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询证函标准格式

一、函件基本信息

函件基本信息是询证函的重要组成部分，它为整个询证过程提供了必要的背景信息和法律依据。首先，函件的基本信息通常包括函件的名称、编号和发送日期。例如，在一份标准的询证函中，函件名称可能为“审计询证函”，编号则可能是“2023-AUD-001”，而发送日期则应具体到年月日，如“2023年4月15日”。这些信息的准确性对于确保函件的有效性和及时性至关重要。

在实际操作中，函件编号的编制通常遵循一定的规则，以确保函件管理的有序性。例如，某会计师事务所可能会规定，年度编号从1开始，每年重新编号，以便于内部归档和查询。此外，函件名称的标准化也有助于接收方快速识别函件类型，如“税务询证函”、“银行询证函”等，从而能够针对性地准备相关资料。

此外，函件基本信息中还包括了收件人的信息。这部分信息通常包括收件人的全称、地址、联系方式等。例如，在一份税务询证函中，收件人可能是“国家税务总局XX市税务局”，地址为“XX市XX区XX路XX号”，联系电话为“021。这些信息的完整性和准确性对于确保函件能够准确送达至收件人至关重要。在一份成功的案例中，某会计师事务所因在询证函中详细列出了收件人信息，确保了函件在短时间内被正确接收，从而加快了审计进程。

在函件基本信息中，还应包括发送单位的名称和地址。发送单位通常是发起询证活动的机构或个人，如会计师事务所、律师事务所等。例如，某会计师事务所的名称可能为“XX会计师事务所”，地址为“XX市XX区XX路XX号”，联系电话为“021。这些信息的提供有助于收件人了解询证活动的发起方，便于双方进行后续的沟通和协调。

函件基本信息还可能包括附件清单，列明了随函附带的各项文件和资料。这些附件可能是被询证单位的相关财务报表、合同文件或其他重要证据。例如，在一份审计询证函中，附件清单可能包括“被审计单位2022年度财务报表”、“内部控制审计报告”等。附件清单的详细列出有助于收件人快速识别和准备所需材料，提高询证效率。

总之，函件基本信息是询证函的核心内容，它为整个询证过程提供了必要的信息支持。从函件名称、编号、发送日期到收件人信息、发送单位信息以及附件清单，每一个细节都应仔细核对，以确保询证活动的顺利进行。在实际操作中，一些机构甚至会制定专门的函件模板，以规范函件的基本信息，提高工作效率。

二、被询证单位信息

(1)被询证单位信息在询证函中占据重要地位，它涉及到被询证单位的名称、注册地址、法定代表人或负责人信息、联系方式等关键内容。例如，某被询证单位为“XX科技有限公司”，注册地址位于“XX省XX市XX区XX路XX号”，法定代表人为“张三”，联系电话为“010。在一份审计询证函中，准确提供这些信息有助于询证人员快速识别被询证单位，并确保函件能够及时送达。

(2)在实际操作中，被询证单位信息的完整性对于询证活动的成功至关重要。例如，某会计师事务所在进行年度审计时，由于被询证单位信息不完整，导致询证函未能及时送达，进而影响了审计进度。为避免此类情况，会计师事务所通常会建立完善的被询证单位信息库，包括单位名称、地址、联系人、联系方式等，以便在必要时快速查找和更新信息。

(3)此外，被询证单位信息还包括了单位的行业类别、主营业务、注册资本、组织结构等关键信息。这些信息有助于询证人员了解被询证单位的背景和业务情况，从而更好地理解询证事项的背景和目的。以某金融询证函为例，被询证单位为“XX银行股份有限公司”，其主营业务为银行金融服务，注册资本为100亿元人民币。通过了解这些信息，询证人员能够更有针对性地进行询证工作，确保询证结果的准确性和可靠性。

三、询证事项

(1)询证事项是询证函的核心内容，它明确了询证人员需要被询证单位提供的信息或确认的事项。例如，在一份审计询证函中，询证事项可能包括“请确认贵公司截至2022年12月31日的财务报表中，应收账款的真实性和完整性”。此类询证事项通常基于审计准则和法律法规的要求，旨在确保财务报表的真实、公允反映被询证单位的财务状况。

(2)询证事项的具体内容因询证目的和被询证单位的具体情况而异。例如，在税务审计中，询证事项可能涉及“请确认贵公司在2022年度申报的增值税纳税申报表的真实性和准确性”，而在内部控制审计中，询证事项可能包括“请描述贵公司内部控制制度的设计和执行情况”。这些询证事项的设定需要充分考虑审计目标、被询证单位的业务性质和行业特点。

(3)询证事项的表述应清晰、具体，避免含糊不清或歧义。例如，在一份询证函中，不应使用“请确认贵公司的财务状况良好”这样的表述，而应具体说明“请确认贵公司在2022年度的营业收入、净利润等关键财务指标与申报数据的一致性”。通过明确具体的询