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常用公文写作培训

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目录

公文写作基本概念与原则

常见公文类型及其特点

公文格式规范与排版技巧

公文内容编写方法与技巧

公文审核流程与注意事项

公文写作实例分析与讨论

01

公文写作基本概念与原则

公文是国家机关、企事业单位、社会团体等组织在处理公务活动中形成并使用的具有法定效力和规范格式的文书。

公文定义

根据行文关系、文件去向及业务内容，公文可分为上行文、下行文和平行文。其中，上行文包括请示、报告等；下行文包括命令、决定、公告、通告等；平行文包括函、议案等。

公文分类

目的

公文写作的主要目的是传达政策、沟通情况、商洽工作、答复问题或请示事项，以确保组织内部或组织与外部之间的有效沟通。

意义

公文作为组织间沟通的重要工具，对于提高工作效率、加强组织管理、维护组织形象具有重要意义。同时，规范的公文写作也有助于提升个人职业素养和综合能力。

遵循原则

公文写作应遵循准确性、简明性、规范性和严肃性的原则。准确性要求内容真实可靠，数据准确无误；简明性要求文字简练、条理清晰；规范性要求格式规范、用语得体；严肃性要求态度严谨、认真负责。

要点一

要点二

规范要求

公文写作在格式上应遵循一定的规范，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等部分。其中，标题应准确概括公文主要内容；主送机关应明确受文对象；正文应条理清晰、表述准确；附件说明和附件应齐全、规范；发文机关署名和成文日期应准确无误；印章使用应符合规定；附注应提供必要的信息。

02

常见公文类型及其特点

通知

用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。具有使用面广、频率高、时效性强等特点。

通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。具有专业性和行业性的特点，多限于由公安、交通、邮电、税务、市政等职能部门制发。

通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。具有教育性、惩戒性和知照性，无论是表彰、批评，还是情况通报，其目的都是为了让人们了解真相，受到教育，使思想和行为更加规范。

报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。是沟通上下级机关之间联系的重要文种，属于上行文。

请示

用于向上级机关请求指示、批准。需要上级机关给予明确指示或者批准的事项，应当用“请示”而不能用“报告”。

批复

适用于答复下级机关请示事项。是专门针对下级机关请示事项的回复性公文，属于下行文。

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。具有使用广泛性、行文多向性、用语谦敬性等特点。

适用于记载会议主要情况和议定事项。是对会议讨论事项的一种纪实性公文，具有纪实性、概括性和指导性的特点。

会议纪要

函

03

公文格式规范与排版技巧

标题字体应使用黑体或宋体加粗，字号根据公文的重要性和篇幅大小选择，一般使用二号或小二号字。

标题与正文之间应空一行，以保持版面整洁。

标题应简明扼要，准确反映公文主题，一般不超过50个字符。

正文应包含开头、主体和结尾三部分，其中开头部分简要说明公文的目的和背景，主体部分详细阐述相关事项，结尾部分提出要求或建议。

正文段落格式应遵循“首行缩进、段间距适中”的原则，一般首行缩进2个字符，段间距为1.5倍行距。

正文中如有需要强调的内容，可使用加粗、斜体等排版方式进行突出。

页眉应包含公文名称、发文机关标识和页码等内容，页脚可设置日期、主题词等辅助信息。

页边距设置应合理，一般上下边距为2.5cm左右，左右边距为3cm左右。

打印时应选择A4纸张，双面打印，左侧装订。同时应注意墨色均匀、字迹清晰。

04

公文内容编写方法与技巧

在写作之前，首先要明确公文的主题，确保全文围绕主题展开，避免偏离主题。

确定公文主题

明确公文要传达的信息、要解决的问题或要达到的目标，有助于更好地组织内容。

明确写作目的

在公文中，应将重要信息、关键数据或核心观点放在显眼位置，如开头、结尾或标题中，以便读者快速了解公文的核心内容。

突出重点

表达准确清晰

在公文中，应使用准确的词汇和表达方式，避免歧义和误解。同时，要注意语法、标点等细节，确保表达清晰。

使用简练的语言

公文语言应简练、明了，避免使用冗长、复杂的句子和词汇，以便读者快速理解。

避免使用模糊语言

在公文中，应尽量避免使用模糊、含糊不清的词汇和表达方式，以免给读者留下不确定的印象。

公文应具有清晰的逻辑结构，包括开头、正文和结尾。开头应简要说明背景和目的，正文应详细阐述内容，结尾应总结全文并提出建议或要求。

合理安排结构

在公文中，应使用适当的逻辑连接词（如“因此”、“然而”、“另外”等），使文章各部分之间逻辑严密、条理清晰。

使用逻辑连接词

对于较长的公文，可以采用分段阐述的方式，将不同方