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内部档案管理使用条例

TOC\o1-2\h\u19493第一章总则 1

7181.1目的与适用范围 1

79401.2管理原则 1

31618第二章档案分类与编号 2

157742.1分类标准 2

285992.2编号规则 2

12945第三章档案收集与归档 2

223353.1收集流程 3

305763.2归档要求 3

10849第四章档案存储与保管 3

236694.1存储环境 3

54244.2保管措施 3

12040第五章档案查阅与借阅 4

170465.1查阅规定 4

74575.2借阅程序 4

25741第六章档案销毁与处置 4

12966.1销毁条件 4

29196.2处置流程 5

7216第七章档案信息化管理 5

112867.1电子档案管理 5

277957.2信息安全保障 5

30147第八章附则 6

267928.1解释权与修订权 6

228598.2生效日期 6

第一章总则

1.1目的与适用范围

为了加强内部档案的管理，保证档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本条例。本条例适用于公司内部各类档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等管理工作。

1.2管理原则

内部档案管理应遵循以下原则：

（1）集中统一管理原则：公司内部档案由专门的档案管理部门进行集中统一管理，保证档案管理的规范化和标准化。

（2）完整性原则：档案应完整地记录公司的各项活动和业务，包括文件、资料、图像、音频等各种形式的信息。

（3）准确性原则：档案中的信息应准确无误，如实反映公司的实际情况。

（4）安全性原则：采取必要的安全措施，保证档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况的发生。

（5）必威体育官网网址性原则：对涉及公司机密的档案，应严格按照必威体育官网网址规定进行管理，保证公司的商业秘密和知识产权得到保护。

（6）便利性原则：档案管理应便于查找、利用和检索，提高档案的利用效率。

第二章档案分类与编号

2.1分类标准

根据公司的业务特点和管理需求，将内部档案分为以下几类：

（1）行政管理类：包括公司的规章制度、会议纪要、通知公告、工作总结等。

（2）人事管理类：包含员工的个人档案、招聘资料、培训记录、绩效考核等。

（3）财务管理类：涵盖财务报表、会计凭证、审计报告、预算方案等。

（4）业务管理类：有项目合同、业务报告、市场调研、客户资料等。

（5）技术研发类：包括研发项目文档、技术标准、专利申请、实验数据等。

2.2编号规则

为了便于档案的管理和检索，对各类档案进行统一编号。编号规则如下：

（1）采用分类编码与流水号相结合的方式，分类编码代表档案的类别，流水号代表该类档案的顺序号。

（2）分类编码由大写字母表示，如行政管理类为“XZ”，人事管理类为“RS”，财务管理类为“CW”，业务管理类为“YW”，技术研发类为“JS”。

（3）流水号为四位数字，从0001开始依次递增。

（4）例如，一份行政管理类的档案编号为“XZ0001”，一份人事管理类的档案编号为“RS0002”，以此类推。

第三章档案收集与归档

3.1收集流程

档案的收集工作应按照以下流程进行：

（1）各部门指定专人负责本部门档案的收集工作，定期将本部门产生的各类档案进行整理和汇总。

（2）收集人员对档案进行初步筛选，剔除重复、无效的文件和资料，保证收集的档案具有保存价值。

（3）按照档案的分类标准，对收集的档案进行分类，并填写档案收集清单，注明档案的名称、编号、来源、日期等信息。

（4）将分类后的档案移交至档案管理部门，办理交接手续，双方签字确认。

3.2归档要求

档案的归档应符合以下要求：

（1）归档的档案应齐全完整，内容真实可靠，文件材料的载体和书写材料应符合归档要求。

（2）归档的档案应按照编号规则进行编号，并在档案袋或文件夹上注明档案编号、名称、归档日期等信息。

（3）归档的档案应按照分类标准进行存放，便于查找和利用。

（4）归档的档案应定期进行整理和核对，保证档案的准确性和完整性。

第四章档案存储与保管

4.1存储环境

为了保证档案的安全和质量，档案存储应满足以下环境要求：

（1）档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，保证档案的实体安全。

（2）档案库房的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间，避免温度和湿度对档案的损害。

（3）档案库房应保持清洁卫生，定期进行通风换气，保持空气流通。

（4）档案库房应配备必要的消防器材和设备，并定期进行检查和维护，保证消防设施的完好有效。

4.2保管措施

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