行政文秘的时间.ppt

NOTENOTENOTENOTENOTE行政文秘的时间管理内容提要1．分析时间2．诊断工作环境，提高工作效率3．立即改变4.跨越时间管理陷阱每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作01分解困难的任务，逐个击破02在上班的路上大致计划一下当天的工作03将工作日以30分钟进行分割04及时更新工作日志—记忆往往是不可靠的。05一.分析时间声音干扰01职能干扰02空间干扰03设备干扰04办公室里弥漫的4大效率毒素：诊断工作环境，提高工作效率讨论：如何排除办公室4大效率毒素？第二味：保障公共空间和私人空间的独立第三味：有效利用办公设备公桌第四味：利用设备和训练减少声音的干扰第一味：根据工作需求和程序从新安排办办公室“排毒4味丸”办公室面积：14平方米01办公室人员：02主管1人03秘书1人04下属3人05办公设备：06文件柜、公用电脑、5张办公桌等07小办公室排毒案例秘书：两项（个人任务、接受主管安排的）主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客）下属：单项（个人任务）个人办公需求：小办公室排毒案例（续）主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰01秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事02下属：不受干扰的个人办公空间03小办公室排毒案例（续）（图1）80分错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明，最好给每人配备照明用台灯。错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人效率专家挑错办公室（图2）60分错误1公共通道和私人空间交叉错误2接待空间在办公室尽头错误3秘书与主管座位离开太远错误4电脑显示器朝向不对，造成反光错误5办公室没有隔板，声音干扰严重错误6适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据效率专家挑错办公室01（图3）70分02错误1公共通道过长03错误2主管个人空间失去接待功能效率专家挑错办公室（图4）满分01优点1充分利用有阳光的窗口位置02优点2私人空间和公共空间交叉减少03优点3利用隔板阻断过多噪音04优点4主管与秘书沟通方便05优点5减少访客对其他人的干扰06效率专家挑错办公室我的工作空间和公共通道是否过近？我的办公桌为什么要放在这个位置？我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？提出办公室改善建议。自我检测问题：我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？010203040506办公室排毒DIY猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里1不好意思拒绝别人2“反正时间还早”——拖延3文件满桌病4喋喋不休的“电话粥”5源源不断的信息6二.时间管理的陷阱1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里01没时间做计划02工作是程序化，规律化，根本没必要做计划03计划常常被打断04不喜欢被计划束缚05“船到桥头自然直”AEDBC——拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复——我不懂得如何拒绝——我想做一个广受爱戴的人——接受请托比拒绝更容易2.不好意思拒绝别人01工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。02时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。帕金森定律3．“反正时间还早”——拖延犹豫的个性个人的喜好安全感半途而废的工作习惯4．文件满桌病不分优先顺序打电话没有充分准备就打重要电话电话的谈话离题与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制5．喋喋不休的“电话粥”纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告01电子的形式：电子邮件、互联网02声音的形式：面谈、电视、广播、电话036．源源不断的信息要事第一以最终的结果来开始行动（以终为始）学会说“NO！”办公桌上的“5S”运动恰当、有效地使用电话筛选信息三.如何跨越时间陷阱01020304“大石头”理论与“二八”定律ABC法则办事的优先次序并行工作法1.要事第一是必须要做的吗？不完成会怎样？是自己想要的吗？和目标直接相关吗？回报及收益高吗？2.以终为始最全的中文管理资料库，首家中文资讯交流交易平台，在线即时网上一对一信息服务，资料整理、分析评估平台

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