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外出活动公务租车管理制度

一、目的

为进一步规范单位外出活动公务租车行为，提高公务活动效率，节约行政成本，确保公务活动顺利开展，结合本单位实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于本单位各部门因公务活动需要，租用社会车辆的相关管理。

三、职责分工

1.综合管理部门：负责统筹协调公务租车事宜，建立合作租车供应商名录，审核租车申请，监督租车使用情况及费用结算等工作。

2.财务部门：负责制定公务租车费用标准，审核租车费用报销，确保经费使用合规。

3.使用部门：负责提出租车申请，明确租车事由、时间、地点等信息，合理使用租用车辆，并配合相关部门做好租车管理工作。

四、租车原则

1.必要性原则：公务租车应确因工作需要，且单位现有车辆无法满足业务需求时方可申请。

2.经济性原则：在满足公务需求的前提下，优先选择经济适用车型，降低租车成本。

3.合规性原则：租车活动必须严格遵守国家法律法规和单位相关规定，确保租车过程合法合规。

五、租车流程

1.申请：使用部门填写《公务租车申请表》，详细注明租车事由、预计租车时间、行程安排、乘车人数、车型要求等信息，经部门负责人审核同意后，报综合管理部门审批。

2.审批：综合管理部门根据单位车辆使用情况及申请部门实际需求进行审核。对于符合租车条件的申请，予以批准；对于不符合条件的，应说明理由并反馈给申请部门。

3.选择供应商：经审批同意后，综合管理部门从合作租车供应商名录中选择合适的供应商。选择供应商时，应综合考虑车辆状况、租金价格、服务质量等因素。

4.签订合同：综合管理部门与选定的租车供应商签订租车合同，明确双方权利义务，包括租车时间、租金标准、车辆使用范围、安全责任、违约责任等内容。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门备案。

5.车辆使用：使用部门按照租车合同约定使用车辆，不得擅自改变车辆用途、延长租车时间或变更行程。如因特殊情况确需变更的，应提前向综合管理部门报告并办理相关手续。

6.费用结算：租车结束后，租车供应商应及时提供租车费用明细清单及有效发票。使用部门核对无误后，填写《公务租车费用报销单》，经部门负责人签字确认，报综合管理部门审核、财务部门审批后，按规定办理报销结算手续。

六、租车费用管理

1.费用标准：公务租车费用包括租金、燃油费、过路过桥费、停车费等。租金标准应根据市场行情及车型合理确定，并定期进行调整。燃油费、过路过桥费、停车费等实报实销。

2.费用报销：报销公务租车费用时，应提供《公务租车申请表》、租车合同、租车费用明细清单、有效发票等相关凭证。财务部门应严格按照费用标准和报销流程进行审核，对不符合规定的费用不予报销。

3.费用控制：各部门应加强对公务租车费用的控制，合理安排租车行程，避免不必要的租车开支。综合管理部门应定期对公务租车费用进行统计分析，发现问题及时采取措施加以改进。

七、车辆管理与安全

1.车辆检查：租车供应商应确保提供的车辆性能良好、安全可靠，并按照国家规定定期进行维护保养和安全检查。使用部门在接收车辆时，应对车辆外观、内饰、性能等进行检查，如发现问题应及时与租车供应商沟通解决。

2.安全驾驶：租车期间，使用部门应指定专人负责车辆驾驶，驾驶员必须具备相应的驾驶资格，严格遵守交通法规，确保行车安全。严禁酒后驾车、疲劳驾车等违规行为。

3.事故处理：如发生交通事故，驾驶员应立即报警，并及时通知租车供应商和综合管理部门。事故处理过程中，应积极配合相关部门做好调查、理赔等工作。因驾驶员个人原因导致事故发生的，应按照相关规定承担相应责任。

八、监督与问责

1.监督检查：综合管理部门和财务部门应定期对公务租车情况进行监督检查，检查内容包括租车申请审批手续是否完备、租车合同签订是否规范、租车费用报销是否合规、车辆使用是否符合规定等。

2.违规处理：对违反本制度规定的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、责令整改、扣减绩效分数等处理；对因违规行为造成经济损失的，应依法追究相关人员的责任。

九、附则

1.本制度由综合管理部门负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起施行。