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2025会议会务服务合同协议书范本

一、合同双方信息

(1)本次会议会务服务合同双方分别为甲方和乙方。甲方为举办方，负责策划和执行2025年年度行业大会，乙方为专业的会务服务机构，具备丰富的行业经验及高度的专业素养。甲方在会议前三个月向乙方提交详细的服务需求，包括但不限于会场布置、嘉宾接待、会议日程安排、餐饮服务、安保工作等。乙方在收到需求后，立即组织专业团队进行项目评估，并针对甲方的具体要求提供定制化解决方案。

(2)甲方为我国知名企业，自成立以来，已成功举办了多场国内外大型会议，累计接待参会嘉宾超过万人。本次大会预计将有来自全球20多个国家和地区的800名行业专家、学者和企业代表参加。乙方曾为多家知名企业提供服务，如国际展览、国际论坛等，成功案例丰富，具备应对大型活动的全面能力。为确保本次大会的顺利进行，双方在合同中明确了各自的职责和权利。

(3)乙方在合同签订后，立即开始筹备会议会务服务。为满足甲方需求，乙方投入了200多名专业人员和100余台设备，包括音响、灯光、投影仪等。此外，乙方还与多家合作伙伴建立了战略联盟，以确保在会议期间提供优质的服务。乙方在筹备过程中，充分考虑了会议场地的地理位置、交通便利性、餐饮住宿条件等因素，力求为参会嘉宾提供舒适、便捷的会议体验。为确保服务品质，乙方制定了严格的服务标准和应急预案，确保会议期间各项工作万无一失。

二、会议会务服务内容及要求

(1)会议会务服务内容包括但不限于会场布置、嘉宾接待、会议日程安排、餐饮服务、安保工作、技术支持等。会场布置方面，乙方将根据甲方提供的主题风格和设计要求，进行整体布局和装饰，预计投入约1000平方米的场地面积，确保每个角落都符合会议主题，营造出专业、舒适的会议氛围。嘉宾接待方面，乙方将安排不少于50名专业的接待人员，在会议期间提供热情周到的服务，确保每位嘉宾都能感受到宾至如归的待遇。以往服务案例中，乙方接待嘉宾数量达到上千人，成功率高达98%。

(2)会议日程安排方面，乙方将严格按照甲方提供的会议议程执行，包括开幕式、专题报告、分组讨论、闭幕式等环节。为确保会议的顺利进行，乙方将投入至少20名专业的会议策划人员，对每个环节进行细致安排，并对可能出现的问题制定应急预案。例如，在以往服务的大型会议中，乙方曾成功处理了紧急设备故障、突发天气变化等问题，保证了会议的连续性和专业性。餐饮服务方面，乙方将与当地知名餐饮企业合作，提供丰富多样的美食选择，预计为参会嘉宾提供约5000份餐食。此外，乙方还将根据甲方的特殊要求，提供定制化餐饮服务，如素食、无麸质等。

(3)安保工作方面，乙方将组建一支由50名经验丰富的安保人员组成的安保团队，对会场周边进行24小时巡逻，确保参会嘉宾的人身和财产安全。在以往服务的大型会议中，乙方安保团队成功预防了多起潜在的安全风险，如打架斗殴、财物丢失等，为会议的顺利进行提供了坚实保障。技术支持方面，乙方将投入30名技术人员，负责会议期间的所有音响、灯光、投影等设备的维护和调试。为确保技术设备的稳定性，乙方将提前对设备进行检查，并对操作人员进行培训。在以往服务的大型会议中，乙方技术团队成功解决了多次设备故障，保证了会议的正常进行。

三、服务费用及支付方式

(1)本次会议会务服务费用总额为人民币壹佰万元整（￥1,000,000.00），该费用包含但不限于会场布置、嘉宾接待、会议日程安排、餐饮服务、安保工作、技术支持等全部服务内容。费用构成如下：会场布置及装饰费用人民币叁拾万元整；嘉宾接待及住宿安排费用人民币伍拾万元整；会议日程安排及现场管理费用人民币壹拾万元整；餐饮服务费用人民币贰拾万元整；安保工作费用人民币壹拾万元整；技术支持及设备租赁费用人民币壹拾万元整。

(2)支付方式分为三个阶段：第一阶段，甲方在合同签订后七个工作日内支付总费用的30%，即人民币叁拾万元整，作为预付款；第二阶段，在会议前一个月，甲方支付总费用的50%，即人民币伍拾万元整；第三阶段，在会议结束后十个工作日内，甲方支付剩余的20%，即人民币贰拾万元整。若因甲方原因导致会议延期或取消，预付款不予退还，其余已支付费用将按实际发生的服务内容进行结算。

(3)甲方支付款项时，应将款项汇入乙方指定的银行账户，具体账户信息如下：开户行：XX银行；账户名称：XX会务服务有限公司；账号：123456789012345；开户行行号：6222021234567890。所有支付款项均需注明“2025年年度大会会务服务费用”。乙方收到款项后，将出具相应的收据，并在合同约定的服务期限内完成所有服务内容。若乙方未能按照合同约定完成服务，甲方有权要求乙方退还已支付的费用，并承担相应的违约责任。