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2025会议服务合同协议书

一、合同双方基本信息

(1)本合同双方分别为甲方（以下简称“甲方”）和乙方（以下简称“乙方”）。甲方为（甲方全称），乙方为（乙方全称）。双方就甲方举办的2025年度（会议名称）活动提供会议服务事宜，经友好协商，达成如下协议。

(2)甲方为本次会议的主办方，负责会议的组织、策划和实施。乙方为会议服务的专业提供商，具有丰富的会议服务经验。乙方同意按照甲方的需求和提供的会议服务内容，提供高质量、专业的会议服务。

(3)双方在签订本合同前，已就以下事项达成一致：甲方提供会议场地、设备、材料等必要条件，乙方负责会议的布置、接待、安保、餐饮、翻译、音响灯光、技术支持等各项服务。甲方应向乙方提供会议的相关资料和详细需求，以便乙方做好充分的准备和安排。

二、会议服务内容与要求

(1)乙方将为甲方提供的会议服务内容主要包括但不限于以下方面：首先，会议场地布置，包括但不限于主席台、演讲台、观众席、展台等区域的装饰和布置，确保整体风格与会议主题相契合。其次，会议接待服务，包括但不限于参会人员签到、引导、咨询、资料分发等，预计参会人数为1000人，需配备专业的接待人员50名。再者，会议餐饮服务，预计提供自助餐、茶歇等，预计用餐人数为800人，需确保食品安全与营养搭配。

(2)乙方在会议技术支持方面，需提供包括但不限于音响、灯光、投影仪、网络等设备的租赁与维护。音响设备需满足至少1000平方米的覆盖范围，支持多声道立体声效果，确保参会者能够清晰听到演讲内容。灯光设备需具备多种模式切换功能，以适应不同会议场景的需求。投影仪需具备至少4K分辨率，确保画面清晰。网络服务需保证高速稳定，支持至少500人同时在线。

(3)乙方在会议安保方面，需提供专业的安保人员，确保会议现场秩序井然。安保人员需具备良好的沟通能力和应急处置能力，能够及时处理突发事件。此外，乙方还需负责会议现场的医疗救护服务，配备专业医护人员和医疗设备，确保参会者的健康安全。以往案例显示，在类似规模的会议中，乙方提供的安保服务有效避免了各类安全事故的发生，得到了客户的一致好评。

三、会议服务时间与地点

(1)本次会议服务的时间安排如下：会议将于2025年5月15日至17日在（会议地点全称）举行。具体日程包括开幕式、专题报告、分组讨论、展览展示和闭幕式等环节。开幕式定于5月15日上午9点开始，预计持续2小时，届时将有来自国内外的重要嘉宾出席。根据往届会议的数据，参会人数预计将达到1500人。

(2)会议地点位于（会议地点详细地址），该场地交通便利，距离市中心约5公里，设有充足停车位，可容纳大型会议活动。该场地曾成功举办过多场国际会议，具备完善的会议设施和专业的服务团队。例如，2019年在此举办的国际论坛吸引了来自全球的2000多名参会者，会议期间的服务得到了与会者的高度评价。

(3)会议服务时间将严格按照日程安排执行，确保会议的顺利进行。例如，5月16日的专题报告将从上午9点开始，下午5点结束，期间将安排休息时间。5月17日的闭幕式预计在下午2点开始，4点结束。为确保参会者的体验，乙方将提前进行场地布置和设备调试，确保所有设施在会议开始前正常运行。同时，乙方将根据实际情况对时间表进行适当调整，以保证会议的流畅进行。

四、费用及支付方式

(1)根据双方协商，本次会议服务的费用总计为人民币（具体金额）元。该费用包括但不限于场地租赁费、设备租赁费、人员服务费、餐饮费、安保费、医疗救护费以及技术支持费等。具体费用明细如下：场地租赁费人民币（具体金额）元，设备租赁费人民币（具体金额）元，人员服务费（包括接待、安保、技术人员等）人民币（具体金额）元，餐饮费人民币（具体金额）元。

以2019年举办的同类会议为例，其总费用约为人民币200万元，其中场地租赁费占30%，设备租赁费占20%，人员服务费占25%，餐饮费占15%，安保费和医疗救护费占10%。本次会议的费用结构与此相似，但根据具体需求和规模有所调整。

(2)支付方式方面，甲方同意按照以下步骤支付费用：首先，甲方在签订合同后5个工作日内，向乙方支付总额的30%作为预付款；其次，在会议前30天，甲方需支付剩余费用的50%；最后，会议结束后15个工作日内，甲方支付剩余的20%作为尾款。若甲方未能按时支付，每逾期一天，需向乙方支付未付款项的1%作为滞纳金。

此外，若因甲方原因导致会议服务无法正常进行，甲方应承担相应的违约责任，包括但不限于支付乙方已发生的费用和因违约造成的损失。根据以往案例，类似违约事件发生时，甲方需支付乙方违约金总额的50%。

(3)本合同项下的所有费用以人民币结算，如遇汇率变动，按照支付当日中国人民银行公布的外汇牌价进行换算。甲方在支付费用时，应将款项汇入乙方指定的银行账户。乙方收到款项后