高职院校新校区基建档案全过程管理探析 .pdf

校区蛔

【摘要】随着高职教育的快速发展，越来越多的高职院校开始新校区的建设,

基建档管理问题也随之出现。明确基建档管理的地位，使档管理成为建设

项目管理的重要环节，规范基建档管理，实施高职院校新校区基建档全过程

管理十分必要;同时采取系列措施，逐步建立和完善高职院校新校区基建档管

理机构、管理部门，落实相关的基建档管理制度，不断提升相关人员的档管

理意识和档管理水平，创新管理模式与推进基建档管理信息化等，以保障高

职院校新校区基建档全过程管理的顺利实施。

【关键词】高职院校新校区基建档问题全过程管理保障措施

一、目前高职院校新校区基建档管理中存在的问题

（一）基建档多且杂，档管理较为混乱

近年来，职业教育的不断发展，催化了新校区的项目建设，在项目建设全过

程中形成的基建文件数量自然成几何级数增长。这些基建文件本来就基数庞大且

类型众多，而且专业性强，整理难度高，稍有不慎，就会导致档管理工作中的

混乱，比如，单体工程中的部分材料与其他工程掺杂在一起，难以区分;多家单

位共同从事一项施工项目，导致档整理规格与标准不尽相同，带来归档中的困

难;还有一些档不符合归档要求，公章欠缺、图纸不符以及乱涂乱改现象严重。

（二）重视程度不高，管理水平亟待提高

高职院校新校区建设过程当中，不论是作为业主的校方，还是站在建设施工

角度的发包方、承包方，其关注的工作重点无不在工程进展方面，对于项目推进

过程中形成的基建档的管理工作却“不闻不问”，这种“重施工而轻管理”的思想

误区，直接导致了当前高职院校基建档管理的困境。目前，高职院校基建档

很少被看作是专业类型的档而被单独管理，工作中经费不足、人才不足等问题

较为突出，很多基建档没有专人负责，也没有专业化的档室进行存放，这就

导致基建档管理水平常年止步不前。此外，由于缺乏有效的监督机制和责任机

制，因此档管理制度难以落实，工作的规范性和标准性也往往不佳。

（三）归档周期较长，档流失严重

高职院校新校区建设周期往往需要几年甚至更长的时间，建筑项目数量多，

建设规模大，而传统基建档的管理工作，工作人员习惯于采用“事后管理”的方

式，总是等到基建项目完成之后，再进行各类文件的统计和整体，“战线”拉的太

长，很多资料都在项目推进过程中遗失或者损毁了，这就导致后期基建档的完

整性不足，基建档对工作完整性的反映不佳，这在很大程度上降低了高职院校

新校区基建档的管理价值。

二、实施高职院校新校区基建档全过程管理

针对高职院校新校区基建档管理工作中的种种问题与困难，笔者根据多年

档管理工作经验，结合高职院校新校区建设实际和档工作规律，提出了基建

档全过程管理方法，即根据基建项目的推进步骤，与项目建设同步进行各类文

书资料的收集和整理工作。具体来说，就是将档管理深入到基建项目的勘察、

设计、施工、竣工验收等各个环节当中，全程参与基建文书资料的跟踪、检查、

指导和收集等工作，待项目完全结束之后，再将资料进行系统的归档处理并移交

相应档管理部门。

（一）明确基建档管理的地位，使档管理成为建设项目管理的重要环节