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会议管理制度

目的

为提高会议的质量和效率，规范与会议有关事项的管理，特拟定本规范。

适用范围

例会、专题会议、临时会议

职责

会议发起人和主持人

确定会议目的；

确定会议议程及参加人员，审核会议通知；

控制会议节奏与进度，把握会议重点不偏离主题；

掌握会议时间；

确保会议不受干扰，主动处理解决“干扰性”行为，例如：窃窃私语、故意刁难、逃避责任、急于了事和专横自大等；

平衡发言，发挥群体力量，确保每位与会人员都发表意见；

善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持；

确保会议结束时提出未完成事项，同时责任明晰，完成期限明确具体；

会议不能准时召开等其他变故要在会前协调；

会议纪律的监督执行；

会议记录的签核；

会议决议或对策实施效果跟踪验证。

通知人

制作会议通知（含会议议程）；

确保通知到位，每位参会人员要在会议通知上签名；

异常状况及时通知会议主持人；

会议因故障取消或延迟，至少提前半小时通知相关人员。

记录人

组织会议签到；

现场记录会议内容（文字记录和会议决议事项追踪表）

会议记录的发放；

检查、协调和跟进会议执行状况；

向主持人汇报执行状况。

参加人员

事前准备会议相关资料；

遵守会议纪律；

会后传达会议精神并进行工作安排、付诸行动；

临时突发事件导致不能参加准时参加或缺席，至少提前半小时，通知会议主持人，并委任职务代理人参加。

会议纪律规定

纪律规定

保证会议不受干扰；

与会人员会议期间手机关机或调为振动；

会议期间禁止吸烟；

与会人员遇突发事件急须处理时，应知会主持人；

会议期间，未经主持人许可，不许交头结耳或处理与会议无关事宜；

需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言；

会议准时开始，会议时间按议程控制；

已知会应参会人员，因突发事件不能准时参加或缺席时，需委托职务代理人参加，并至少提前半小时通知会议主持人；

会议期间禁止接听电话，如有紧急事情处理，需征得主持人同意后到会场以外的地方接听。

处罚规定

会议迟到1分钟以内的，处1元/分钟罚款；超过15分钟的，按缺席处理，处罚10元/次（有事耽搁或不能参加时，须提前跟会议主持人请假并另行指派代理人参加）；

未经会议主持人同意私自早退会议的，处以10元/罚款；

逾期未完成会议决议事项且无正当理由的，每逾期一天处罚10元，若因此给公司造成损失的，按照相关管理规定追究责任；

未在一个工作日内整理完成会议记录并分发至相关部门的，处会议主持人10元/次罚款，会议记录人5元/次罚款；

会议期间手机或呼机铃声响，处以责任人5元/次罚款。

相关表单

6.1《会议通知表》

6.2《会议记录表》

6.3《会议签到表》

会议通知表

发文部门：发文日期：

时间

与会人数

地点

审批人

主题

主持人

记录人

与会人员

议题

主要内容

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

需要协助的部门

需要协助的事项

所需器材

其它要求

会议签到表

NO：

时间

地点

主持人

记录人

会议主题：

姓名

部门

姓名

部门

姓名

部门

会议记录表

时间

地点

记录人

议题：

参加会议人员：

与会人员发言纪要

发言人

序号

内容

责任人

要求时限

密级

发送范围

签发