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2025年会议服务合同通用版

一、会议基本信息

(1)本次会议定于2025年5月20日至22日在北京市国家会议中心举行，主题为“创新驱动，绿色发展”，旨在探讨全球范围内科技创新与可持续发展的必威体育精装版趋势和策略。会议将邀请来自政府、企业、学术界和国际组织的代表共同参与，通过主旨演讲、专题讨论、圆桌论坛等形式，深入交流、分享经验、共谋发展。

(2)会议期间，将设有多个分会场，分别围绕人工智能、新能源、生物技术、智能制造等热点话题展开深入研讨。同时，为了促进与会者之间的互动交流，还将举办多场社交活动，包括晚宴、茶歇、展览等，为参会代表提供一个轻松愉快的交流平台。

(3)会议组织方将提供全方位的服务保障，包括会议场地布置、设备调试、资料印刷、安全保卫、餐饮住宿等。为确保会议的顺利进行，组织方将提前与各参会单位沟通协调，确保信息畅通、服务到位，为参会者提供一个高效、便捷、舒适的会议体验。

二、服务内容与标准

(1)本次会议服务内容全面覆盖会议筹备、组织、实施及后续工作。具体包括但不限于以下方面：会议场地租赁与布置，确保会议场所符合国际标准，提供舒适的会议环境；会议设备配置与调试，包括音响、投影、网络等，确保会议技术支持到位；会议资料准备，包括会议议程、参会指南、背景资料等，保证参会者获取必要信息；餐饮服务，提供符合健康标准的会议餐食，确保参会者饮食安全与营养；住宿安排，与优质酒店合作，为参会者提供便捷的住宿服务；安全保卫，制定并执行严格的安全预案，确保会议期间的人身及财产安全。

(2)会议服务标准严格按照国际会议服务规范执行，具体包括：会议场地要求宽敞明亮，配备必要的音响、投影等设备，确保会议效果；会议资料印刷质量高，内容准确无误，便于参会者阅读；餐饮服务注重营养搭配，菜品丰富多样，满足不同参会者的口味需求；住宿服务提供舒适的房间，确保参会者休息质量；安全保卫工作严格执行，确保会议期间的安全无虞；技术支持团队全天候待命，随时解决会议中出现的各类技术问题。

(3)会议组织方承诺，在会议服务过程中，将严格遵循以下原则：服务态度热情周到，确保参会者感受到宾至如归；服务流程规范高效，提高会议组织效率；服务内容全面细致，满足参会者的各项需求；服务团队专业敬业，提升会议服务质量；持续改进服务，根据参会者反馈不断优化服务细节；确保会议服务符合国家相关法律法规和行业标准，树立良好的会议服务品牌形象。

三、费用与支付

(1)本次会议费用包括但不限于场地租赁、设备使用、资料印刷、餐饮服务、住宿安排、安全保卫、技术支持等。具体费用明细如下：场地租赁费用根据实际使用面积及时间计算；设备使用费用包括音响、投影、网络等设备的租赁及维护费用；资料印刷费用根据参会人数及所需资料数量计算；餐饮服务费用包括会议期间的正餐、茶歇等；住宿安排费用根据酒店标准及参会者需求确定；安全保卫费用包括安保人员、安全设施等；技术支持费用包括技术人员的费用及设备维护费用。

(2)会议费用支付方式分为预付款和结算款两部分。预付款在会议召开前一个月内支付，金额为总费用的30%；结算款在会议结束后一个月内支付，金额为总费用的70%。预付款支付后，如因故取消会议，预付款不予退还。会议费用支付方式为银行转账，具体账户信息将在会议通知中提供。参会单位应按照规定时间完成付款，逾期未付款者，组织方有权取消其参会资格。

(3)会议费用发票开具及报销事宜，参会单位需在会议结束后一个月内向组织方提出发票开具申请。发票内容将包括会议名称、参会人数、费用明细等。参会单位在收到发票后，按照自身财务制度办理报销手续。如遇特殊情况，参会单位需提供相关证明材料，经组织方审核确认后，方可办理发票开具及报销事宜。组织方将积极配合参会单位完成发票开具及报销工作，确保会议费用的合理使用。