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酒店会议室使用协议书(优秀模板5套)

一、会议室使用原则

(1)酒店会议室的使用遵循公平、公正、公开的原则，确保会议室资源的合理分配和高效利用。根据我国相关法律法规，会议室的使用需符合国家政策导向，不得用于任何违法活动。为确保会议活动的顺利进行，酒店会议室的使用需提前进行预订，并严格按照预订时间进行使用。

(2)酒店会议室的使用对象包括酒店内部部门、外部客户以及各类社会团体。会议室的预订方式分为在线预订和电话预订两种，预订成功后需在规定时间内完成支付。会议室的使用时间为每日9:00至21:00，特殊需求可提前与酒店沟通，经批准后可适当调整。为确保会议质量，会议室每次使用人数不得超过预定人数，超过部分需另行收费。

(3)会议室内禁止吸烟、饮酒，保持室内整洁，不得在室内张贴广告或进行任何形式的商业宣传。会议期间，请遵守会议纪律，不得大声喧哗、随意走动。为保障会议安全，请自觉遵守消防安全规定，不得携带易燃易爆物品进入会议室。如有违反，酒店有权终止会议并要求赔偿损失。此外，酒店有权对会议室的使用情况进行监督，如发现违规行为，将依法进行处理。

二、预订与使用流程

(1)酒店会议室的预订流程分为在线预订和电话预订两种方式。在线预订通过酒店官方网站或第三方预订平台进行，用户需注册账号并登录，选择会议室类型、使用日期和时间，填写预订信息，提交预订申请。电话预订则需拨打酒店预订电话，由客服人员协助完成预订流程。根据酒店规定，预订需提前至少24小时，以确保会议室的可用性。例如，某企业为举办年度会议，于3个月前通过在线预订方式成功预订了酒店会议室，并享受了提前预订的优惠政策。

(2)预订成功后，酒店将发送预订确认邮件或短信至预订人手机，确认预订信息及支付方式。预订人需在规定时间内完成支付，逾期未支付将视为预订取消。支付方式包括在线支付、银行转账和现金支付等。以某酒店为例，其会议室预订支付率达到95%，其中在线支付占比超过70%。为方便客户，酒店还提供发票开具服务，确保会议费用报销的便捷性。

(3)会议使用当天，预订人需携带身份证件和预订确认信息至酒店前台办理签到手续。酒店工作人员将核对预订信息，确认预订人身份后，发放会议室钥匙和参会人员名单。会议期间，酒店提供免费茶水服务，并确保会议室设施设备的正常运行。如遇设备故障，酒店将立即安排维修。以某次国际会议为例，酒店为保障会议顺利进行，提前一周对会议室进行设备检查和维护，确保会议当天无任何问题。会议结束后，预订人需将会议室钥匙交还酒店，并清理现场，保持会议室整洁。如有损坏，需按照酒店规定进行赔偿。

三、费用与支付

(1)酒店会议室费用根据会议室类型、面积、设施配置以及使用时间等因素确定。一般而言，标准会议室费用为每小时500元至1500元不等，高级会议室费用更高，约为每小时2000元至4000元。例如，某酒店举办的一场商务会议，租用了高级会议室，共计使用6小时，最终费用为12000元。

(2)酒店会议室费用包含会议室租金、基本设施使用费以及免费茶水服务。如需额外服务，如投影仪、音响设备、餐饮服务等，需另行支付。为吸引客户，酒店还提供优惠政策，如提前预订享受折扣、团体预订优惠等。例如，某企业连续3个月在酒店预订会议室，累计使用40小时，通过团体预订优惠，实际支付费用降低了15%。

(3)会议费用支付方式多样，包括在线支付、银行转账、现金支付等。为确保支付安全，酒店采用第三方支付平台，如支付宝、微信支付等，保障客户支付信息的安全。会议结束后，酒店将提供详细的费用清单，包括会议室租金、设施使用费、额外服务费等，以便客户核对。如遇费用问题，客户可及时与酒店财务部门联系解决。例如，某次活动因设备故障导致费用增加，酒店在核实情况后，为活动方进行了费用调整。