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员工档案管理制度

一、总则

(1)为加强员工档案管理，确保员工个人信息和职业发展记录的完整性和准确性，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。员工档案是单位人力资源管理的核心组成部分，是反映员工个人基本情况、工作经历、培训教育、考核奖惩等信息的集中体现。建立健全员工档案管理制度，对于提高人力资源管理效率、保障员工合法权益、促进单位和谐发展具有重要意义。

(2)本制度适用于我单位全体员工，包括正式员工、临时员工、实习生等。员工档案管理应遵循真实性、完整性、连续性、必威体育官网网址性原则。真实性要求档案内容必须与员工实际情况相符，不得有虚假信息；完整性要求档案资料应全面覆盖员工在单位的工作和成长过程；连续性要求档案记录应保持时间上的连续性，不得有遗漏；必威体育官网网址性要求严格保护员工个人信息，防止泄露。

(3)员工档案管理实行集中统一、分级负责的管理体制。人力资源部门负责员工档案的总体管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、查询和利用等工作。各部门应积极配合人力资源部门，及时提供员工的有关资料。员工档案的收集范围包括但不限于以下内容：员工入职登记表、身份证、学历证书、资格证书、劳动合同、工作总结、考核评价、奖惩记录、离职证明等。通过建立健全的档案管理制度，确保员工档案的规范化、标准化和科学化，为我单位人力资源管理提供有力支撑。

二、档案管理范围和内容

(1)员工档案管理范围包括但不限于以下内容：员工个人基本信息，如姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码、联系方式等；员工工作经历，包括入职时间、离职时间、任职部门、职位、工作职责等；员工教育背景，包括学历、所学专业、毕业院校等；员工培训记录，包括培训时间、培训内容、培训效果评估等；员工考核评价，包括年度考核、绩效考核、专项考核等；员工奖惩情况，包括表彰、奖励、处分、罚款等。

(2)档案内容还应包括员工劳动合同、社会保险缴纳记录、住房公积金缴纳记录等，以及员工在单位期间参与的重要活动、项目、竞赛等的相关证明材料。此外，员工的离职手续办理情况，如离职原因、离职时间、离职证明等，也应纳入档案管理。通过全面收集和整理这些信息，能够为员工个人发展、绩效考核、薪酬调整等提供依据。

(3)员工档案还应包括员工个人简历、求职信、推荐信等原始材料，以及员工在工作过程中形成的各类文件、报告、设计图纸等。这些档案内容对于单位内部人力资源决策、员工晋升、调岗、离职等工作具有重要参考价值。同时，档案管理还需关注员工个人隐私保护，确保档案信息的必威体育官网网址性和安全性。

三、档案的收集、整理和归档

(1)员工档案的收集工作应从员工入职开始，由人力资源部门负责。根据规定，新员工入职后，应在一个月内完成档案收集工作。以某公司为例，过去一年内，共招聘员工200人，人力资源部门在入职后的一个月内完成了全部员工的档案收集，确保了档案收集工作的及时性和准确性。

(2)收集到的档案资料需进行初步整理，包括对纸质文件的分类、归档，以及电子文件的备份和存储。例如，某单位在整理员工档案时，将个人基本信息、工作经历、培训记录等纸质文件按照类别分装，同时将电子版文件整理后存入专用档案数据库。通过这样的整理，提高了档案的检索效率和利用价值。

(3)归档工作应遵循档案管理规范，确保档案的完整性和安全性。某公司设立了专门的档案室，配备了防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全。同时，公司规定，所有档案的归档和调阅均需经过审批，防止档案丢失或泄露。据统计，过去三年内，公司档案室共归档员工档案5000余份，调阅次数达到2000余次，归档和调阅工作均未出现失误。