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行政助理岗位职责

行政助理岗位职责1

一、执行办公用品的采购、发放、管理

1、新员工入职时，由部门经理根据办公用品实际需要，提出申请，向行政

文员签字领取。其余时间，员工急需领取办公用品，必须签字，并写清楚领用时

间、项目、数量等。

2、员工离职时，部门经理应认真清点其办公用品，并到行政部填写移交清

单并签字。

3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点，办公用品采购原则上由各部门

向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。

二、信件的收发、文件资料打、复印，传真管理

1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统

一负责。收到信件资料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件，

退回或转移。发件时，由发件人填写好资料，再由行政文员执行发送。

2、行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据，

并负责核对单据数量、金额，便于财务结算。

3、员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关的文件，行政文员有权监

管教育。

三、执行印制名片的联系、校稿与管理

1、公司名片格式统一化，由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业

务。

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2、需做名片的员工，先填写名片印制申请单，经部门经理签字后交由行政

文员负责办理。

3、名片印制前需校稿，确认名片职务、部门是否相符，姓名、联系办法等

需确认无误。自确认名片内容起，一周内，行政文员将做好的名片发放给名片印

制申请者。

四、执行固定资产及低值易耗品的管理

1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明使

用状况、统计数量、并责任到具体员工。使用者离开本公司时，公司资产收归行

政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。

2、行政文员根据盘点状况，制作《公司固定资产使用情况登记表》，发给

公司相关负责人。

3、行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联

系维修工作。

五、执行书籍、文件、资料的规范管理

1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐，及

时更新登记表。

2、公司员工借书、领取文件资料时，必须签字登记。应注明“日期、姓名、

编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等。

3、员工借书的限期不超过一个月，行政文员应提醒催还。员工离开公司时，

应归还所领文件、资料给行政文员。

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1.协助主管对人员的招聘。（按招聘流程）

2.新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。

3.协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行。

4.全厂人员档案的建立与管制。（电脑化）

5.对试用人员之试工与考核调查。

6.负责全厂人事异动工作。（转正/升职/调动/降职等手续之办理）

7.全厂奖惩手续之办理。

8.对各类资料进行签收，整理并分类归档。（厂内程序文件/内部联络/外部

联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理）

9.每日/月对全厂职员工的考勤工作。（每日/月之考勤日报表/每月人力流

动统计表/请假、放假手续