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物资采购管理制度

一、总则

(1)本制度旨在规范公司物资采购行为，确保采购活动符合国家法律法规和公司内部规章制度，提高采购效率，降低采购成本，保证物资质量，促进公司健康发展。物资采购应遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则，严格执行采购计划和预算，确保采购活动合法合规。

(2)物资采购管理应坚持集中采购与分散采购相结合的原则，对于大宗物资、关键设备和重要原材料等，应实行集中采购；对于小额零星物资，可根据实际情况实行分散采购。采购部门应建立健全采购管理制度，明确采购流程、权限和责任，确保采购活动有序进行。

(3)公司设立物资采购管理委员会，负责制定物资采购政策、审批采购计划和监督采购活动。物资采购管理委员会由公司相关领导、采购部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人及相关部门代表组成。委员会定期召开会议，研究解决采购工作中的重大问题，确保物资采购工作的顺利进行。

二、物资采购原则与程序

(1)物资采购应遵循以下原则：首先，坚持公开透明原则，所有采购信息应及时公开，确保供应商的公平竞争。其次，坚持公平竞争原则，采购过程应严格按照规定程序进行，避免任何形式的利益输送。再次，坚持质量优先原则，采购的物资必须符合国家及行业质量标准，满足公司生产和使用要求。此外，还应遵循经济合理原则，在保证质量的前提下，通过比质比价、综合评估等手段，选择性价比最高的供应商。

(2)物资采购程序如下：首先，需求部门应根据生产计划、库存情况等提出采购申请，采购部门对申请进行审核，并编制采购计划。其次，采购计划经物资采购管理委员会审批后，由采购部门组织实施。采购方式包括招标采购、询价采购、直接采购等，具体采购方式根据物资类型、采购金额、市场状况等因素确定。采购过程中，采购部门应严格执行采购预算，控制采购成本。同时，采购部门需对供应商进行严格审查，确保其资质符合要求。

(3)采购合同签订后，采购部门应按照合同约定的时间、数量、质量要求组织到货，并对到货物资进行验收。验收合格后，采购部门应及时将物资分配到需求部门。对于验收不合格的物资，采购部门应按照合同约定进行处理，包括退货、换货或赔偿等。在整个采购过程中，采购部门应定期向物资采购管理委员会汇报采购工作进展情况，确保采购活动符合公司利益和规定要求。同时，采购部门应加强与供应商的沟通与合作，建立长期稳定的合作关系，共同提升物资采购质量和服务水平。

三、物资采购管理与监督

(1)公司设立物资采购监督管理部门，负责对物资采购活动进行全面监督。监督管理部门应定期或不定期对采购过程进行检查，包括采购计划的制定、采购流程的执行、采购合同的签订与履行等环节。通过内部审计、现场检查、数据分析等多种方式，确保采购活动符合法律法规和公司制度。

(2)物资采购监督管理部门有权对违反采购规定的行为进行调查和处理。对于发现的违规行为，如虚报冒领、贪污受贿、滥用职权等，应依法依规追究相关人员的责任。同时，对于表现突出的采购人员，应给予表彰和奖励，以激励员工提高采购工作质量。

(3)公司应建立健全物资采购信息公开制度，对采购信息进行公开，接受公司内部和社会各界的监督。采购信息包括采购计划、采购结果、供应商资质、采购价格等。通过信息公开，提高采购活动的透明度，防止腐败现象的发生，确保公司利益不受损害。此外，公司应鼓励员工对采购活动进行监督和举报，对举报属实的行为给予奖励，并严格保护举报人的合法权益。