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实验设备仪器档案管理制度

一、总则

(1)本制度旨在规范实验设备仪器档案的管理工作，确保设备仪器的档案资料完整、准确、安全，为实验设备仪器的使用、维护、更新和报废提供依据。通过建立健全的档案管理制度，提高实验设备仪器的使用效率，保障实验工作的顺利进行。

(2)实验设备仪器档案管理应遵循以下原则：真实性、完整性、准确性、及时性和安全性。真实性要求档案内容真实反映设备仪器的实际情况；完整性要求档案内容全面，无遗漏；准确性要求档案内容准确无误；及时性要求档案更新及时，反映设备仪器的必威体育精装版状态；安全性要求档案保管措施到位，防止档案丢失、损坏或泄露。

(3)实验设备仪器档案管理应设立专门的档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。档案管理人员应具备一定的专业知识和管理能力，能够熟练操作档案管理软件，确保档案管理工作的顺利进行。同时，应加强档案管理人员的培训，提高其业务水平和服务意识。

二、设备仪器档案管理职责

(1)实验室主任作为设备仪器档案管理的第一责任人，负责组织制定和完善实验设备仪器档案管理制度，监督实施档案管理工作，确保档案管理的规范性、完整性和安全性。实验室主任应定期检查档案管理工作，对存在的问题及时进行整改，并对档案管理人员的工作进行考核和评价。

(2)档案管理人员应负责设备仪器档案的日常管理工作，包括但不限于：收集、整理、归档、保管和提供查询等服务。具体职责包括：对购入、维修、改造、报废等设备仪器进行档案登记，确保档案资料齐全；对设备仪器的使用、维护、保养等情况进行记录，及时更新档案信息；制定档案保管和必威体育官网网址措施，确保档案安全；对档案进行分类、编号，方便查询和利用；定期对档案进行整理和检查，确保档案的完整性和准确性。

(3)使用部门负责人应负责本部门设备仪器档案的管理工作，确保档案的完整性和准确性。使用部门负责人应要求本部门人员严格按照设备仪器档案管理制度执行，对设备仪器的使用、维护、保养等情况进行监督，发现问题及时上报。同时，使用部门负责人应定期向实验室主任汇报档案管理工作情况，对档案管理中存在的问题提出改进意见，共同推动档案管理工作的持续改进。此外，使用部门负责人还应负责本部门人员对设备仪器档案的培训和教育，提高人员对档案管理重要性的认识。

三、设备仪器档案管理流程

(1)设备仪器档案的收集工作应在设备仪器购入、维修、改造、报废等环节同步进行。购入设备时，应收集设备的相关技术参数、使用说明书、合格证明、发票等原始资料；维修或改造设备时，应记录维修或改造的具体内容、时间、责任人等信息；报废设备时，应整理设备的使用记录、维修记录、报废原因等资料。所有收集到的资料应按照档案管理制度进行分类、整理。

(2)设备仪器档案的整理工作应遵循一定的顺序和规范。首先，对收集到的资料进行审核，确保其真实性和完整性；其次，按照档案分类标准对资料进行分类，如设备分类、使用年限分类等；然后，对分类后的资料进行编号，确保每份档案都有唯一的标识；最后，将整理好的档案资料归档至指定的档案柜或档案室，并做好档案的存放和维护工作。

(3)设备仪器档案的查询和利用工作应按照以下流程进行：使用者根据需求填写档案查询申请，注明查询目的、时间范围等信息；档案管理人员接到申请后，根据查询内容在档案系统中检索相关档案；查询到档案后，应确保档案的必威体育官网网址性和安全性，在确保不泄露敏感信息的前提下提供档案查阅服务；查阅完毕后，使用者应将档案归还原位，并填写查阅记录。对于档案的复制或摘录，应遵循相关规定，并征得档案管理人员的同意。