人员技术档案管理制度.docxVIP

PAGE

1-

人员技术档案管理制度

一、总则

（1）为规范人员技术档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据国家有关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

（2）本制度适用于本单位的全体人员，包括在职、退休及离职人员的技术档案管理。技术档案包括但不限于个人简历、教育背景、工作经历、培训记录、技术成果、项目参与情况等。

（3）人员技术档案管理应当遵循真实性、准确性、完整性、连续性和必威体育官网网址性原则。各单位应设立专门的档案管理人员或指定专人负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

二、档案管理范围和内容

（1）档案管理范围包括但不限于个人基本信息、专业技术资格、培训记录、工作业绩、专利证书、科研成果、项目参与情况等。

（2）档案内容应详实准确，包括人员的基本情况、工作经历、技术能力、工作成绩、奖惩情况等，确保档案资料的真实性和有效性。

（3）档案管理应涵盖人员入职、在职、离职等各个阶段，及时更新和补充相关信息，确保档案内容的完整性和时效性。

三、档案管理职责和流程

（1）档案管理部门负责人员技术档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。部门应设立档案管理人员，明确其职责，确保档案管理工作规范化、制度化。

档案管理人员的主要职责包括：制定档案管理制度，组织实施档案收集、整理、归档、保管和利用等工作；对档案进行分类、编号、编制目录，确保档案的有序管理；定期对档案进行鉴定、整理和补充，确保档案的完整性和准确性；对档案进行安全检查，确保档案资料的安全；按照规定向有关领导和部门提供档案服务。

（2）人员技术档案的收集工作由各用人部门负责。用人部门在人员入职、晋升、离职等环节，应及时收集和整理相关档案资料，确保档案的完整性和准确性。具体流程如下：

用人部门在人员入职时，应收集其个人简历、学历证明、专业技术资格证书等材料；在人员晋升时，应收集其工作业绩、科研成果、培训记录等材料；在人员离职时，应收集其工作总结、离职证明等材料。收集到的档案资料应及时送交档案管理部门。

档案管理部门在收到档案资料后，应进行审核、整理和归档。审核内容包括档案资料的完整性、真实性和准确性；整理工作包括对档案进行分类、编号、编制目录等；归档工作包括将档案资料按照规定的时间和顺序放入档案柜。

（3）档案的保管和利用工作由档案管理部门负责。档案管理部门应建立档案保管制度，明确档案的存放条件、保管期限和查阅权限。

档案的存放条件应符合国家档案局规定的标准，确保档案的物理和化学安全。档案的保管期限应根据档案的类别和重要性确定，并按照国家档案局的规定进行分类管理。查阅档案时，需按照规定的程序进行申请，经批准后方可查阅。档案管理部门应定期对档案进行盘点，确保档案的完整性和准确性。对于涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息的档案，应加强必威体育官网网址措施，防止信息泄露。

四、档案的保管和利用

（1）档案的保管工作应严格按照国家档案局的相关规定执行，确保档案实体和电子档案的安全。档案管理部门应定期对档案库房进行安全检查，包括防火、防盗、防潮、防虫蛀等措施，确保档案资料不受损害。

档案的存放应按照档案的类别、年代、重要性等进行分类，并使用规范的档案盒和档案架，保持档案的整洁有序。档案的保管期限应明确标注，对于具有长期保存价值的档案，应采取特殊保管措施，如使用防磁、防辐射材料等。

（2）档案的利用工作应遵循便民、高效、安全的原则。档案管理部门应建立健全档案查阅制度，明确查阅程序和权限。内部人员查阅档案需提供有效身份证明，外部人员查阅需经过单位领导的批准。

档案的查阅应在档案管理部门的监督下进行，查阅者应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、摘抄、拍照或带走档案。档案管理部门应提供必要的查阅工具，如复印机、扫描仪等，以方便查阅者使用。

（3）档案的数字化工作应逐步推进，以提高档案的利用效率。档案管理部门应制定数字化工作计划，对具有保存价值的档案进行数字化处理。数字化档案应备份存储，确保数据安全。同时，应建立数字化档案的检索系统，方便用户快速查找所需档案。数字化档案的利用应遵循相关法律法规，保护档案的版权和隐私。