文秘管理与写作.ppt

第二章办公环境和人员管理办公室环境布置和管理的总体要求男性文秘人员的着装要求第5页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理电话接打技巧和要求接待事务的程序和要求内宾接待外宾接待平时来访接待第6页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理内宾接待的程序要求：了解情况制订计划接待准备迎接客人商定日程会见会谈参观访问（选择）送客与总结第7页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理外宾接待的程序和要求：接受任务了解情况制订计划接待准备迎客日程拜访宴请会见协议游览礼品送客总结第8页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理平时来访接待的程序和要求确认与通报陌生来访者熟识来访者同时到达的来访者预约的来访者自称与上司有约者没有事先预约的来访者第9页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理挡驾、引见与介绍对不想见来访者，挡驾。对可以见来访者，引领。对初次来访者，陪同、介绍。第10页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理送客与整理原则：送到客人离开视线为止。重要的，送至车旁。及时整理会客室第11页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理应用举例1：一位重要而性急来访者要求见你的上司，但上司只能在一小时后见他，或者另订一个日期与客人见面。作为秘书你应该怎样应付这位客人？第12页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理参考答案要点：热情接待，问清来因；礼貌地告诉必须等候，问是否愿意等待；如愿意等待，提供茶水饮料杂志报纸等；不愿意等，另约时间，或者请其通过信函直接与上司联系；热情送客，及时向上司汇报。第13页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理应用举例2：王先生是公司的一位重要客户，他在来访前已经和公司经理约好了会谈的时间。可经理因为临时有别的急事要办突然出去了。假如你作为这家公司秘书，此时，你会怎么办？第14页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理参考答案要点：热情接待；解释原因，诚恳致谦；如经理马上能回时如经理一时不能回经理回来后第15页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理应用举例3：国外某公司总经理一行5人，将来A公司参观访问，初步洽谈合作意向。A公司经理办公会议决定由办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?第16页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理参考答案要点：了解情况，制订计划，做好准备高规格迎客做好会谈准备安排参观、游览，备好礼品，欢送宾客第17页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理日程安排的概念记者招待会的组织庆典活动的程序和要求签约仪式的安排第18页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理协调沟通原则领导关系协调员工关系协调第19页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理应用举例：王副总经理和李副总经理在激烈争论，张秘书听了一会儿后，当场附和了李副总经理的意见，引起王副总经理的不悦。该情景涉及到协调工作哪些方面的内容？如果你是该公司办公室主任，你将如何处理此事？第20页,共32页，星期六，2024年，5月第三章公关事务管理参考答案要点：涉及领导关系的协调问题肯定张秘书的好意告诉张秘书使双方停止争执的方式告诉张秘书注意信息传递的时机第21页,共32页，星期六，2024年，5月第四章会议管理会议的概念会前准备的内容和要求制定会议计划准备会议文书资料选择会议场所和准备会场拟定议程、程序、发送通知第22页,共32页，星期六，2024年，5月第四章会议管理会议报到与签到方法会议选举事务的内容第23页,共32页，星期六，2024年，5月第四章会议管理应用举例1：总公司为了加强和各地分公司的联系，及时了解各地的经营情况，决定召开一次各地分公司经理、财务部长等人员参加的办公会议。作为总公司的办公室主任，你受命筹办此次会议，请问你应该如何做好本次会议的会前准备工作？第24页,共32页，