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工勤人员档案管理制度范本

一、总则

一、总则

本制度旨在规范和加强工勤人员档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。工勤人员档案是组织管理、人事工作的重要依据，对维护工勤人员的合法权益、促进组织和谐稳定具有重要意义。为了提高档案管理水平，保障档案安全，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

本制度适用于本单位的全体工勤人员档案管理。工勤人员档案包括个人基本信息、工作经历、培训记录、考核评价、奖惩情况、合同签订等材料。档案管理工作应当遵循以下原则：

(1)完整性原则：档案资料收集齐全，记录详实，确保档案内容的完整性。

(2)准确性原则：档案记录真实可靠，数据准确无误，确保档案信息的真实性。

(3)安全性原则：采取有效措施，确保档案实体安全和信息安全，防止档案丢失、损毁、泄密。

(4)规范性原则：按照国家和地方的档案管理法规和标准，规范档案管理流程，提高档案管理效率。

(5)利用性原则：加强档案的检索和服务，为领导和职工提供方便快捷的档案信息服务。

二、工勤人员档案的管理机构和职责

（1）设立专门的档案管理机构，负责工勤人员档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

（2）档案管理机构应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

（3）档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案法规和标准，提高档案管理业务水平。

三、档案的收集和归档

（1）工勤人员档案的收集应当遵循及时、完整、准确的原则。

（2）新招聘的工勤人员在报到时应将个人简历、身份证、学历证明、资格证书等相关材料提交给档案管理机构。

（3）工勤人员在工作期间产生的各类档案资料，由各相关部门及时收集并提交给档案管理机构。

（4）档案资料收集后，应及时进行整理和归档，确保档案的有序性。

（5）档案归档应当按照档案分类标准和编号规则进行，便于查找和利用。

二、档案管理范围和内容

二、档案管理范围和内容

（1）工勤人员档案管理范围包括但不限于以下内容：

个人基本信息：工勤人员的姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、身份证号码、家庭住址、联系电话等。

工作经历：工勤人员的入职时间、离职时间、工作岗位变动情况、工作业绩、工作总结等。

培训记录：工勤人员的培训时间、培训内容、培训结果、培训证明等。

考核评价：工勤人员的年度考核、专项考核、岗位技能考核等评价结果。

奖惩情况：工勤人员的奖惩记录，包括表彰、奖励、处分、警告等。

合同签订：工勤人员的劳动合同、续签合同、变更合同等。

（2）档案内容的具体要求如下：

个人基本信息档案应当详实准确，反映工勤人员的真实情况。

工作经历档案应当完整记录工勤人员的职业生涯，包括工作职责、工作成果、工作表现等。

培训记录档案应当详细记录工勤人员的培训情况，包括培训时间、培训内容、培训效果等。

考核评价档案应当全面反映工勤人员的综合素质和工作能力。

奖惩情况档案应当真实记录工勤人员的奖惩历史，作为评价和激励的重要依据。

合同签订档案应当完整保存工勤人员的劳动合同及相关文件，确保合同的合法性和有效性。

（3）档案管理范围和内容还应包括：

个人档案袋：包括工勤人员的各类证书、荣誉证书、资格证书等。

工作总结报告：工勤人员在工作期间撰写的各类工作总结、报告等。

工作交接记录：工勤人员工作调动或离职时的交接记录。

其他相关材料：如工作计划、会议记录、调研报告等，凡与工勤人员工作相关的资料均应纳入档案管理范围。

三、档案收集和整理

三、档案收集和整理

（1）档案收集工作应当遵循以下要求：

及时性：对工勤人员档案的收集应做到及时，确保档案资料不遗漏。

完整性：收集的档案资料应全面，涵盖工勤人员的个人基本信息、工作经历、培训记录、考核评价、奖惩情况、合同签订等各个方面。

准确性：收集的档案资料应真实可靠，确保档案信息的准确性。

（2）档案整理工作应按照以下步骤进行：

分类：根据档案内容，将档案分为个人基本信息、工作经历、培训记录、考核评价、奖惩情况、合同签订等类别。

编目：对每类档案进行编号，编制目录，便于检索和查找。

归档：将整理好的档案按照编号顺序进行归档，确保档案存放有序。

装订：对重要或易损的档案资料进行装订，以保护档案的完整性和安全性。

（3）档案收集和整理的具体操作包括：

收集：通过查阅、复制、扫描等方式，收集工勤人员的各类档案资料。

整理：对收集到的档案资料进行核对、整理、分类，确保档案的规范性和一致性。

数字化：对部分档案资料进行数字化处理，提高档案的利用效率和安全性。

归档：将整理好的档案按照规定的时间和顺序归入档案柜，并做好档案的标识和记录。

维护：定期对档案进行清理和维护，确保档案的整洁和完好。

四、档案的保管和利用

四、档案的保管和利用

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