技术类档案管理制度.docxVIP

PAGE

1-

技术类档案管理制度

一、总则

本制度旨在规范技术类档案的管理，确保档案的完整、准确、系统，提高档案管理水平，为企事业单位的技术创新和决策提供有力支持。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我国企事业单位档案管理的实际情况，特制定本制度。

(1)技术类档案是指企事业单位在技术研发、生产制造、质量检测、设备维护等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体。本制度适用于企事业单位内部所有技术类档案的管理，包括但不限于研发档案、设计档案、生产档案、检测档案、维护档案等。

(2)企事业单位应建立健全技术类档案管理体系，明确档案管理的职责分工，确保档案管理的规范化、制度化。档案管理部门负责技术类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。各部门应积极配合档案管理部门的工作，确保档案的及时、准确、完整。

(3)技术类档案的收集应遵循全面性、及时性、准确性原则。企事业单位应建立健全档案收集制度，明确档案收集的范围、标准、程序和方法。档案收集应包括但不限于以下内容：项目立项报告、技术文件、试验报告、检测报告、设备维护记录、生产记录等。档案管理部门应定期对收集的档案进行审查，确保其符合法律法规和企事业单位的要求。

本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。企事业单位应根据本制度制定具体的实施办法，并报上级主管部门备案。各级领导和广大员工应充分认识技术类档案管理的重要性，共同维护技术类档案的完整性和安全性，为企事业单位的持续发展提供有力保障。

二、档案的收集与整理

(1)档案的收集是档案管理工作的基础，对企事业单位的技术创新和决策具有重要意义。以某知名电子制造企业为例，该企业每年产生约500万份技术类档案，包括研发文件、生产记录等。为确保档案的完整性，企业设立了专门的档案收集小组，负责对各部门产生的档案进行收集、分类、整理。

(2)档案收集过程中，应遵循“来源原则”和“完整性原则”。例如，某高新技术企业对一项新产品的研发过程进行了全程跟踪，收集了包括需求分析、设计文档、试验数据、生产记录等在内的完整档案。这些档案为后续产品改进和新产品研发提供了宝贵的数据支持。

(3)档案整理是提高档案利用率的关键环节。整理工作包括对档案进行分类、编目、编号、装订等。以某建筑企业为例，该企业对施工过程中的技术档案进行了细致的分类整理，包括施工图纸、设计变更、施工记录、验收报告等。通过整理，企业提高了档案的检索效率，缩短了项目审批周期，降低了项目管理成本。

三、档案的保管与利用

(1)档案的保管是确保档案安全、完整、可利用的重要环节。根据《中华人民共和国档案法》及相关规定，企事业单位应建立健全档案保管制度，确保档案在物理、化学、生物等环境因素影响下保持良好状态。例如，某电力公司对电力系统运行档案实行了严格的环境控制，通过恒温恒湿设施，确保档案温度控制在18-25℃，湿度控制在45%-65%，有效防止了档案的霉变和虫蛀。

(2)档案的利用是档案管理工作的最终目的。企事业单位应提供便捷的档案查询服务，满足内部员工及外部合作伙伴的档案需求。以某科研机构为例，该机构建立了电子档案管理系统，实现了档案的数字化和在线检索，极大地提高了档案的利用效率。据统计，该系统上线后，档案查询时间缩短了70%，档案利用率提升了50%。

(3)为了确保档案的必威体育官网网址性和安全性，企事业单位应制定严格的档案借阅制度。档案借阅需经相关部门负责人审批，借阅人需提供有效证件，并在规定时间内归还档案。同时，企事业单位应定期对档案进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。例如，某政府部门对涉密档案实施了严格的保管措施，包括设置专门的档案库房、安装防盗报警系统、配备专业保管人员等，确保了档案的安全。通过这些措施，该部门成功预防了多起档案失泄密事件，维护了国家安全和社会稳定。

四、档案的鉴定与销毁

(1)档案的鉴定是档案管理中的重要环节，旨在确定档案的保存价值。企事业单位应依据国家档案鉴定标准，结合自身实际情况，定期对档案进行鉴定。例如，某企业对10年前的技术档案进行了鉴定，通过分析档案的利用价值、历史价值、科研价值等，最终决定保留60%的档案，销毁其余40%。

(2)档案的销毁应严格按照国家档案法规和企事业单位的规定执行。销毁前，需对档案进行分类整理，确保所有档案均符合销毁条件。销毁过程中，应采取安全、环保的方式，防止档案内容泄露。例如，某金融机构对过期客户档案进行销毁时，采用专业碎纸机进行物理销毁，并监督整个销毁过程，确保销毁工作的合规性。

(3)档案的鉴定与销毁工作应由专门的档案管理部门负责，并定期向上级主管部门报告鉴定与销毁情况。同时，企事业单位应建立健全档案鉴定与销毁的档案，包括鉴定依据、销毁清单、销毁时间、销毁地点等信息，以备查验。通