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工程文档归档管理方法

总那么

本管理方法明确公司对工程文档归档管理的工作要求。

本管理方法适用于公司所有工程工程。

术语定义

工程文档

工程文档：指在工程工程实施活动中与工程工程相关联并且对企业有保存价值的各种文档资料。工程文档包括：工程承接文档、工程实施文档、工程结算文档以及工程其它文档。

工程文档分类：

工程承接文档：承包合同、投标文件、中标通知书、工程委托书等。

工程实施文档：会审纪要、交工验收文件、初验报告、终验报告等。

工程结算文档：对外结算审定单、对外结算审定资料明细、工程本钱结算表、分包合同、分包工程费用审核表、协作工程结算审定资料等。

工程其它文档：包括设计文件、三标一体化相关文档等。

归档的工作职责及流程

分公司市场部负责工程承接文档归档前的归集保管，工程经理负责工程实施文档、工程结算资料文档归档前的归集保管。

工程经理负责完成工程文档的移交归档工作。

分公司生产部门负责监督、检查工程经理工程实施文档、工程结算文档的归集过程。

分公司工程管理部负责工程文档的归档管理及档案移交工作。

分公司综合部负责工程文档的保存管理，负责工程其它文档的保存管理。

工程文档归档流程说明公司工程文档归档管理的总体要求，见附录A：《工程文档归档管理流程》。

工程文档归档原那么

根据《广东省电信工程档案管理实施细那么》规定，工程文档为科技文档，分类代码为“E02”，工程文档按工程编号进

工程经理提交工程文档归档时，应按要求编制归档文件目录，详见附录C：《归档文件目录》〔长期文件〕及附录D：《归档文件目录》〔短期文件〕。

工程文档的归集过程

工程承接文档归集

分公司市场部完成承接合同签订后，将合同原件及合同对应的投标文件、中标通知书或工程委托书归集保管，并按附录E：《工程文档归集/归档记录》做好工程文档归集记录。

工程承接文档的组成

对于投标工程，必须有承包合同、投标文件及中标通知书，如投标文件已在其它工程中归集，必须在附录E：《工程文档归集/归档记录》中明确已归集的文件及其对应的工程编号等相关内容；

对于委托工程应有工程委托书，如无建设单位出具的工程委托书，分公司市场部应出具工程承接情况说明作为工程承接依据，内容可参照建设单位的工程委托书。

工程实施文档归集

工程经理以工程为单位，工程初验后，应在三个月内完成工程实施资料文档的整理归集工作，其中验收报告应在归档前完成收集。

工程经理按附录E：《工程文档归集/归档记录》格式做好工程文档归集记录。

工程结算文档归集

工程经理在竣工验收且完成对外结算、内部本钱核算后一个月内，以工程为单位，完成工程结算资料文档的整理归集，相关结算资料应为原件。

工程经理按附录E：《工程文档归集/归档记录》格式更新工程文档归集记录。

文档缺失的处理

工程经理应严格按照附录B：《工程文档归档一览表》的归档要求，保证工程文档的完整性。

按要求属于必须归档的文档，如果出现缺失的，由责任部门〔或责任人〕出具书面说明书，说明书必须由责任部门〔或责任人〕主管领导签字确认，并加盖部门〔或分公司〕章。说明书作为文档缺失依据进行归档。

工程文档归档

工程经理在完成工程实施文档及工程结算文档归集后，一周内联同分公司市场部，将工程承接文档、工程实施过程文档及工程结算文档归集合并，统一提交分公司工程管理部资料管理员审核，审核通过后按附录E：《工程文档归集/归档记录》格式办理移交手续。

根据《广东省电信工程档案管理实施细那么》要求，分公司工程管理部资料管理员整理工程文档，将长期文件和短期文件分别装盒。档案盒的装订要求见附录F“档案盒格式要求”。

分公司工程管理部资料管理员按季度将归档装盒后的工程文档移交分公司综合部，并按附录H《工程文档归档季度汇总表》格式办理移交手续。

分公司综合部做好登记，每年按附录G“《档案目录》格式要求”编制年度档案归档目录清单，并及时提交公司综合部。

工程文档归档考核

分公司工程管理部负责工程文档归档的监督检查，并按《广东省电信工程工程本钱控制管理方法》相关规定，在工程经理完成工程文档归档前方可全部发放工程绩效。

附那么

本方法自2010年3月3日起实施，公司在以前年度所制定

本方法由工程管理部负责解释。

附件：1.附录A：工程文档归档管理流程

2.附录B：工程文档归档一览表

3.附录C：归档文件目录〔长期文件〕

4.附录D：归档文件目录〔短期文件〕

5.附录E：工程文档归集/归档记录

6.附录F：档案盒格式要求

7.附录G：《档案目录》格式要求

8.附录H：工程文档归档月度汇总表

附录Ａ工程文档归档管理流程

附录B工程文档归档一览表

分类

文档名称

说明

载体类型

归档要求

保存时限要求

目录

卷内文件目录★

纸质

必须

工程承接资料文档

承接合同★

合同应