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2025年公司档案室规章管理制度(5)

一、档案管理职责

(1)公司档案室作为公司档案管理工作的核心机构，负责制定、执行和监督公司档案管理的各项规章制度。档案室主任对档案管理工作全面负责，副主任协助主任工作。各部门负责人应支持档案室的工作，确保本部门档案管理的有效实施。档案管理人员需具备相应的专业知识，经过专业培训，严格遵守档案管理的法律法规和公司制度。

(2)档案管理职责具体包括：制定和实施档案管理制度，组织档案的收集、整理、保管和利用工作；对各部门的档案管理工作进行指导和监督，确保档案的完整性和准确性；对档案进行鉴定，对不再具有保存价值的档案进行销毁；负责档案的查询、复制和借阅工作，保障档案信息的有效利用；定期对档案进行安全检查，确保档案设施设备的安全运行。

(3)档案管理人员应定期参加档案管理业务培训，不断提高自身的业务水平。对于公司内部和外部档案管理人员，应定期进行交流与合作，共同提高档案管理工作的效率和质量。档案管理人员需保守公司秘密，不得泄露档案内容。在档案管理过程中，应严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保公司档案管理的合规性。

二、档案收集与整理

(1)公司档案收集工作旨在确保公司重要信息的完整性和可追溯性。根据《中华人民共和国档案法》和相关行业规范，公司应收集以下档案：1）公司成立、变更、解散、终止等重大事件的文件；2）公司合同、协议、授权书等法律文件；3）公司年度报告、财务报表、审计报告等经营性文件；4）公司研发、生产、销售等业务文件；5）员工人事档案、培训记录等人力资源文件。例如，2023年度，公司档案室共收集各类档案文件15000份，其中电子档案占比达到80%，提高了档案管理的效率。

(2)档案整理工作遵循科学、规范、系统、完整的原则。首先，对收集到的档案进行分类，分为永久、长期、短期三种保管期限。其次，对分类后的档案进行编号，确保档案的唯一性和可检索性。例如，某部门在整理2022年度合同文件时，共整理出500份合同，按照合同类型、签订时间等进行分类，并对每份合同进行编号，方便日后查询。此外，档案整理过程中，需对档案进行质量检查，确保档案内容的真实、准确、完整。

(3)档案数字化工作是公司档案管理的重要环节。通过对纸质档案进行扫描、录入等数字化处理，提高档案的利用效率和保存安全性。例如，公司档案室于2021年启动了档案数字化项目，共完成30000份纸质档案的数字化工作。数字化档案实现了全文检索、在线浏览等功能，有效提升了档案利用效率。同时，档案数字化有助于降低纸质档案的存储空间需求，降低档案管理成本。在数字化过程中，公司严格按照国家标准和行业标准，确保数字化档案的质量和安全性。

三、档案保管与安全

(1)档案保管是档案管理工作的核心环节，旨在确保档案的长期保存和完整。公司档案室应设立专门的档案库房，库房内温度、湿度等环境条件需符合国家档案标准。库房应配备防火、防盗、防潮、防虫害等安全设施，如消防器材、防盗报警系统、防潮除湿设备等。此外，档案库房应定期进行安全检查，确保档案安全无虞。例如，2025年度，公司档案室共进行了四次全面安全检查，及时消除了安全隐患。

(2)档案管理人员需对入库档案进行严格登记，包括档案名称、数量、保管期限、存放位置等信息。档案出入库需办理登记手续，确保档案流动的可追溯性。对于重要档案，应实行双人保管制度，防止档案遗失或损坏。同时，公司应建立档案备份制度，对重要档案进行电子备份，确保档案的备份安全。例如，公司档案室对过去五年内的所有合同文件进行了电子备份，并定期检查备份的完整性。

(3)档案信息安全是档案保管与安全工作中的重要内容。公司应建立健全档案信息安全管理制度，对档案信息进行分类管理，确保不同密级的档案得到妥善保护。档案管理人员需对信息系统的访问权限进行严格控制，防止未授权访问和泄露。此外，公司应定期对档案信息系统进行安全检查和维护，及时更新安全补丁，防范网络攻击。例如，2025年，公司档案室对信息系统进行了三次安全检查，发现并修复了五处安全漏洞，保障了档案信息的安全。

四、档案利用与查询

(1)公司档案室提供档案查询服务，为员工、合作伙伴及相关部门提供便捷的档案利用途径。查询服务包括但不限于档案目录查询、档案全文检索、档案借阅等。档案查询系统支持关键词有哪些信誉好的足球投注网站、高级有哪些信誉好的足球投注网站等多种查询方式，用户可根据需要快速定位所需档案。例如，2025年度，档案查询系统共处理查询请求超过5000次，其中通过高级有哪些信誉好的足球投注网站功能成功找到档案的比例达到95%。

(2)档案借阅程序规范，借阅者需填写借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等信息。档案管理人员对借阅申请进行审核，确保借阅符合相关规定。借阅期间，档案不得擅自复制、翻拍或带出档案室。借阅期满后，借阅者需及时归