邮件礼仪及写作方式.ppt

*************电子邮件使用规范一、电子邮件的重要性二、电子邮件的书写格式三、邮件正文的撰写规则四、电子邮件使用注意事项大纲一、电子邮件的重要性（一）为什么要使用电子邮件并规范电子邮件礼仪（二）什么样的情形下需要发送邮件电子邮件是展示组织形象的窗口电子邮件是最好的文件中转站电子邮件是最好的工作记录电子邮件是一种正式、便捷的沟通方式CBAD为什么电子邮件很重要？01020304正式的工作报告公告、通知没有见面交流条件的其他交流内容工作相关各方需要留下书面资料的往来信息知识推荐和信息传递复杂事项，难以简单说明的事项……0506什么情况下需要发邮件？01电子邮件的重要性电子邮件的书写格式邮件正文的撰写规则电子邮件使用注意事项02大纲主题的书写方法格式：邮件内容+（时间）主题要明确，主题中加入邮件的紧急、重要程度。如果特别着急，可以在邮件主题上加上英文：【URGENT】称呼的书写格式称呼顶格写在第一行，加上冒号/逗号，表示有话要说。问候的书写格式问候语写在称呼的下面并空一行正文的书写格式正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每个部分开头都应另起一行，空两格落笔。祝福语和署名的书写格式写完邮件的正文空一行，在正文的左下角写下祝福语和发件人的姓名01电子邮件的重要性电子邮件的书写格式邮件正文的撰写规则电子邮件使用注意事项02大纲倒金字塔的叙事方法多用点，少用面对于关键内容的强调附件处理要科学邮件的撰写顺序正文的撰写规则倒金字塔的叙事方法logo在邮件的开头，用一段话，言简意赅地概括大意，讲清楚“四个W和一个H”。谁（WHO）什么（WHAT）何时（WHEN）为什么（WHY）怎么样（HOW）唯一的任务所属人需求或者要求需求的时限事件的重要性具体操作指示四个W和一个H四个W和一个H请找出下文的多用点，少用面分点叙述，清晰明了。正文书写要求分点叙述，尽量做到言简意赅。点与点之间没有重复，逻辑清楚。如果事情复杂，最好列几个段落进行清晰明确的说明，并且保持每个段落简短不冗长。对于关键内容的强调规范提示方法：合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。突出重点：通过背景色，粗体，字体颜色的改变突出重点附件处理要科学若邮件带有附件，应在正文内提示收件人查看附件；正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时，附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；附件处理要科学3）附件文件应按有意义的名字命名；如：项目名称；文件是什么；今天的日期；如果有之前的版本，加上你的缩写名字，如：卫生健康_村医培训_7月18日_OYH。4）能够贴在正文里面的附件，尽量都贴出来。让收件人可以一目了然。*************