责档案信息化建设，提高档案管理效率和水平。

(2)各部门负责人对本部门职工档案管理负有直接责任，应按照档案管理制度的要求，加强对本部门职工档案的管理。具体职责包括：负责组织本部门职工档案的收集、整理和归档工作；确保档案内容的真实性和准确性，对档案信息进行审核；负责档案的日常保管，定期检查档案的完好情况；按照规定权限，对档案进行借阅、复制和利用；在职工离职、调动、退休等情况下，及时办理档案的转移手续。

(3)档案管理人员应具备以下权限：有权对职工档案的收集、整理、归档、保管和利用工作进行监督和检查；有权对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理；有权对档案的鉴定、销毁和统计工作进行实施；有权对档案信息化建设提出意见和建议；有权对档案的必威体育官网网址工作进行落实。档案管理人员应严格遵守职业道德，保守档案秘密，确保档案安全。同时，档案管理人员应定期接受业务培训，提高自身的业务水平和综合素质。

三、档案收集、整理与归档

(1)职工档案的收集工作应确保档案资料的完整性，包括职工的个人基本信息、入职手续、劳动合同、工作记录、绩效考核、奖惩情况、培训记录等。收集过程中，应严格按照档案收集标准进行，确保档案资料的真实性、准确性和及时性。对于职工离职、退休等情况，应收集其离职证明、退休手续等相关资料，及时归档。

(2)档案的整理工作要求按照档案的分类标准进行，将档案资料分为永久、长期和短期保管期限。永久档案包括职工的原始劳动合同、职称证书、学历证书等；长期档案包括年度考核表、培训记录、重要工作总结等；短期档案包括月度工作总结、临时性文件等。整理过程中，应对档案资料进行编号、分类、编目，确保档案的有序性。

(3)档案的归档工作应在收集整理完毕后及时进行，归档前应对档案进行质量检查，确保档案的完好无损。归档时，应按照档案编号顺序将档案放入相应的档案盒或档案柜中，确保档案存放的安全和方便查阅。同时，应建立档案目录和检索系统，便于快速查找和利用档案资料。对于档案的借阅、复制和利用，应按照档案管理制度的规定，办理相关手续，确保档案的安全和必威体育官网网址。