小区业委会档案管理制度.docx

小区业委会档案管理制度

文件编号：略

发布时间：2025年1月23日

根据国务院《物业管理条例》和《北京市物业管理条例》等法律法规，结合本小区《业主大会议事规则》，特制定本档案管理制度。

一、档案资料的内容

依据本小区《业主大会议事规则》第三十九条，阳光业主委员会应保存、保管以下资料：

（一）物业管理区域内的物业资料；

（二）各类会议记录、纪要；

（三）业主大会、业主委员会作出的决议、决定等书面材料；

（四）业主大会成立备案及业主委员会产生、委员产生、备案及更新备案的材料；

（五）业主清册及联系方式；

（六）签订的物业服务合同及专项服务合同等；

（七）有关法律、法规和业务往来文件；

（八）业主和使用人的提议、书面意见、建议书；

（九）建筑物及其附属设施维修资金收支情况清册；

（十）利用物业共用部分经营所得收益的收支情况清册；

（十一）业主大会、业主委员会工作经费的收支情况清册；

（十二）业主委员会印章使用记录和工作档案查阅记录；

（十三）其他有关材料。

二、档案资料的收集

1、业主委员会须指定某位委员专门负责收集和保管档案资料，确保档案安全、完整。档案管理人员应忠于职守、有一定管理水平，自觉遵守档案制度。

2、档案资料的接收人、制作人应及时检查并确保接收或制作的档案资料完整有效，使用完毕后及时上交给档案管理员。

3、归口管理人保存的各种表格、记录等文件资料，在每年年底统一移交档案管理员。

4、档案管理员在接受档案资料时，应做好登记和签收，并建立档案资料台帐。档案资料台账应有资料类型、保存期限、形成时间和建档时间等项目。

5、业主委员会自制文件资料应按照以下规则编号：

(1)业主委员会内部制度：阳光业字[xxxx(年份)]ZD第XXX号；(2)业主委员会工作记录：阳光业字[xxxx(年份)]GZJL第XXX号；(3)业主委员会会议决议：阳光业字[xxxx(年份)]JY第XXX号；(4)业主委员会公函：阳光业字[xxxx(年份)]XH第XXX号；

（5）业主委员会通知/公告/声明：阳光业字[xxxx(年份)]TZ/GG/SM第XXX号。三、档案资料的保存

1、档案资料应分类存放，实物类档案资料保存于文件柜中，分类编号保存，易于查找；电子档案制作成不可修改的格式（如PDF文件、照片），文件名应与档案资料主题匹配，易于检索。电子档案应备份处理，必要时可刻录光盘、上传云端保存。

2、任何人无权私自保存档案资料，因工作需要临时接收、制作的档案资料，应及时上交正式文件，并销毁临时文件。

3、档案资料应确定其保存期限，其中物业资料、业主清册及联系方式应永久保存。

4、保管档案资料的业主委员会委员资格终止的，应当自资格终止之日起三日内内向业主委员会移交其保管的档案资料。业主委员会重新确定档案资料保管人，并完成档案资料交接工作。未按照要求移交文件资料的，业主委员会应向全体业主公告，并向公安机关报警处置。

5、业主委员会应确保档案室环境条件符合档案管理的必备要求。

6、由于保管不善造成的档案损失（损坏、遗失、外泄等），由档案管理员承担相应责任；造成经济损失或不良影响的，依法追究档案管理员的相应经济赔偿和连带责任。档案管理员应该将档案资料损失（损坏、遗失、外泄）情况做好记录，并及时在业主委员会会议上通报。

四、档案资料的查阅

档案的查阅、备份（复印、扫描、拍照等）必须有业主委员会主任的书面签字，并严格履行登记手续，填写查阅人、查阅时间、备份情况、用途等信息。除诉讼、司法机关及政府相关部门调阅外，档案资料的原件一律不得外借。业主清册及联系方式属机密信息，严禁对外查阅和备份。

依据本小区《业主大会议事规则》第三十五条，业主可以查阅业主大会和业主委员会所有会议资料。业主持本人房产证和身份证经核验身份，可以对以下工作档案进行查询和复印：

（一）建筑物及其附属设施的维修资金的筹集、使用情况；

（二）管理规约、业主大会议事规则，以及业主大会或者业主委员会的决定及会议记录；

（三）物业服务合同、共有部分的使用和收益情况；

（四）建筑区划内规划用于停放汽车的车位、车库的处分情况；

（五）其他应当向业主公开的情况和资料。

同时依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国个人信息保护法》，上述查询内容涉及第三方经济合同的及公民个人信息的，应当征得相关业主本人或第三方同意方能查询。

由于查阅人造成档案损失（损坏、遗失、外泄等），由查阅人承担相应责任；造成经济损失或不良影响的，依法追究查阅人的相应经济赔偿和连带责任。

五、档案资料的销毁

档案的销毁，须严格按照保存期限，并经业主委员会会议决定批准。档案销毁前应该填写销毁目录清单表，注明销毁原因。销毁时，应该至少有两名业主委员会委员现场监督。电子文件原则上不做销毁处理。

六、档案资料的移交

新一届业主委员会选举产生后，应在十