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日常办公文件归档及必威体育官网网址制度规定

TOC\o1-2\h\u28797第一章总则 1

256621.1目的与依据 1

237661.2适用范围 2

131001.3基本原则 2

31934第二章文件归档管理 2

213702.1归档范围与分类 2

105912.2归档流程与要求 2

317652.3归档时间与责任人 2

7859第三章文件保管 2

242653.1保管设施与环境 2

322973.2保管期限与处置 2

150583.3定期检查与维护 3

18287第四章文件利用 3

248304.1文件查阅与借阅 3

1384.2文件复制与传递 3

76624.3文件利用的登记与审批 3

20381第五章文件必威体育官网网址管理 3

253895.1必威体育官网网址级别划分 3

71915.2必威体育官网网址措施与要求 3

36415.3必威体育官网网址责任与追究 3

14878第六章电子文件管理 3

257886.1电子文件的归档 3

313386.2电子文件的存储与备份 3

223936.3电子文件的安全防护 4

2548第七章档案销毁 4

270697.1销毁程序与审批 4

102757.2销毁监督与记录 4

187817.3特殊情况的处理 4

12127第八章附则 4

172758.1解释权与修订权 4

28618.2制度实施时间 4

257788.3相关表单与附件 4

第一章总则

1.1目的与依据

为了加强日常办公文件的管理，提高文件的利用效率，保证文件的安全与完整，根据相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司内所有部门和员工在日常办公过程中产生的各类文件的归档、保管、利用、必威体育官网网址及销毁等管理工作。

1.3基本原则

文件管理应遵循分类明确、流程规范、安全必威体育官网网址、便于利用的原则。保证文件的归档、保管和利用符合公司的利益和法律法规的要求，同时保障公司的商业秘密和敏感信息不被泄露。

第二章文件归档管理

2.1归档范围与分类

归档范围包括公司各类行政文件、业务文件、合同协议、会议记录等。文件分类应根据文件的性质、内容和用途进行，如分为行政管理类、业务经营类、财务审计类等。

2.2归档流程与要求

文件归档流程包括文件收集、整理、审核和归档。文件收集应保证齐全完整，整理应按照分类标准进行，审核要严格把关文件的质量和准确性，归档应按照规定的时间和方式进行。归档要求文件内容真实、完整、准确，格式规范，手续完备。

2.3归档时间与责任人

各类文件应在规定的时间内完成归档工作。一般文件应在形成后的一定期限内归档，重要文件应及时归档。归档责任人包括文件的形成者、部门负责人和档案管理人员，他们应各自承担相应的责任，保证文件归档工作的顺利进行。

第三章文件保管

3.1保管设施与环境

文件保管应配备专门的保管设施，如档案柜、档案室等，并保证保管环境符合防火、防潮、防虫、防盗等要求。档案室应保持适宜的温度和湿度，定期进行通风和清洁。

3.2保管期限与处置

根据文件的重要性和使用价值，确定保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。到期文件应按照规定的程序进行处置，如销毁或移交档案馆等。

3.3定期检查与维护

定期对文件进行检查，查看文件是否有损坏、丢失等情况。同时对保管设施进行维护，保证其正常运行。如发觉问题，应及时采取措施进行处理。

第四章文件利用

4.1文件查阅与借阅

公司员工因工作需要查阅文件时，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。如需借阅文件，应办理借阅手续，并在规定的时间内归还。

4.2文件复制与传递

如需复制文件，应注明复制目的和份数，并经相关负责人批准。文件传递应通过安全的方式进行，如内部邮件、专人传递等，保证文件的安全和准确传递。

4.3文件利用的登记与审批

对文件的利用情况进行登记，包括查阅、借阅、复制、传递等。所有文件利用行为都应经过审批，保证符合公司的规定和要求。

第五章文件必威体育官网网址管理

5.1必威体育官网网址级别划分

根据文件的内容和性质，将文件划分为绝密、机密、秘密三个必威体育官网网址级别。不同必威体育官网网址级别的文件应采取相应的必威体育官网网址措施。

5.2必威体育官网网址措施与要求

对绝密、机密、秘密文件分别采取严格的必威体育官网网址措施，如限制接触人员、设置密码、加密存储等。要求员工严格遵守必威体育官网网址规定，不得泄露文件内容。

5.3必威体育官网网址责任与追究

明确员工的必威体育官网网址责任，对违反必威体育官网网址规定的行为进行追究。如造成公司损失的，应依法追究相关人员的法律责任。

第六章电子文件管理

6.1电子文件的归档

电子文件的归档应