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2025销售合同管理制度

一、总则

(1)本制度旨在规范公司销售合同的签订、履行、变更、终止和解除等环节的管理，确保合同的合法、合规、高效执行，保障公司合法权益，提高合同管理水平。

(2)制度适用于公司所有销售合同的签订、履行、变更、终止和解除等环节，包括但不限于产品销售合同、服务合同、代理合同等。公司各部门、各岗位人员应严格遵守本制度的规定，确保合同管理的规范性和一致性。

(3)公司设立合同管理部门，负责合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止和解除等管理工作。合同管理部门应配备专业的合同管理人员，负责具体合同事务的处理，并对合同执行情况进行监督和检查。

二、合同签订与审批

(1)合同签订前，销售部门应充分了解客户需求，进行市场调研，确保合同内容符合公司战略目标和市场定位。例如，根据2024年市场分析报告，公司产品在A地区需求旺盛，销售部门在签订合同时应优先考虑该地区客户，以实现销售额的快速增长。

(2)合同签订需经过以下审批流程：首先，销售部门将合同草案提交至合同管理部门进行初步审核，审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性等。如2023年某合同因条款不明确导致纠纷，经审核后立即修改，避免了潜在的法律风险。其次，合同管理部门将审核通过的合同草案提交至公司法务部门进行法律审核，确保合同符合国家法律法规及公司规章制度。最后，合同需经公司总经理审批后方可正式签订。

(3)合同签订后，销售部门应及时将合同副本报送至合同管理部门，合同管理部门负责建立合同台账，对合同进行分类、归档、编号，并定期对合同履行情况进行跟踪和监督。例如，2024年第一季度，合同管理部门对100份合同进行跟踪，发现其中5份合同存在履行风险，及时通知销售部门采取措施，确保合同顺利履行。此外，合同管理部门还需定期对合同履行情况进行统计分析，为管理层提供决策依据。

三、合同履行与变更管理

(1)合同履行过程中，销售部门应严格按照合同约定履行各项义务，确保产品质量、交货时间、售后服务等达到合同要求。以2023年为例，某销售部门在履行合同过程中，通过优化供应链管理，将产品交货时间缩短了15%，客户满意度显著提升。

(2)如遇合同履行过程中出现不可抗力因素或其他特殊情况，导致合同无法按期履行或需变更合同条款时，销售部门应及时与客户沟通，提出变更申请，并按照公司内部审批流程进行审批。例如，2024年某项目因原材料价格上涨，销售部门提出调整合同价格，经与客户协商一致，合同价格调整方案获得批准，双方均未产生额外损失。

(3)合同履行完毕后，销售部门应向合同管理部门提交合同履行情况报告，包括合同履行进度、存在问题、改进措施等。合同管理部门将汇总各部门报告，对合同履行情况进行全面评估。如2023年某合同履行过程中出现质量问题，合同管理部门组织相关部门进行整改，并要求销售部门加强产品质量控制，避免类似问题再次发生。此外，合同管理部门还将对合同履行情况进行统计分析，为后续合同签订和履行提供参考依据。

四、合同终止与解除

(1)合同终止与解除是合同管理的重要组成部分，当合同约定的终止条件成就或出现法律规定的解除情形时，合同管理部门应立即启动合同终止与解除程序。例如，2023年某合同因客户违约，销售部门依据合同约定和法律规定，向客户发出解除合同的通知，并按照合同条款处理剩余款项。

(2)在合同终止与解除过程中，合同管理部门需确保以下事项：一是收集相关证据，证明合同终止或解除的原因；二是评估合同终止或解除对双方的影响，包括经济损失、信誉影响等；三是制定合同终止或解除的具体方案，包括但不限于资产清算、债务转移、权利义务划分等。如2024年某合同因对方公司破产，合同管理部门在一个月内完成了合同终止的全部工作，确保了公司权益不受损失。

(3)合同终止或解除后，合同管理部门应立即对合同档案进行整理，包括合同副本、履行记录、终止或解除文件等，并按照档案管理规定进行归档。同时，合同管理部门还需对合同终止或解除的原因进行分析，总结经验教训，为今后合同管理提供参考。例如，2023年某合同因条款不明确导致终止，合同管理部门在后续合同管理中加强了条款审核，有效避免了类似问题的发生。此外，合同管理部门还将定期对合同终止与解除情况进行统计和分析，为管理层提供决策支持。

五、合同档案管理

(1)合同档案管理是合同生命周期中的重要环节，公司设立专门的合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档和保管工作。所有合同文件，包括原始合同、附件、变更协议、履行记录等，均需按照规定进行归档。

(2)合同档案的归档应遵循统一的标准和格式，确保档案的完整性、准确性和可追溯性。合同管理部门将根据合同类型、签订日期、合同编号等进行分类，并建立电子和纸质档案的双重备份系统，确保档案安全。

(3)合同档