秘书-时间管理与日程安排.ppt

年预定表、月预定表、周预定表、日预定表（日程表）（三）日程安排的形式年预定表（未完）一月5日(星期一)开工典礼8日(星期四)董事长视察二月2日(星期二)常务董事会9日(星期一)公司纪念日25日(星期三)成本会议三月2日(星期一)常务董事会3日(星期二)分行经理会议25日(星期三)成本会议月预定表（未完）1一9：00～9：30林处长来访12：00～16：00周会6六2二9；00～12：00董事会7日3三15：00～16：00上海起飞→南京8一9：00～17：00分公司会议4四南京9二9：00～12：00销售会议5五10三15：00贝尔公司古经理约见周预定表（未完）22日(一)～28日(日)日期星期上午下午备注22一9：30光大银行吴处长来本公司参加金茂画廊酒会*(要与吴处长联系)(1／20光大银行来信)23二8：30～i0：30人事科高科长面谈，第一会议室华灵集团李部长洽谈*1(要准备好人事组织表)*2新产品介绍约45分钟24三8：00早餐：与刘行长10：00惠普公司林经理访问参观*13：30从公司出发；林处长同行2编写要留有余地。3所有日程安排都要应按领导的意思去办。1以记叙、说明为主要表达方式。6是否已处理完工作，一般都应注明结果。5要认真核查日程表，以提高工作效率。4活动与活动之间要有一定的间隙时间。（四）日程安排的注意事项01日志概述02日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。03一般分为两种类型：04纵——以时间为线索;05横——以事务为线索。（五）日志系统2、日志的方法手工填写的工作日志（一本为上司用，另一本为自己用）工作日志通常两本：上司使用；自己使用使用工作方法：1、提前了解，当日一早再次确定补充2、在自己日志上标明当日应完成的任务3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩4、信息完整（时间、地点、姓名、联络）5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实8、协助和提醒上司执行日志计划注意事项01.秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁02.若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达03.预有足够的时间来安排会议上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清楚时间、地点、内容）1内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间）2单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式）3个人的安排（看病）4私人的信息（亲属生日）53、上司工作日志的内容时间活动内容地点参与人员备注8：30部门经理例会公司会议室各部门经理（张红、李晓、彭丽）9：0010：00总经理面试营销总监总经理办公室面试人员（五位：ABCDE）11：0012：00总经理听取培训经理汇报并共进午餐公司餐厅培训经理许峰13：0014：00总经理与法律顾问会面总经理办公室法律顾问郑直）15：0016：00JB项目团队会议项目主要负责人（F、G、H、J、K）所有日程安排，均由上司的意向决定，高级秘书的任务是使其规范化、系统化表格化。每周每日的工作活动都不能排得太满，要留出适当的空隙，以便安排临时性工作，同时要考虑上司的习惯，留出其处理日常公务的时间。两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。注意事项4、秘书日志内容包含上司日志内容01上司各项工作活动的准备事宜02上司交办的工作03自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）04工作日志—总经理秘书日志（表2-3）9月28日（星期五），2001时间地点活动内容备注09：00办公室工作人员会议日程09：30会议室