高效会议管理技巧.ppt

*第5講會議中的溝通與反饋技巧會議中的反饋技巧1.反饋的兩種方式.團隊反饋,即一個人給大家反饋.一對一反饋,即一個人給另一人反饋,這種反饋方式比較困難.2.反饋的兩種類型正面指導反饋---積極的反饋是一種正面的強化指導,即一般意義上的表揚.建設性反饋是一鐘勸告指導,即一般意義上的批評.*3.反饋時的特征.要描述,不要判斷.側重表現,而非性格.要有所特指.4.如何接受反饋.仔細傾聽,試圖以別人的觀點來看問題.弄清所有的問題以確定你的理解.承認你聽到的和懂得的而不去爭論.整理你聽到的,然後決定你同意什麼.第5講會議中的溝通與反饋技巧要開明,不要防衛性太強.要包容,不要獨斷專橫.要平等,不要有優越感.第5講會議中的溝通與反饋技巧第六講主持人的會議管理技巧傾聽的禮節聽聽別人的故事.聽聽別人完整的故事.先聽聽別人完整的故事.傾聽的具體方法Nodsmile(點頭且微笑)Eyecontact(眼神接觸)Listeningvoice(傾聽的“聲音”)傾聽的技巧*第6講主持人的會議管理技巧Leanforward(身體前傾)Repeat/summarize(重復/總結)Makenotes(做記錄)3.傾聽的誤區別人說話時,你在想自己的事.邊聽邊與自己的不同觀點對照.經常打斷別人的談話.為演講者結束他的演講.忽略過程隻要結果.*第6講主持人的會議管理技巧僅聽自己想聽或願聽的東西.精力不集中,易被其它東西幹擾.4.“傾聽”小總結我也有相同的經歷!如果我是你的話!會議中的說話技巧展示(Presenting)探詢(Probing)評論(Commenting)第6講主持人的會議管理技巧建立(Buiding)測試理解情況(Testing)總結(Summarizing)排除(Shuttingout)引進(Briningin)就程序提出建議(Proposing)*第七講如何對待會議中的意外情況與“Cicada蟬”相遇與“Shark鯊魚”相遇“蟬”癥狀:講故事(和討論的主題無關)講了很長才進入主題講得太模糊,沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點主持人對策:面對這樣的發言者,要---非語言性暗示探詢、總結、測試其理解程度善意提醒關於程序及時間限制帶入別人發言“鯊魚”癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見主持人對策:面對這樣的發言者,要---理解對方的想法或情緒重申會議中無論什麼意見都可以提,但正面的建議會更受歡迎非語言性打斷*第7講如何對待會議中的意外情況與“Donkey驢”相遇與“RabbitTracking兔子般追蹤”“驢”癥狀：過於敏感防衛性很強,心中有面“牆”不能站在別人的立場看問題主持人對策:面對這樣的發言者,要---突出他的貢獻重復問題短暫沉默“兔子追蹤”癥狀：質疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議“兔子般追蹤”的人,總是挑踐現有程序.因此,主持人對策:面對這樣的發言者,要---肯定他的貢獻重申可以先試用現在的程序,如不秦效,則馬上按他的方法實施.*第7講如何對待會議中的意外情況與“Crab螃蟹(跑題者)”相遇螃蟹癥狀:開會的同時一並做別的工作私自進入小團體討論時常接電話瞌睡其它:以筆敲桌,背對發言者,故意看別處等主持人對策:對開小會者主持人停止說話或者示意發方者暫停,使會場突然靜下來,私下談話的人就會警覺.主持人問他們能不能把他們正在討論的事告訴大家.問他們是不是覺得應該分組討論,然後集中討論.對瞌睡者休息5分鐘把會議議程加快.短暫沉默.*主講：張曉彤第一講當今會議面面觀會議的目的開展有效的溝通傳達資訊監督員工、協調矛盾會議的意議會議是一個集思廣益的渠道會議顯示一個組織或一個部門的存在會議是一種群體溝通的方式第1講當今會議面面觀4.達成協議與