秘书实务第十一章调研和督查工作PPT.ppt

第十章信息工作第一节信息工作概述第二节信息工作的程序和方法第三节高层次信息的开发和处理信息工作的意义信息工作信息工作的一切行政工作的基础信息是领导决策的依据信息工作是增进秘书才能的最佳途径01传输性。信息可以通过不同的方式、媒体、渠道进行传输。02扩散性。同一内容的信息，可以借助不同的物质载体，同时向四面八方扩散，而某一物质载体也可以将不同内容的信息向不同方向扩散。03共享性。广泛地沟通、交流、互相启发、共同获利。04扩展性。信息随着生产力的发展和人类社会的进步不断地扩展，不断地发展和补充。05替代性。包括两方面的含义：一是指同一内容的信息在传输过程中，其物质载体是可以变换替代的。二是指信息可以替代资本、劳动和物质材料。信息的特点信息的主要内容信息工作01政策法规信息02指挥性信息03本单位信息04社会反馈信息05可比信息06相关信息07未来信息信息工作信息的形式文字形态信息书面形式：包括文字、数字、图形、表格等秘书应收集原始信息，或“一次文献”声像形态信息图书、照片、录音（像）带、磁盘、CD、VCD等秘书应将声像信息与文字信息配合使用记忆形态信息存在于人们的大脑中的“零次文献”秘书通过采访、交谈获得，有不确定性的特点信息的渠道信息工作国内信息渠道和对象内部信息渠道与对象国外信息渠道与对象收集整理加工提供传递储存检索信息工作的程序和方法信息工作秘书收集信息的方式收存复印记录录音电脑购买交换信息的整理分类按照一定的标准筛选将信息分为真实、虚假，有效、失效保留真实、有效信息12信息的收集和整理信息的加工和提供充实与综合提炼与摘要归纳与分析信息的加工适事适时适度秘书如何提供信息信息的传递、储存和检索信息的传递迅速、准确、必威体育官网网址信息的储存原件储存目录、索引储存软件储存有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防虫科学地存放排列信息的检索秘书综合信息的方法调查法线索追踪法一是从初级信息分析中发现有价值的信息线索，确定追踪的课题，返回到实践中去，充实新的内容，形成高层次的信息；二是从领导、上司的讲话及调查研究成果中，寻找线索，确定选题后进行有针对性的收集；三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索，从而不断扩充信息量。借助外脑法交换法建立数据库小王小张曾是同窗好友，又的两个单位任秘书。小王对单位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。小王说：“我看你确实是幼稚，缺乏自知之明”小张：“你怎么一点不同情我？”小王：“你总是希望别人理解你同情你，可你理解不理解领导，同情不同情领导。你以为自己什么都行，凡事都想说上几句，当然，说得对的，领导应采纳，但有时说得对的，领导也不一定采纳。因为个人看问题的方法、角度不同。领导需要站在全局考虑。你的意见对，但在全局看不一定行得通。领导不采纳是正常的。”小张：“那我今后不提什么意见和建议了。”怎样给领导提建议（一）小王：“那倒也不是。我的方法是：只要不是大是大非问题原则问题，一个意见最多提三次即可。提了三次领导不采纳，说明领导有自己的考虑，即便某个问题处理不妥。领导也会负责的。自己提了三次也尽职了。”小张按小王的方法试了一段时间，果然有效。两人又见面时小王说：“我们都是给领导当参谋的，既然是‘参与谋划’，所提意见就有采纳和不采纳两种可能，不能光想着自己行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应是这样。”问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？秘书应如何想领导提建议？怎样给领导提建议（二）A和B同时分配做秘书，一年后，领导遇到问题总爱和A商量，B很纳闷，请A分析原因。A：“我看你主要是提意见多，提建议少，提了一大堆问题，却很少提办法”。B：“我认为提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”A：“领导也不是神，事事都有主意。我接到上级的通知或下级单位的报告，都要认真想一想，提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视了。”B：“那每次提几条建议呢？”如何为领导出谋划策（一）A：“古人讲，上中下三策，就是每次提好中差三个建议。我看主要是指决定命运的大事。一般情况下，大多数事情，每次一条就可以了。大事或吃不准的事，不妨多提几条处理意见，供领导选用，即使提不出很好的方法，起码也要有一点建议，帮助领导打开思路。这叫‘一策备选’，你不妨一试。”B按照A的方法做，一年以后，领导也经常找B商量工作了。问题：A和B在工作方