办公设施管理办法.docVIP

办公设施管理办法

TOC\o1-2\h\u31239第一章总则 1

292641.1目的与依据 1

73161.2适用范围 1

143011.3管理原则 1

23922第二章办公设施分类与编号 2

300382.1设施分类 2

17762.2编号规则 2

11455第三章办公设施采购 2

143823.1采购流程 2

146493.2供应商管理 3

15938第四章办公设施验收与入库 3

204.1验收标准 3

193354.2入库流程 3

27493第五章办公设施使用与维护 4

98185.1使用规定 4

5815.2维护计划 4

29393第六章办公设施报废与处置 4

215536.1报废条件 4

59466.2处置流程 5

22548第七章办公设施盘点 5

310637.1盘点周期 5

94817.2盘点流程 5

692第八章监督与检查 5

230058.1监督机制 6

32208.2检查内容 6

第一章总则

1.1目的与依据

为了加强公司办公设施的管理，提高办公设施的使用效率，保证办公工作的顺利进行，根据公司的实际情况，特制定本管理办法。

1.2适用范围

本办法适用于公司内所有办公设施的管理，包括办公桌椅、电脑、打印机、复印机、空调等设备。

1.3管理原则

办公设施的管理应遵循以下原则：

（1）统一管理原则：公司对办公设施进行统一规划、采购、调配和管理。

（2）合理配置原则：根据公司的实际需求和工作任务，合理配置办公设施，避免浪费和闲置。

（3）安全使用原则：员工应正确使用办公设施，遵守操作规程，保证办公设施的安全运行。

（4）定期维护原则：公司定期对办公设施进行维护和保养，延长办公设施的使用寿命。

第二章办公设施分类与编号

2.1设施分类

办公设施按照功能和用途分为以下几类：

（1）办公家具类：包括办公桌椅、文件柜、沙发等。

（2）办公设备类：包括电脑、打印机、复印机、传真机等。

（3）电器类：包括空调、饮水机、电风扇等。

（4）其他类：包括投影仪、白板、保险柜等。

2.2编号规则

为了便于管理和识别，对办公设施进行统一编号。编号规则如下：

（1）编号由字母和数字组成，共八位。

（2）前两位为设施类别代码，如办公家具类为“JJ”，办公设备类为“SB”，电器类为“DQ”，其他类为“QT”。

（3）第三、四位为部门代码，如行政部为“XZ”，财务部为“CW”，市场部为“SC”等。

（4）第五、六位为购置年份，如2023年为“23”。

（5）第七、八位为流水号，从01开始依次递增。

第三章办公设施采购

3.1采购流程

办公设施的采购按照以下流程进行：

（1）需求部门提出采购申请，填写《办公设施采购申请表》，注明采购设施的名称、数量、规格、型号、预算等信息。

（2）采购部门根据需求部门的申请，进行市场调研，选择合适的供应商，并与其进行洽谈，签订采购合同。

（3）采购合同签订后，采购部门按照合同约定的时间、地点、数量、质量等要求，组织供应商发货。

（4）货物到达后，采购部门组织需求部门、仓库管理部门等相关人员进行验收，验收合格后，办理入库手续。

3.2供应商管理

为了保证办公设施的质量和采购效率，对供应商进行管理。具体措施如下：

（1）建立供应商档案，记录供应商的基本信息、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等情况。

（2）定期对供应商进行评估，根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。

（3）对优秀供应商，给予优先采购权和一定的优惠政策；对合格供应商，保持合作关系；对不合格供应商，取消其合作资格。

第四章办公设施验收与入库

4.1验收标准

办公设施的验收按照以下标准进行：

（1）外观检查：检查办公设施的外观是否完好，有无划痕、变形、损坏等情况。

（2）功能检查：检查办公设施的功能是否符合要求，如电脑的运行速度、打印机的打印质量、空调的制冷制热效果等。

（3）配件检查：检查办公设施的配件是否齐全，如电脑的鼠标、键盘、电源线，打印机的墨盒、硒鼓、数据线等。

（4）文件检查：检查办公设施的相关文件是否齐全，如产品说明书、合格证、保修卡等。

4.2入库流程

办公设施验收合格后，按照以下流程办理入库手续：

（1）仓库管理部门根据验收结果，填写《办公设施入库单》，注明入库设施的名称、数量、规格、型号、入库时间等信息。

（2）仓库管理部门将入库单交给采购部门，采购部门核对无误后，签字确认。

（3）仓库管理部门将入库单交给财务部门，财务部门根据入库单和采购合同，进行账务处理。