2025会议会务服务合同.docxVIP

PAGE

1-

2025会议会务服务合同

一、合同双方信息

(1)本合同双方当事人分别为甲方和乙方。甲方为举办2025年度重要会议的机构，乙方为提供会议会务服务的专业公司。甲方根据会议需求，特委托乙方负责本次会议的策划、组织、实施及后期服务工作。甲方全称为XX会议举办单位，乙方全称为XX会议服务公司。双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则基础上，经友好协商，达成如下协议。

(2)甲方为XX会议举办单位，成立于XX年，注册地为XX市XX区，法定代表人为XX，统一社会信用代码为XX。甲方主要从事各类大型会议、展览、活动的策划与组织，具有丰富的行业经验和良好的社会信誉。乙方为XX会议服务公司，成立于XX年，注册地为XX市XX区，法定代表人为XX，统一社会信用代码为XX。乙方专业从事会议会务服务，包括场地租赁、设备提供、人员安排、餐饮住宿、交通安排等，在行业内享有较高声誉。

(3)本合同签订前，双方已就会议会务服务的具体内容进行了充分沟通，并就服务范围、服务标准、服务费用等关键事项达成一致意见。甲方承诺按照合同约定支付乙方服务费用，乙方承诺按照甲方要求提供高质量、高效率的会议会务服务。为确保双方权益，特订立本合同，以规范双方的权利义务关系。本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期为一年。合同期满后，如双方无异议，可另行签订补充协议，以延续本合同的有效期。

二、会议会务服务内容

(1)乙方将为甲方提供的会议会务服务包括但不限于以下内容：会议场地租赁，确保场地符合会议规模和需求；会议设备提供，包括音响、投影仪、话筒等；会议用品准备，如桌椅、会议资料、指示牌等；餐饮服务，包括会议期间的茶歇、午餐、晚餐等；住宿安排，为参会人员提供舒适的住宿环境；交通服务，包括接送机、市内交通等；安全保障，确保会议期间的安全和秩序。

(2)乙方负责会议前期的宣传推广工作，包括制作会议邀请函、宣传册、海报等，并通过线上线下渠道进行广泛传播。同时，乙方负责会议现场的管理工作，包括签到、引导、接待等，确保会议的顺利进行。在会议期间，乙方还需提供技术支持，确保会议设备的正常运行，并处理突发状况。会议结束后，乙方负责收集反馈意见，协助甲方进行会议总结。

(3)乙方将根据甲方要求，提供专业的会务团队，包括策划、执行、技术支持等人员。会务团队需具备丰富的会议服务经验，能够熟练操作各类会议设备，熟悉会议流程，确保会议各项工作的顺利进行。此外，乙方还将根据会议需求，提供定制化的服务方案，以满足甲方在会议组织过程中的特殊需求。在服务过程中，乙方将保持与甲方的密切沟通，确保服务质量和效果达到预期目标。

三、服务费用及支付方式

(1)本次会议会务服务的费用总额为人民币XX万元整，具体费用构成如下：场地租赁费用人民币XX万元，设备使用费用人民币XX万元，餐饮费用人民币XX万元，住宿费用人民币XX万元，交通费用人民币XX万元，人员费用人民币XX万元，其他杂费人民币XX万元。上述费用均为人民币，并按照本合同约定的支付方式进行结算。

(2)甲方应在本合同签订之日起XX个工作日内，向乙方支付合同总额的XX%，即人民币XX万元作为预付款。剩余费用在会议结束后XX个工作日内，甲方应按照实际发生费用结算，并支付给乙方。若实际发生费用低于预付款金额，乙方应退还甲方差额部分；若实际发生费用超过预付款金额，甲方应在收到乙方开具的发票后XX个工作日内补足差额。

(3)支付方式为银行转账，甲方应在支付日将款项直接转入乙方指定的银行账户。乙方账户信息如下：开户银行：XX银行XX分行；账号：XX；户名：XX会议服务公司。甲方在支付款项时，应在汇款凭证上注明“2025会议服务费”字样，以便乙方及时核对。乙方在收到款项后，应及时向甲方开具相应的增值税普通发票。如因甲方原因导致乙方无法及时开具发票，甲方应承担由此产生的所有责任和费用。

四、违约责任及争议解决

(1)若甲方未按照合同约定支付服务费用，应向乙方支付合同总金额的XX%作为违约金。例如，若合同总金额为人民币100万元，甲方未按时支付，则需额外支付人民币XX万元作为违约金。此违约金在乙方提出书面违约通知后XX个工作日内支付。若甲方在违约通知发出后XX个工作日内仍未支付，乙方有权采取包括但不限于停止服务、解除合同等措施，并保留依法追究甲方法律责任的权利。

(2)若乙方未能按照合同约定提供符合标准的服务，导致甲方遭受损失，乙方应承担相应的赔偿责任。具体赔偿金额根据实际情况确定，但原则上不应低于因乙方违约给甲方造成的直接经济损失。例如，若因乙方未能提供足够的餐饮服务导致会议不得不延期，给甲方造成额外支出人民币XX万元，乙方应承担此损失。同时，乙方还需支付合同总金额的XX%作为违约金，以示惩罚。

(3)争议解决方面，双方应首先通过友好协商解决。若协商不成，任