时间管理的改进方法.ppt

实行开门办公，招致顺路来访者增多，公司或部门已经养成随时访谈习惯。助手或秘书阻挡来访无效。没有配备得力的助手或秘书。走错门或找错访谈人的访谈者。各部门或下属人员职责不清，办公室设置职责冲突，导致相互影响和干扰。开门办公不是真正的打开门使不速之客随意来访，重新颁布公司或部门劳动纪律，不允许随便访谈。培养、训练助手和秘书，有效实施阻挡计划，或由他们直接处理一些事情。根据需要配备训练助手和秘书，充分发挥下属的职责和发挥作用。室外有明确的标志及指示，杜绝次类现象的发生。明晰下属及部门之间的职责、管辖范围，办公室设置要合理、分清职责，减少人为制造的访谈干扰的障碍。第5页,共34页，星期六，2024年，5月方法之三：消除无效会议原因分析开会成了惯例，会前不制订计划、预期效果、加以贯彻和实施，即经常是没有任何目的的开会。没有会议议程，对会议的组织或控制没有计划和决策。开会时间和地点选择不当，与会者与会议内容关联很少或无关联，会议通知不全面。召集会议过多或过滥，或会议缺乏有效沟通，与会者三但两两进场。改进方法重新审视每次确定会议的必要性，事先预定会议计划、会议议题、会议目的、预期效果等相关内容，没有这些请不要开会。没有事先的会议控制和充分组织就不要开会，做出计划期望结果和决策的拟定，确定会议的功能。根据会议内容、与会人员状况等选定合适的地点和时间、相应的会议设备等，会议通知要全面，包括与会者要准备的材料、会议的议题、预期的建议、时间、地点、具体要求等。适当减少会议次数，精简会议内容；有效的会议不仅起到决策的作用、还是正式沟通的一种有效方式，并重申开会纪律，惩罚迟到者。第6页,共34页，星期六，2024年，5月偏离会议主题和议题，经常跑题，偏离会议内容，扯远话题，对会议没有有效的控制和组织。干扰不断，会议混乱缺乏会议纪律。没有规定会议时间和各个议题的时间分配，属于自由论坛，时间拖得很长而没有实际内容。要求不相关的人陪会。会议时没有收集到足够的资料和信息，决策不当。不按时结束会议，听任表现欲望强的人长篇大论，没有会议总结和记录等，不对会议任务和期限进行核定。会议中严格按照会议议题进行，偏离后要及时返回，对会议实施组织和控制，不允许闲谈和其他与会议无关的活动。不允许会议期间任何的内在和外来干扰，重申会议纪律、严格会议管理，提高与灰者的积极性。事先确定会议的时间及各个议题的分配，要与会议及议题的重要性紧密相连，围绕会议主题，防止空、大、假、夸等。及时清除无关人员。会议是一个良好的收集信息和资料、制订决策的时机，充分利用，使信息提供者尽量提供准确可靠的资料供决策者使用。在规定时间内结束会议，控制表现力强的人，进行会议总结和记录并保存，以便随时查找和对比、检查实施等功效，重申会议任务、期限、人员。第7页,共34页，星期六，2024年，5月会议记录没有备份，不给与会者发放会议记录。会议后没有有效的贯彻和实施会议内容，缺乏监督的工具，实施的步骤、任务的执行等。当会议任务完成后或目标达到后，会议所设立的委员会等机构仍然存在，善后工作没有人去处理。当天发放会议记录，明确与会者的职责、完成的期限等。任务或职责下达后要实施有效的监控，组织实施，配备实施的设备工具、资源、条件等，保证所有的议程得到贯彻和执行。对会议设定的项目、内容、任务等及时总结，工作结束后，相关人员的职责相应解除，设立的委员长会等机构职能撤销，不要浪费人力和物力。第8页,共34页，星期六，2024年，5月方法之四：有效计划原因分析不明白计划的重要性。没有制定和形成一套计划的系统。总觉得没有时间制订计划。缺乏自我控制，放任自己的懒散。害怕对自己许下承诺，不能保证完成。改进方法周全的计划不仅仅节省时间，还能使工作圆满、优质地被完成，良好的计划是成功的一半。建立包括计划目标、完成标准、最后期限、优先顺序的一套计划体系。必须在刚开始时花费一定的时间去计划，才会对工作做到心中有数，起到事半功倍的结果。严于律己，对自己有奖有罚，经常激励和要求别人监督和检查，只有严格要求自己才能成就大事，放任和懒散只会毁了自己的事业。对自己的事业和能力充满信心，敢于承诺和保证，也才能知道自己的事业到底能做到多大。第9页,共34页，星期六，2024年，5月制订计划没有相应的目标和标准。没有指定工作的优先顺序，把所有的工作都排上并试图都完成。计划赶不上变化。拟定计划没有用，或几天就可以完成的任务没有必要拟计划。不必计划，一切由秘书负责安排我的工作。有目标和标准的计划才是真正的计划，才是可行的实际的计划。必须把所有的计划按照