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酒店会议协议书

一、会议概述

(1)本次会议将于2023年5月15日至17日在位于市中心的豪华五星级酒店举行。预计将有来自全国各地及海外共计300名代表参加，其中包括行业专家、企业高管以及学者。会议主题为“创新驱动发展，共筑美好未来”，旨在探讨当前行业发展趋势，分享成功案例，并展望未来合作机会。会议期间，将安排多场专题讲座、圆桌讨论以及实地考察活动。

(2)为了确保会议的顺利进行，酒店已提前进行了全面准备。会议场地可容纳300人同时参会，配备了先进的音响、投影及网络设备，确保与会者能够清晰地听到演讲内容，并实时进行互动交流。此外，酒店还特别安排了专业的会务团队，负责会议的整体策划、组织以及现场服务，确保每一位与会者都能享受到高效、便捷的服务体验。

(3)会议日程安排紧凑，涵盖多个议题，包括但不限于科技创新、产业升级、绿色环保以及国际合作等。在会议第一天，将邀请国内外知名专家进行主题演讲，分享他们在相关领域的必威体育精装版研究成果和实践经验。第二天，与会者将参与圆桌讨论，就行业热点问题展开深入交流。第三天，将组织实地考察，让与会者亲身感受当地企业的创新成果和发展潜力。通过这些活动，我们期望能够激发与会者的创新思维，促进跨行业、跨地域的合作与交流。

二、会议场地及设施

(1)会议场地位于市中心的一座现代化五星级酒店内，该酒店占地约3万平方米，拥有宽敞的会议空间和完善的配套设施。主会场可容纳300人同时参会，设有无障碍通道，确保所有与会者都能轻松进出。会议室内配备高清投影仪、多功能音响系统以及高速Wi-Fi网络，为演讲者提供高质量的视听效果。此外，还设有专门的休息区，供与会者在会议间隙休息交流。

(2)酒店拥有多个会议室，可根据不同规模和需求进行灵活配置。会议室均配备先进的会议设备，如投影仪、电子白板、多功能音响系统等，满足各类会议的技术需求。此外，酒店还提供专业的会务服务，包括场地布置、设备调试、餐饮服务等，确保会议的顺利进行。会议室内还设有独立的空调系统，保持室内温度适宜，为与会者创造舒适的环境。

(3)酒店周边交通便利，距离机场、火车站仅需30分钟车程，周边有多条公交线路和出租车服务。酒店还提供免费停车场，方便与会者停车。此外，酒店客房设施齐全，包括高速互联网接入、舒适的床铺、独立的浴室等，满足与会者休息和工作的需求。酒店还设有健身房、游泳池、SPA等休闲娱乐设施，让与会者在紧张的工作之余能够放松身心，享受愉快的休闲时光。

三、会议服务及安排

(1)会议期间，酒店将为与会者提供全方位的会务服务。从签到、接待到会议资料的发放，均有专人负责。签到台配备了自助签到机，提高签到效率，预计可在5分钟内完成300人的签到流程。同时，为方便与会者快速找到自己的座位，我们将提供座位指南和电子显示屏指引。

(2)会议餐饮方面，酒店特设营养均衡的餐点，包括自助早餐、午餐和茶歇。早餐提供多种选择，如中西式点心、新鲜水果、冷热饮品等，确保与会者能够以最佳状态开始一天的活动。午餐和茶歇则根据会议日程合理安排，提供多样化的菜品和特色小吃，以满足不同口味的需求。此外，会议期间还将提供专业的茶水服务，确保与会者随时都能补充水分。

(3)酒店特别安排了专业的技术支持团队，负责会议现场的设备调试和故障排除。技术团队具备丰富的会议服务经验，能够迅速应对各类技术问题。在会议期间，我们将对音响、投影、网络等设备进行实时监控，确保会议的顺利进行。同时，为提高与会者的互动体验，我们还将引入虚拟现实技术，让参会者身临其境地感受会议内容。

四、费用及支付条款

(1)本次会议费用包括场地租赁、会议设备、餐饮服务、技术支持、资料印刷、工作人员费用等。具体费用如下：

-场地租赁：人民币10万元，包含主会场及多个辅助会议室的使用权。

-会议设备：人民币5万元，包括音响、投影仪、电子白板、投影幕布等。

-餐饮服务：人民币15万元，涵盖会议期间的早餐、午餐、茶歇及自助晚餐。

-技术支持：人民币3万元，包括现场技术人员的费用及设备维护。

-资料印刷：人民币2万元，用于制作会议资料、名片、工作手册等。

-工作人员费用：人民币5万元，包括会务组工作人员的薪资及福利。

总计：人民币40万元。

(2)支付条款如下：

-预付款：合同签订后5个工作日内，支付总费用的30%作为预付款。

-中期付款：会议前15个工作日，支付总费用的50%作为中期付款。

-尾款：会议结束后15个工作日内，支付剩余的20%作为尾款。

如遇特殊情况，如会议延期或取消，双方需协商解决费用问题。若会议延期，场地租赁费用将根据实际使用天数计算。若会议取消，已支付的预付款不予退还，其余款项将根据双方协商结果处理。

(3)为确保会议的顺利进行，支付方式如下：

-银行转账：请将款项汇入以下账户：

账户名称：XX