2025年高标准会议室预定合同.docxVIP

PAGE

1-

2025年高标准会议室预定合同

一、会议室基本信息

(1)本会议室位于市中心商务区，占地面积达1000平方米，可容纳300人同时使用。会议室设施齐全，包括先进的音响系统、投影仪、智能白板以及高速互联网接入。此外，我们还提供专业的音响灯光调控服务，确保会议效果达到最佳。以2024年为例，我们共举办了50场各类会议，其中包括商务洽谈、产品发布会和培训讲座等，客户满意度达到95%以上。

(2)会议室拥有多种布局选择，包括圆形、矩形和U型，以满足不同会议的需求。我们的会议室还配备了专业的同声传译系统，适用于国际会议。以2023年为例，我们成功接待了10场国际会议，与会者来自全球20多个国家和地区，会议期间同声传译系统运行稳定，得到了与会者的广泛好评。此外，我们还提供舒适的休息区，配有茶歇服务，确保与会者在会议间隙得到充分的休息。

(3)为了满足不同客户的需求，我们提供了多种会议套餐，包括基本套餐、豪华套餐和定制套餐。基本套餐包括会议室租赁、基本音响设备和茶歇服务；豪华套餐在此基础上增加了高级音响灯光设备、专业摄影摄像服务和晚宴服务；定制套餐则可根据客户的具体需求进行个性化定制。以2022年为例，我们的定制套餐受到了众多企业客户的青睐，其中某知名跨国公司一次性预订了10场会议，总花费达到200万元人民币。

二、预定条款

(1)预定会议室需提前至少15天通过官方渠道提交申请，并支付预定金。预定金为会议室总费用的30%，预定金一经支付，不予退还。预定成功后，如需更改或取消预定，请至少提前5天通知，否则将扣除预定金。

(2)会议室使用时间以小时计费，具体费用根据会议室类型、规模及预定时段而定。会议开始前30分钟，客户需抵达现场进行签到，会议结束后30分钟内完成设备归还及场地清理。如超过预定结束时间，每小时将额外收取超时费用。

(3)预定会议室需遵守国家相关法律法规和本合同约定。客户在使用过程中应爱护场地设施，如有损坏，需按原价赔偿。会议期间，客户需确保参会人员遵守会场秩序，不得进行任何违法活动。如有违反，我方有权终止会议并要求客户承担相应责任。

三、费用及支付方式

(1)我公司会议室费用按照不同规格和设施分为三个等级，基础型、标准型和豪华型。基础型会议室每小时费用为人民币500元，标准型每小时800元，豪华型每小时1200元。根据2024年的统计，标准型会议室最受欢迎，预订量占总预订量的60%。例如，某企业为举办一场产品发布会，预订了豪华型会议室，总费用为人民币2.4万元，其中包括会议室租赁、音响灯光设备使用、专业摄影摄像服务等。

(2)支付方式多样，客户可选择现金、银行转账或在线支付。为方便客户，我们支持微信、支付宝等移动支付平台。此外，我们还提供企业账户结算服务，对于年度预订量达到一定规模的客户，可享受优惠折扣。以2023年为例，通过企业账户结算的客户占总支付客户的30%，其中一家大型企业通过预付款方式，享受了10%的折扣优惠，节省了人民币3.6万元。

(3)费用包含会议室租赁、基本音响灯光设备使用、茶歇服务以及现场工作人员协助。如需额外服务，如专业摄影摄像、高级茶歇定制等，将按实际费用另行计价。根据2022年的数据，约70%的客户选择了包含额外服务的套餐，平均额外费用为人民币5000元。例如，某创业公司为举办新品发布会，选择了包含专业摄影摄像和高级茶歇的豪华套餐，总费用为人民币3.8万元，其中额外服务费用为人民币0.5万元。

四、违约责任及争议解决

(1)如客户未能在预定时间内完成签到，或会议开始后未按约定时间开始使用会议室，或会议结束后未按约定时间完成设备归还及场地清理，每超过1小时，将按会议室每小时租金的200%收取违约金。若因客户原因导致会议室设备损坏，客户需承担维修或更换费用。

(2)若因不可抗力因素（如自然灾害、政府行为、社会异常事件等）导致会议无法正常进行，双方互不承担责任。如客户因个人原因取消或更改预定，需按照合同约定支付违约金。若因我方原因导致会议无法正常进行，我方将全额退还预定金，并承担由此产生的所有费用。

(3)双方在履行合同过程中如发生争议，应友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。在争议解决期间，本合同其他条款仍应继续履行。本合同签订之日起，双方应严格遵守合同条款，如有违反，将承担相应的法律责任。例如，2025年某企业因未按时支付预定金，导致会议室预订无效，该企业因此遭受了经济损失，并需承担违约责任。