领导管理技能训练之一：沟通的艺术.ppt

1要想使企业会议成功，员重要的一项因素是有一个好理由召开会议。2绝大多数主管在向高层管理者进行陈述时都十分紧张。如果主管能充分认识到绝大多数发言的目的是为了传递信息，这种紧张不安感就可能消除。3主管必须学会如何向基层员工和高层管理者“推销。。推销的办法是充分展示以引起“买者”的最大兴控。4无论是高层管理者还是基层员工都期望主管对本部门活动中的一些问题胸有成竹。5反对意见是企业生活的一个实际情况。每个主管都需要掌握如何处理反对意见的技能。6通过下列方式来处理干扰：更好的组织、更合理的时间安排、权力下放和筛选电话。总结第四讲如何写能让别人理解白纸一张是上帝告诉我，做上帝有多难的方式。如何通过写来表达思想和其他内容01备忘录中包括什么内容02书写采取行动的备忘录03写给高级管理层的备忘录04如何使用提纲来组织材料05修改是写作的关键06商业写作方面的自我帮助工具箱07确认阅读书面材料朗读者08写报告09管理层希望在书面报告中看到的东西10管理层不希望在报告中看到的东西11内容简介01如何简化书写02提案的提纲03从零开始构思提案04向管理层口头表述提案05如何提高基层员工的写作技能06如何回复顾客的报怨内容简介如何通过写来表达思想和其他内容当你面对一张白纸时．第一件事是思考你的目的：你到底希望沟通什么内容?你希望向读者发送什么信息?假设你想给下层写一份备忘录。如果你在构思这种备忘录方面存在一定困难，那么，第一步你可以在草稿本上写下你希望达到什么目的。你的记录可能类似于这个样子：让员工知道什么事。告诉他们为什么要做。告诉他们具体日期和时间。指示他们在这事中做什么。一旦目标确定，就可以自己练习着写备忘录了需要做什么。为什么要做它。怎样来做。备忘录应该被限定仅有一个主题，要简短、清晰、准确。典型的要素备忘录中包括什么内容01使备忘录清晰整洁，完全表达你的本意。02使用正面指示而非负面指示。比如，要在备忘录中这样表达：“员工必须于早上8：00之前准时到达。”03备忘录要明确表明主管期望执行什么样的指示。04使指示与能力匹配。给员工的指示不应该是他们缺乏经验或技能因而无法实现的。05留出充分的时间。不要传递“闪电行动”这类令人惊恐不安的备忘录，它以损失当前工作为代价来完成应急的活动。如何能保证人们遵守书面指令?下面是一些建议：书写采取行动的备忘录至少减少2／3的通信数量。高级管理层仅希望从你那里听到这样一些事情：你有什么事情做错了，你有极特殊的事情要说。不要报告老生常谈的内容，除非有特别指示要求你这样做。使备忘录简短。一页优于两页，几句话就说清楚比说好几长段好。信息越短，越有可能被人阅读。不论出现了什么问题，绝不要说这项工作不可能完成。高层管理者会作出这样的评估，这表明你个人有问题，并会另派别人来做这件事。使管理层便于作出决策和反应。比如，在简要慨述一个问题之后，提出解决问题的可行性办法(可以做A或者做B，你推荐哪种做法)。不要向高级管理层传递令他们吃惊或感到措手不及的信息，高层管理者不喜欢这样。如果确实是新闻，在把备忘录送交高级管理层之前，先要通过电话进行口头说明，写给高级管理层的备忘录如何使用提纲来组织材料提纲的作用：1．澄清重要问题。2．组织材料。3．确保材料按照逻辑顺序书写。4．确保包括了所有重要内容。5．防止作者偏离中心目的。准备提纲的第一步是确定你的写作目的。用一句话对它进行界定，把信息缩减为一个简单的句子是一种智力训练，它要求你抓住这次沟通的中心问题。如果你的目的不能用一个句子来表达，则说明在你的头脑中它还不够清楚明确。下一步是组织材料，把他们按逻辑顺序编排在一起。按照谁的逻辑?当然是读者的了！首先，把主题或中心思想划分为三四个关键要点。这些关健要点包括了你希望表达的重要思想。如果说你的书面材料是一趟列车，载着读者从A点驶到B点，而关键要点则是中途的停车站。修改是写作的关键好的作者斟酌和修改他们的材料，当他们自己阅读材料时，会根据下面几个问题来评价自己：1．我是否明确了自己的主题?2．中心思想表达清楚了吗?3．报告内容是根据逻辑顺序排列的吗?4．材料是否简单明了，别人足以理解?5．字迹和语言是否清楚明确?6．是否漏掉了什么内容应该补充进来?7．是否有什么内容应该省略?8．是否有什么内容可能引起别人的误解?除非所有问题都获得了肯定的回答，否则你应继续修改规范尺寸的记录本。把这种记录本放在办公室或家里，它可以草草记下你突然冒出来的想法，因为你自己也不知道什么时候灵感会出现。在确定报告的