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会议服务保障合同范本

一、合同双方基本信息

(1)本合同双方分别为甲方（以下简称“甲方”）和乙方（以下简称“乙方”）。甲方为某知名企业，主要从事高新技术产品的研发与生产，具有丰富的行业经验和良好的市场口碑。乙方为一家专业会议服务公司，拥有专业的会议策划、组织、执行团队，曾成功服务过多场大型国际会议和行业论坛。根据甲方的需求，乙方愿意提供会议服务保障，双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成以下协议。

(2)甲方成立于20XX年，注册资本为人民币XX万元，拥有员工XX人，其中技术研发人员占比XX%，市场营销人员占比XX%。近年来，甲方产品远销海外XX个国家，市场份额逐年攀升。乙方自成立以来，已成功为XX家国内外知名企业提供会议服务，服务项目包括但不限于会议策划、场地布置、设备租赁、翻译服务等，累计服务场次超过XX场，客户满意度达到XX%。

(3)本合同签订前，双方已就会议服务保障的相关事宜进行了充分沟通，并实地考察了会议场地。甲方确认乙方具备提供优质会议服务的能力，包括但不限于以下方面：提供专业的会议策划方案，确保会议主题明确、内容丰富；安排经验丰富的会议执行团队，确保会议流程顺畅；提供高品质的会议设备，包括音响、投影、网络等，确保会议顺利进行；提供专业的翻译服务，满足不同国家与会者的需求。

二、会议服务内容与要求

(1)本次会议服务内容主要包括但不限于以下几个方面：会议场地租赁与布置，包括音响、投影、网络等设备的租赁与安装；会议资料准备与分发，确保与会者获取完整会议资料；餐饮服务，提供早餐、午餐、茶歇等，确保与会者的饮食需求得到满足；翻译服务，提供同声传译和交替传译，保障国际会议的无障碍沟通；安全保障，包括会议现场的安全巡查和突发事件应急预案的制定。

(2)会议要求方面，甲方期望乙方严格按照会议日程执行，确保各项活动按计划进行。会议场地布置需体现会议主题，装饰风格统一，营造专业、舒适的会议氛围。会议设备需提前测试并确保正常使用，避免会议过程中出现故障。餐饮服务需确保食品安全，满足不同国家和地区的饮食习惯。翻译服务需保证翻译质量，确保信息准确传达。同时，乙方需对会议现场进行严格的安全管理，确保与会人员的人身安全。

(3)会议资料方面，乙方需在会议前向甲方提供详细的会议日程、议程安排、演讲嘉宾介绍、参会人员名单等资料。会议资料需提前准备，并确保在会议现场及时分发至与会者。此外，乙方还需为甲方提供会议现场记录和照片，以及会议效果的评估报告，以便甲方对会议进行总结和改进。

三、服务保障与责任

(1)乙方承诺在会议服务过程中，严格按照合同约定提供各项服务，确保会议的顺利进行。对于会议期间可能出现的任何问题，乙方应立即采取措施予以解决，确保会议不受影响。乙方需对会议设备进行定期检查和维护，确保其正常运行。若因乙方原因导致会议设备故障，乙方应负责及时修复或更换，并承担由此产生的费用。

(2)在会议服务过程中，乙方应严格遵守国家法律法规和行业规范，确保会议安全、有序进行。乙方需对会议现场进行安全巡查，发现安全隐患及时报告并采取措施消除。对于因乙方疏忽导致的安全事故，乙方应承担全部责任，包括但不限于赔偿损失、承担法律责任等。同时，乙方应确保会议资料的安全，防止信息泄露。

(3)若因不可抗力因素导致会议无法按原计划进行，双方应协商调整会议时间、地点或服务内容。在不可抗力事件发生后，双方应及时沟通，共同协商解决方案。如因不可抗力导致合同无法履行，乙方应立即通知甲方，并退还甲方已支付的预付款。双方应共同努力，最大程度地减少因不可抗力因素带来的损失。