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高校档案数字化建设的难点与对策

摘要：随着信息技术的飞速发展，高校档案数字化已成为提升档案管理效率、实现资源共享和挖掘档案深层价值的重要手段。随着地方高校的不断深化改革，高校档案管理工作迎来了全新的机遇和挑战，面对高校档案数字化发展与探索过程中遭遇的阻碍，高校要以传统档案数字化为基点，梳理分析当前高校档案数字资源建设中的难点，通过择优选择数字化外包服务、加强人才队伍建设、加强基础设施建设、合理规划利用资金、建设数字档案管理系统等，与时俱进、优化创新，提高高校档案管理工作水平，以适应现代社会和高校改革发展的需要。

关键词：高校档案；数字化；管理

高校档案是指高等院校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。近年来，随着信息技术的飞速发展，高校档案数字化已成为提升档案管理效率、实现资源共享和挖掘档案深层价值的重要手段。2013年，国家档案局原局长、中央档案馆馆长杨冬权在全国数字档案馆（室）建设推进会上讲话时强调，在数字信息技术环境下，电子载体和数字传播方式的异军突起，信息处理方式的变革，电子文件的爆炸式增长，使得档案的传统载体形态开始向数字形态过渡，档案管理和利用的主要环境逐渐向电子环境迁移。传统档案馆（室）必须向数字档案馆（室）转变，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面［1］。

我国政府很早就开始部署传统档案数字化的工作，但由于区域、经济等众多因素影响，各地方高校档案数字化发展参差不齐。本研究以高校传统档案数字化为基点，通过走访数字化工作者和高校档案工作负责人，梳理出当前高校档案数字资源建设中面临的人力资源、技术设施、资源缺乏和管理等问题，并提出具体对策，以期帮助地方高校通过数字化转型，提高档案管理工作的效率和水平，加快适应档案环境的新变化，实现档案工作现代化。

一、高校档案数字化的背景

2010年，国家档案局办公室发布《数字档案馆建设指南》的通知，从顶层设计部署了数字档案建设总体要求，指出数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务［2］。建设数字档案馆，有利于提高档案馆的工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

2021年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》提出档案数字化发展目标：到2025年档案信息化建设再上新台阶，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型；到2035年，档案资源建设质量、档案利用服务水平、档案治理效能和管理现代化程度进入世界前列［3］。

2023年，广西壮族自治区档案局在《广西壮族自治区档案局关于印发2023年全区档案工作要点的通知》和《〈广西档案事业发展“十四五”规划〉实施情况评估办法》中提出，要加快档案资源数字转型，继续做好“存量数字化”，大力推进“增量电子化”，推动县级以上国家综合档案馆和区直各单位馆（室）藏传统载体档案数字化率达60%以上［4，5］。

可见，国家很早就开始布局数字化建设工作，从编制指南、发布规划、制定办法等，都给传统档案数字化指明了方向、提供了遵循、明确了目标，确保了数字化建设工作的有序推进和取得实效。同时，也点明了传统档案数字化势在必行。

二、档案数字化的优势

高校档案数字化，并不是要抛弃传统档案。但与数字档案相比，传统档案在保存、利用和管理等方面，都存在比较明显的弊端，而数字档案的优势十分显著。

（一）节约能源，提高经济效益

传统档案的保管多为纸质档案，需要占用大量物理空间，且管理成本较高。高校档案数字化通过扫描、拍摄等方式将传统的纸质档案转化为数字格式，存储在计算机系统中，不仅节省了存储空间，降低了管理成本，同时还大大减少了纸质档案的使用量，从而降低了纸张的消耗和相关的印刷成本。根据调研统计，目前高校馆藏规模一般在800平方米以上，若将纸质档案数字化，则可以节省宝贵的土地资源。很多高校现有的教学环境不一定能满足库房面积需求，而将档案数字化，就可以解决空间不足和涨库的问题。

（二）提高档案管理效率

传统纸质档案在查阅、翻找等需要花费大量人力物力并消耗大量时间，工作量巨大且效率低下。经过数字化的档案，能实现档案的网上浏览和远程借阅功能，形成台账，便于统计利用，进一步提高工作效率。通过档案数字化，可以实现高效的档案存储、归档和检索，使得查找和利用档案更加便捷。例如，使用OCR（光学字符识别）技术可以自动识别档案中的文字信息，实现档案的快速录入和检索；使用数据库技术可以建立