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2025会议组织服务合同协议范文
一、合同基本信息
(1)本合同编号为______，签订日期为______，甲方为______，乙方为______。双方本着平等互利、诚实信用的原则，就2025年度会议组织服务事宜达成如下协议。
(2)甲方委托乙方于2025年______月______日至______月______日举办“2025年度______会议”，地点位于______。乙方同意接受甲方的委托，按照甲方的需求和要求，负责本次会议的组织服务工作。
(3)本合同项下的会议组织服务内容包括但不限于：会议场地预订、布置、音响灯光设备租赁与维护、会议资料制作与分发、参会人员接待、住宿安排、餐饮服务、安全保障、会议现场管理等。乙方应确保会议组织服务的质量，满足甲方及参会人员的需求，并遵守国家相关法律法规及行业规范。
二、会议组织服务内容与标准
(1)乙方负责提供符合会议需求的场地，场地面积不少于1000平方米，可容纳参会人数500人。场地需具备良好的音响、灯光、网络等设施，确保会议顺利进行。例如，在2023年举办的某大型论坛中，乙方成功租赁了1000平方米的宴会厅，配备了专业的音响灯光设备，确保了会议的顺利进行。
(2)乙方负责会议资料的准备与分发，包括会议议程、参会指南、相关文件等。资料需在会议前两天送达参会人员手中。资料制作要求图文并茂，印刷质量高，如2024年某行业年会中，乙方制作的资料印刷精美，信息详实，受到了参会人员的一致好评。
(3)乙方负责参会人员的接待工作，包括签到、指引、咨询等。接待人员需具备良好的沟通能力和服务意识，确保参会人员能够顺利参会。例如，在2022年举办的某国际论坛中，乙方配备了专业的接待团队，为参会人员提供了周到的服务，使得会议氛围和谐，得到了主办方的高度认可。
三、服务费用及支付方式
(1)本次会议组织服务费用总额为人民币______万元，具体费用构成如下：场地租赁费______万元，音响灯光设备租赁费______万元，资料制作与印刷费______万元，接待服务费______万元，其他杂费______万元。费用明细见附件一。
(2)支付方式：甲方应在合同签订后5个工作日内向乙方支付总费用的30%作为预付款；会议举办前15个工作日支付剩余70%的款项。如因特殊原因导致会议延期，甲方应在接到延期通知后5个工作日内支付延期期间相应服务费用。以2023年某国际会议为例，预付款为总费用的30%，即人民币______万元。
(3)若甲方未能按照合同约定支付费用，乙方有权暂停或终止服务，并要求甲方支付违约金。违约金为未支付款项的______%。如2024年某行业论坛中，甲方未按时支付预付款，乙方依法暂停了会议场地预订，并向甲方收取了人民币______万元的违约金。
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