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2025年档案室管理制度模版(2)

一、档案室管理制度

档案室管理制度

(1)档案室作为单位内部档案管理的核心部门，负责对各类档案进行收集、整理、保管和提供利用。档案室应建立健全的管理制度，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

(2)档案分类应遵循国家档案分类标准，结合本单位实际情况，对档案进行科学合理的分类。档案编号应采用统一编码系统，确保档案的检索和查询便捷。档案的存放应按照分类和编号顺序排列，定期进行清理和检查，确保档案的整洁和有序。

(3)档案的接收和归档应严格按照档案管理制度执行。接收档案时，应核对档案的完整性、准确性，并做好登记。归档时，应按照档案分类和编号要求，对档案进行整理、装订、编号和编目。归档后的档案应及时上架，并建立档案目录，方便查阅。

档案的分类和编号

(1)档案分类应按照国家档案分类标准，结合本单位实际情况，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等类别。各类档案应按照其特点和内容进行细分，确保分类的科学性和实用性。

(2)档案编号应采用统一编码系统，编号应由类别代码、年度代码、顺序代码组成。类别代码应反映档案的类别，年度代码应表示档案形成的年份，顺序代码应表示档案在年度内的顺序。编号应规范、唯一，便于检索和查询。

(3)档案目录的编制应详细记录档案的编号、名称、形成时间、保管期限等信息。档案目录应定期更新，确保信息的准确性和完整性。档案目录的编制和使用应遵循档案管理的相关规定。

档案的接收和归档

(1)档案接收时应由档案室工作人员负责，对档案的来源、时间、内容等进行详细登记。接收过程中，应检查档案的完整性、准确性和必威体育官网网址性，确保档案质量。

(2)归档时，应按照档案分类和编号要求，对档案进行整理、装订、编号和编目。档案整理应保持档案的原貌，避免损坏或丢失。装订应使用标准档案装订材料，确保档案的牢固和安全。

(3)归档后的档案应及时上架，并建立档案目录。档案目录应包括档案的编号、名称、形成时间、保管期限等信息，方便查阅和使用。档案室应定期对归档档案进行清理，确保档案的整洁和有序。

二、档案的分类和编号

档案的分类

(1)档案分类是档案管理的基础工作，旨在将各类档案按照一定的标准和方法进行划分，以便于管理和利用。分类应遵循国家档案分类标准，结合本单位实际情况，科学合理地对档案进行分类。

(2)分类时，应充分考虑档案的内容、形式、形成单位、时间等因素，确保分类的准确性和一致性。分类体系应清晰明了，便于查找和使用。

(3)档案分类后，应编制分类目录，详细记录每个类别的档案名称、数量、保管期限等信息，以便于档案的归档、整理和检索。

档案的编号

(1)档案编号是档案管理的重要环节，通过编号可以实现对档案的快速定位和检索。编号应遵循统一的标准，采用系统化的方法进行。

(2)编号应包括类别代码、年度代码、顺序代码等要素，其中类别代码代表档案的类别，年度代码代表档案形成的年份，顺序代码代表档案在年度内的顺序。

(3)编号时应确保编号的唯一性，避免重复，同时要保持编号的连续性，便于档案的跟踪和管理。档案编号后，应编制编号目录，以便于查询和核对。

档案的分类方法

(1)档案分类方法有多种，包括按内容分类、按形式分类、按形成单位分类、按时间分类等。在实际操作中，应根据档案的特点和实际需求选择合适的分类方法。

(2)按内容分类是将档案根据其内容性质和特点进行划分，如文书档案、科技档案、会计档案等。这种方法便于根据档案内容进行检索和利用。

(3)按形式分类是将档案根据其载体形式进行划分，如纸质档案、电子档案、声像档案等。这种方法便于根据档案载体特点进行管理和保护。

档案编号规则

(1)档案编号规则应遵循统一、简洁、易记的原则，确保编号的规范性和一致性。

(2)编号规则应明确各类别、年度和顺序代码的设置方法，以及编号的排列顺序和格式。

(3)编号规则应定期进行审查和调整，以适应档案管理工作的变化和发展。

三、档案的接收和归档

档案的接收

(1)档案接收是档案管理的重要环节，要求接收人员对档案的来源、内容、数量等进行详细核对。接收档案时，需严格按照档案管理制度进行，确保档案的完整性和准确性。

(2)接收档案时，应检查档案的封装、标识等信息，确认档案的完好无损。对于不符合规定的档案，应及时与档案形成单位沟通，确保问题得到妥善解决。

(3)接收后的档案应立即进行登记，包括档案名称、编号、来源、接收日期等信息，并妥善保管，为后续的归档工作做好准备。

档案的归档

(1)档案归档是指将收集到的档案按照分类和编号要求进行整理、装订、编号和编目，使其符合保管和使用要求。归档工作应由专门的档案管理人员负责。

(2)归档过程中，应对档案进行细致的整理，包括去污、去皱、去折痕等，确保档案的整洁。装订时，应使用