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2025年简单会务服务合同(4)

一、会务服务内容与范围

(1)本合同项下的会务服务内容包括但不限于场地租赁、设备提供、人员接待、餐饮安排、会议组织、资料准备、现场布置、安全保障、技术支持等全方位服务。具体服务项目如下：首先，场地租赁方面，我们将根据客户需求提供符合国际标准的会议场地，包括但不限于会议室、宴会厅、多功能厅等，总面积可达5000平方米，可容纳3000人同时参会。例如，2023年举办的某国际论坛，我们成功租赁了包括主会场、分会场在内的多个场地，确保了会议的顺利进行。

(2)在设备提供方面，我们将提供包括音响、投影、网络、灯光、舞台等在内的全套会议设备，确保会议的视听效果和互动交流。此外，我们还提供专业的技术人员现场支持，确保设备运行稳定。以2024年某企业年会为例，我们为年会提供了包括舞台灯光、音响系统、大屏幕在内的全套设备，并配备了专业的技术团队，确保年会现场效果达到最佳。

(3)人员接待方面，我们将安排专业的接待团队，为参会嘉宾提供包括签到、引导、咨询、翻译等在内的全方位服务。餐饮安排上，我们将根据客户需求提供多样化的餐饮选择，包括中式、西式、自助餐等，确保满足不同参会者的口味。例如，2025年某国际会议，我们为参会嘉宾提供了包括自助餐、茶歇、晚宴在内的多餐服务，得到了参会者的一致好评。同时，我们还提供专业的资料准备服务，包括会议手册、宣传资料、纪念品等，确保会议资料的全面性和专业性。

二、服务提供方责任与义务

(1)服务提供方承担以下责任与义务：首先，确保会议场地及相关设施的安全、卫生和正常运行，包括但不限于消防设施、应急通道、照明设备等，确保参会人员的人身安全。其次，按照合同约定的时间、地点和标准提供会议场地及相关设施，并保证在会议期间提供必要的技术支持和后勤服务。例如，对于2025年的一场大型国际论坛，服务提供方将确保所有参会嘉宾在会议期间享有舒适、安全的参会环境，包括但不限于配备专业的保安人员、医疗急救设施以及应急疏散预案。

(2)服务提供方有责任为参会者提供高质量的接待服务，包括但不限于签到接待、引导参会、解答疑问、协助办理入住手续等。同时，服务提供方还需负责会议资料的准备和分发，确保所有参会者能够及时获取会议议程、资料手册等相关信息。此外，服务提供方需在会议前进行充分的场地布置，包括背景板、展台、标识牌等，以营造专业、有序的会议氛围。以2025年某行业峰会为例，服务提供方需在会议前完成包括主席台布置、参会嘉宾休息区设置、展台搭建等在内的多项工作，确保会议的顺利进行。

(3)服务提供方承诺遵守合同条款，严格按照客户要求提供会务服务。在会议期间，服务提供方需确保通讯设施畅通，包括电话、网络、投影仪等，确保会议的实时信息传递。同时，服务提供方需对会议期间的突发事件进行处理，如设备故障、参会者投诉等，以维护会议的正常秩序。此外，服务提供方还需在会议结束后及时整理会议资料，包括录音、录像、照片等，为后续工作提供支持。例如，对于2025年某企业年度大会，服务提供方需在会议结束后整理会议纪要、参会者反馈等，以便企业对会议效果进行评估和总结。

三、费用与支付条款

(1)本合同项下的费用包括但不限于场地租赁费、设备使用费、人员服务费、餐饮费、资料印刷费等。具体费用标准如下：场地租赁费根据不同场地面积和位置分为不同等级，主会场租赁费用为每平方米人民币500元，其他会议室租赁费用为每平方米人民币300元。设备使用费包括音响、投影、灯光等设备的租赁费用，费用为人民币1000元/天。人员服务费包括接待、引导、咨询等人员的费用，按实际服务人数计算，每人每天人民币200元。

(2)支付方式：客户需在签订合同后5个工作日内支付合同总金额的30%作为预付款，剩余70%的款项在会议前10个工作日支付完毕。若因客户原因导致会议取消或延期，预付款不予退还，但可根据实际情况协商调整剩余款项的支付时间。若因不可抗力因素导致会议无法按期举行，双方可根据实际情况协商解决费用问题。例如，若因自然灾害等不可抗力因素导致会议取消，服务提供方将退还客户已支付的预付款，并协商处理剩余款项。

(3)付款方式：客户可选择银行转账或现金支付。银行转账需将款项汇入服务提供方指定的账户，并注明合同编号及付款用途。现金支付需在服务提供方指定地点进行，并索取正规发票。服务提供方将在收到款项后出具相应的收款凭证，并妥善保管。若客户未按时支付款项，服务提供方有权暂停或终止提供服务，并要求客户支付滞纳金，滞纳金按每日千分之五计算。此外，若客户逾期未支付款项，服务提供方有权采取法律手段追讨欠款，并承担由此产生的所有法律费用。