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档案室管理制度完整版范本

一、总则

(1)档案室管理制度作为单位内部管理的重要组成部分，旨在规范档案收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节，确保档案的完整、准确、系统和安全。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。本制度适用于本单位所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等不同形式的档案。

(2)档案室管理工作的目标是建立健全档案管理体系，提高档案管理水平，确保档案信息的真实性、完整性、准确性和时效性，为单位的决策、管理、服务提供有力保障。具体而言，档案室应做到以下几点：一是加强档案收集，确保档案来源的广泛性和代表性；二是规范档案整理，确保档案的分类、编目、编号等符合国家标准；三是强化档案保管，确保档案的安全、完整和长期保存；四是优化档案利用，提高档案信息资源的共享程度和利用率。

(3)档案室管理应遵循以下原则：一是依法管理原则，严格遵守国家档案法律法规，确保档案管理工作的合法性；二是统一管理原则，对各类档案实行统一规划、统一标准、统一制度、统一流程的管理；三是安全必威体育官网网址原则，加强档案安全保卫工作，确保档案信息安全；四是高效利用原则，提高档案利用效率，充分发挥档案在单位各项工作中的作用。此外，档案室还应定期开展档案管理培训，提高档案管理人员业务水平，确保档案管理工作的规范性和专业性。

在我国，档案管理已取得显著成效。据国家统计局数据显示，截至2020年底，全国各级档案部门共接收各类档案超过10亿卷（件），电子档案超过1亿件。其中，中央档案馆接收各类档案超过3000万卷（件），电子档案超过1000万件。这些档案资源的积累，为我国的经济社会发展提供了重要的历史凭证和参考依据。例如，在“汶川地震”抗震救灾工作中，档案部门迅速调集了大量地震灾区的档案资料，为灾害救援和灾后重建提供了有力支持。这些案例充分说明，档案管理工作对于国家和社会的重要性。

二、档案的收集与整理

(1)档案的收集是档案管理工作的基础，旨在全面、准确地收集单位内部和外部产生的各类档案资料。收集工作应遵循以下要求：首先，明确收集范围，确保收集到的档案资料符合国家档案法律法规和单位实际情况；其次，建立档案收集责任制，明确各部门和个人的档案收集职责；再次，加强档案收集渠道建设，拓宽档案来源，确保档案资料的全面性。

(2)档案整理是档案管理的关键环节，旨在对收集到的档案资料进行系统化、规范化处理。整理工作应遵循以下步骤：一是对档案资料进行分类，按照档案的性质、内容、时间等要素进行科学分类；二是进行编目，对每份档案资料进行编号、填写目录，确保档案的检索和利用；三是整理档案实体，对纸质档案进行装订、编号，对电子档案进行备份和加密；四是建立档案目录数据库，实现档案的电子化管理。

(3)档案整理过程中，应注意以下几点：一是保持档案资料的原始性，不得随意修改、删减档案内容；二是确保档案的准确性，对档案资料进行校对和核实；三是遵循档案的系统性，对档案资料进行有序排列，便于查阅和利用；四是注重档案的必威体育官网网址性，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案资料，采取相应的必威体育官网网址措施。同时，档案整理工作应定期进行质量检查，确保档案整理工作的规范性和有效性。通过科学、规范的档案整理，可以有效提高档案管理水平，为单位的决策、管理、服务提供有力支持。

三、档案的保管与利用

(1)档案保管是档案管理工作的核心任务，旨在确保档案的长期保存和安全。档案保管工作应遵循以下原则：首先，实行集中保管，将档案资料统一存放于档案室，避免分散保管导致的遗失和损坏；其次，确保档案库房的环境适宜，保持库房温度、湿度和空气质量符合国家标准，避免档案霉变、虫蛀等问题；再次，加强档案安全防范，安装监控设备，制定应急预案，确保档案在紧急情况下的安全。

(2)据统计，我国各级档案馆在档案保管方面投入了大量资源。例如，某省档案馆投资5000万元用于改造档案库房，提高了档案的保管条件。此外，档案室还定期对档案进行清点、鉴定和修复，确保档案资料的完整性和可用性。在保管工作中，档案室成功处理了多起档案损坏事件，如通过采用现代修复技术，修复了大量珍贵历史档案，为档案的长期保存提供了有力保障。

(3)档案利用是档案管理的最终目的，旨在充分发挥档案信息资源的作用。档案利用工作应遵循以下要求：一是简化档案查阅程序，为用户提供便捷的档案查阅服务；二是加强档案信息资源的开发，编制档案目录、索引、汇编等，提高档案的利用率；三是开展档案咨询服务，为用户提供专业的档案查询、复制、翻译等服务。例如，某市档案馆通过设立档案查阅中心，为市民提供24小时自助查阅服务，每年接待查阅人数超过10万人次，充分发挥了档案信息资源的作用。