《秘书机构的设置》课件.pptVIP

*********秘书机构的性质和地位辅助机构秘书机构通常被视为辅助机构，为决策机构提供支持，并协助执行决策。重要作用秘书机构在现代组织中扮演着重要的角色，为组织的正常运作和高效运转提供了必要保障。专业性秘书机构通常由专业人员组成，具备较高的专业技能，能够胜任各种秘书工作，并为领导决策提供专业建议和服务。信息枢纽秘书机构是组织信息流的重要枢纽，负责收集、整理、传递和管理信息，为领导决策提供信息支持。秘书机构的作用沟通桥梁秘书机构负责信息的收集、整理、传递和反馈，促进组织内部的沟通与交流。协调管理秘书机构协调组织内部各部门之间的工作，确保组织目标的顺利实现。辅助决策秘书机构为领导决策提供信息支持，协助领导进行科学决策。提高效率秘书机构通过规范管理和优化流程，提高工作效率，减少资源浪费。二.秘书机构的基本组织形式秘书机构组织形式直接影响着秘书工作的效率和质量。根据机构设置的结构特点，秘书机构主要有集中型、分散型和混合型三种组织形式。集中型秘书机构集中型秘书机构集中型秘书机构是将秘书职能集中在一个部门或机构中，由专门的秘书人员负责。秘书人员负责为领导提供各种服务和支持，包括信息收集、整理、分析、处理、文件起草、会议安排、接待等。分散型秘书机构11.设立多个秘书机构部门、机构或项目组独立设立秘书机构，负责本单位的文秘工作。22.独立运作各秘书机构独立运作，相互之间没有隶属关系，各自负责本单位的文秘工作。33.适应范围广适用于规模较大、部门较多、业务范围较广的组织机构。44.协同合作各秘书机构之间需要协同合作，避免重复劳动和信息孤岛现象。混合型秘书机构定义混合型秘书机构是将集中型秘书机构与分散型秘书机构相结合的一种组织形式。它将秘书工作划分为不同的层次和领域，形成一个既集中又分散的秘书体系。特点混合型秘书机构既能发挥集中型秘书机构的优势，又能满足分散型秘书机构的需求，能够更好地适应现代组织的复杂性和多样性。三.秘书机构的基本职责和分工秘书机构的职责和分工是根据机构的性质、规模和任务确定的。一般来说，秘书机构主要承担着以下三种基本职责：决策秘书、综合协调秘书和专项服务秘书。决策秘书决策支持决策秘书负责为领导提供决策支持，包括搜集信息、分析问题、拟定方案、撰写文稿等。信息传递他们确保领导及时了解相关信息，并协助领导进行沟通协调，确保决策的顺利实施。会议管理决策秘书负责组织领导参与的各类会议，包括筹备、记录、整理会议资料等。风险控制决策秘书需要对决策过程进行风险评估，并制定相应的风险应对措施，确保决策的科学性和可行性。综合协调秘书信息整合收集、整理、分析来自不同部门的信息，形成统一意见。协调安排统筹安排会议、活动、行程，协调各方时间和资源。联络沟通及时传递信息，促进各部门之间的沟通与合作。督促执行跟踪工作进度，确保决策和安排得到有效执行。专项服务秘书会议组织与服务协助组织会议，安排会场，准备会议材料，并提供会议服务。信息收集与处理收集整理相关信息，撰写报告，制作图表，并提供数据分析。对外联络与接待负责与外部机构或个人进行沟通，并接待来访人员。项目协调与管理协助项目负责人进行项目管理，包括项目进度跟踪，风险控制，以及资源协调。四.秘书机构的配置与管理秘书机构的配置与管理是秘书工作的重要组成部分，直接影响着秘书机构的效率和效益。合理的配置和有效的管理可以确保秘书机构的科学运行，发挥其应有的作用。基本要素配置人员秘书机构需要配置合适的人员数量，保证充足的劳动力，满足机构日常运作需求。设施配备办公桌椅、电脑、打印机等必要办公设备，以提高工作效率。制度建立健全的管理制度，包括岗位职责、工作流程、考勤制度等，确保机构正常运行。资金保证充足的资金投入，用于人员薪资、设备购置、日常开销等，确保机构稳定发展。量配与定编量配量配是指根据秘书机构的任务、工作量和工作性质来确定秘书机构的规模和人员数量。量配要做到既能满足工作需要，又能避免人员冗余，提高工作效率。定编定编是指根据量配的结果，将秘书机构的规模和人员数量固定下来，并进行人员编制。定编要遵循科学性、合理性和可操作性的原则，确保秘书机构人员配置的科学性。人员管理人员配置根据秘书机构的职责和工作量，配置相应的人员。岗位培训定期组织秘书人员的专业技能培训，提升服务水平。绩效考核建立科学的考核体系，评估秘书人员的工作效率和质量。激励机制建立有效的激励机制，调动秘书人员的积极性和创造性。五.秘书机构的建设与发展秘书机构的建设和发展是一个持续性的过程，需要不断适应组织的需求和外部环