会议服务策划合同范本.docxVIP

PAGE

1-

会议服务策划合同范本

一、合同双方基本信息

(1)本合同甲方为XX会议服务有限公司，注册地为XX市XX区，法定代表人为XX，统一社会信用代码为XXXXXXXXXXXXXXXXXXX。乙方为XX企业，注册地为XX市XX区，法定代表人为XX，统一社会信用代码为XXXXXXXXXXXXXXXXXXX。双方在平等、自愿、公平、诚信的原则基础上，就甲方为乙方提供的会议服务事宜，达成如下协议。

(2)甲方具有丰富的会议服务经验，曾成功策划并执行了包括但不限于XX国际论坛、XX年度庆典等大型会议活动。在过去的五年中，甲方累计服务会议数量超过500场，客户满意度高达98%以上。以XX年度庆典为例，甲方为本次庆典提供了包括场地布置、设备租赁、现场管理、餐饮服务等全方位服务，确保了活动的顺利进行。

(3)乙方作为本次会议的主办方，对甲方的服务质量和专业能力有充分了解。乙方在业内享有良好的声誉，近年来成功举办了多场国内外知名会议，拥有广泛的客户基础。此次合作，乙方希望通过甲方的专业服务，进一步提升会议的整体品质，扩大公司品牌影响力。

二、会议服务内容与要求

(1)本次会议服务内容主要包括会议场地预订与布置、音响灯光设备租赁与调试、专业摄影摄像服务、同声传译服务、现场接待与引导、餐饮服务以及会议资料准备等。甲方承诺将按照乙方要求，提供符合国际标准的会议场地，确保场地面积、布局及设施满足会议需求。例如，会议场地需具备无线网络覆盖、多媒体投影系统、音响设备、灯光控制等设施，以满足不同规模和类型的会议需求。

(2)会议布置方面，甲方将根据乙方提供的主题和风格要求，进行专业的设计与实施。布置内容涵盖背景板、展台、座椅、指示牌、欢迎牌等。为确保会议氛围，甲方将提供专业的音响灯光服务，包括音响设备的租赁、调试及现场操作，灯光效果的布置与控制。同时，甲方还将提供摄影摄像服务，记录会议盛况，制作高质量的会议视频资料。此外，同声传译服务将根据参会人数和语言需求进行配置，确保所有参会者能够无障碍沟通。

(3)现场接待与引导服务方面，甲方将安排专业的接待人员，负责参会者的签到、登记、引导等工作。餐饮服务方面，甲方将根据乙方提供的菜单，提供符合会议要求的自助餐、茶歇等。为确保会议资料齐全，甲方将提前准备会议手册、日程表、参会指南等资料，并在会议现场进行发放。同时，甲方还将负责会议设备的调试和维护，确保会议期间设备运行正常。此外，甲方将严格按照乙方要求，对会议现场进行安全管理，确保参会者的生命财产安全。

三、费用及支付方式

(1)本次会议服务费用总额为人民币XX万元整，包括但不限于场地租赁费、设备租赁费、人工服务费、餐饮费、资料印刷费等。具体费用明细如下：场地租赁费人民币XX万元，音响灯光设备租赁费人民币XX万元，同声传译服务费人民币XX万元，餐饮服务费人民币XX万元，资料印刷费人民币XX万元。

(2)乙方应在合同签订后五个工作日内支付甲方合同总额的30%作为预付款，剩余70%的款项将在会议结束后五个工作日内支付。如遇特殊情况，双方可协商调整支付时间和比例。预付款支付方式为银行转账，乙方需在支付时注明合同编号及付款用途。尾款支付方式同预付款，乙方需提供付款凭证，甲方在收到款项后出具相应的收据。

(3)如乙方未按时支付款项，甲方有权暂停或终止会议服务，并要求乙方支付违约金。违约金按未支付款项的每日万分之五计算，直至乙方支付全部款项为止。若因甲方原因导致会议服务无法按约定进行，甲方应退还乙方已支付的款项，并承担相应的违约责任。本合同中所有费用均不含税费，税费由支付方按国家相关规定自行缴纳。

四、违约责任及争议解决

(1)若甲方未能按照合同约定提供会议服务，导致乙方遭受经济损失，甲方应承担相应的违约责任。根据以往案例，若甲方未能按时提供会议场地，导致会议延期或取消，甲方需赔偿乙方实际损失金额的20%作为违约金。例如，在XX年度庆典活动中，由于甲方未能按时提供符合要求的场地，导致活动延期，乙方遭受了额外支出10万元，甲方最终支付了2万元的违约金。

(2)若乙方未能按照合同约定支付款项，甲方有权采取以下措施：首先，要求乙方支付逾期付款的滞纳金，滞纳金按每日万分之五计算；其次，甲方有权暂停或终止会议服务，直至乙方支付全部款项；最后，若乙方逾期付款超过30天，甲方有权解除合同，并要求乙方支付合同总额的10%作为违约金。根据历史数据，甲方在处理逾期付款违约时，平均处理时间为7个工作日，有效保障了甲方的权益。

(3)在合同履行过程中，若发生争议，双方应首先通过友好协商解决。若协商不成，任何一方均有权将争议提交至合同签订地人民法院解决。根据相关法律规定，若甲方在争议解决过程中胜诉，乙方需承担甲方为解决争议而产生的合理费用，包括但不限于律师费、诉讼费等。例如，在XX会