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档案盒正侧面标签

一、档案盒基本信息

(1)档案盒基本信息主要包括档案盒的名称、编号、所属部门、档案类别、档案形成时间等关键信息。档案盒名称应简洁明了，能够准确反映档案内容，以便于快速识别和查找。编号则是档案管理系统中对每个档案盒的唯一标识，有助于实现档案的规范化管理和追踪。所属部门指明档案产生和使用的单位，有助于了解档案的来源和用途。档案类别则根据档案内容的特点进行划分，便于分类管理和检索。档案形成时间则记录了档案的原始生成时间，对于历史档案的研究具有重要意义。

(2)在档案盒基本信息中，还需注明档案盒的存放位置和保管条件。存放位置应详细记录档案盒在档案室或库房中的具体位置，以便于档案的存放和取用。保管条件包括档案盒的存放环境、温湿度控制、防虫防霉措施等，这些条件直接影响到档案的长期保存。档案盒的材质、尺寸、颜色等物理特性也应予以记录，以确保档案盒的耐用性和美观性。

(3)档案盒基本信息中还包括档案盒的负责人信息。负责人负责档案盒的管理和维护，对档案的完整性和安全性负有直接责任。负责人信息应包括姓名、职务、联系方式等，以便于在档案管理过程中及时沟通和协调。此外，档案盒的基本信息还可能包括档案盒的启用时间、最后更新时间等动态信息，这些信息有助于跟踪档案盒的使用状态和更新情况。在档案盒的使用过程中，负责人应定期检查档案盒的保管情况，确保档案的完整性和安全性。

二、档案内容概述

(1)档案内容概述涉及档案的类别、数量、形成年代、涉及范围等多个方面。以某公司为例，其档案内容涵盖公司发展历程、财务报表、合同协议、人事档案、市场调研报告等。具体来说，公司自成立以来，累计形成各类档案约20万份，其中财务报表占10万份，合同协议占5万份，人事档案占3万份，市场调研报告占2万份。这些档案详细记录了公司从初创到壮大的每一步，为公司的决策提供了重要依据。

(2)在档案内容概述中，还需关注档案的保存状态和利用情况。以某档案馆为例，该馆保存的档案中，80%为纸质档案，20%为电子档案。其中，纸质档案主要涉及历史文件、合同、协议等，电子档案则以电子邮件、报告、会议记录等为主。据统计，该档案馆每年接待查阅档案的人数超过5000人次，档案利用率达到95%以上。这些数据表明，档案在历史研究、政策制定、企业决策等方面发挥着重要作用。

(3)档案内容概述还应包括档案的整理和分类情况。以某高校为例，该校档案馆对档案进行了详细的整理和分类，共分为行政管理、教育教学、科研创新、学生工作、国际合作等五大类。其中，行政管理类档案包括学校章程、规章制度、会议纪要等；教育教学类档案包括课程设置、教学质量评估、学生成绩等；科研创新类档案包括科研项目、科研成果、专利等；学生工作类档案包括学生奖惩、就业指导、社团活动等；国际合作类档案包括国际合作项目、交流访问、合作协议等。这种分类方式有助于提高档案的检索效率和利用价值。

三、档案归档时间与编号

(1)档案归档时间是指档案形成后，按照规定程序进入档案管理部门的时间。这一时间点对于档案的完整性和历史价值具有重要意义。例如，某政府机关在2023年3月15日对2022年度的行政文件进行了归档，这些文件的归档时间被精确记录为2023年3月15日。归档时间的记录有助于后续的档案检索和利用，确保档案的时效性和准确性。

(2)档案编号是档案管理部门对每份档案赋予的唯一标识码，通常由数字和字母组合而成。编号规则根据档案的种类、形成单位、时间等因素制定。以某企业为例，其档案编号规则为“年份+部门代码+流水号”，如“2022-A01-001”。这种编号方式既保证了编号的唯一性，又便于快速识别档案的来源和形成时间。例如，编号为“2022-A01-001”的档案，意味着它是2022年第一部门形成的第1份档案。

(3)在档案归档过程中，归档时间与编号的准确记录至关重要。归档时间通常以年、月、日的形式记录，确保档案的归档顺序和时效性。编号则需要在档案整理过程中按照既定规则进行分配，确保档案的有序管理和高效利用。例如，某档案馆在归档一批历史照片时，首先根据照片的拍摄时间将其归档至相应年份，然后按照照片的类型和拍摄地点分配编号，如“2005-PICT-001”表示2005年拍摄的一张照片，编号为第1张。这种细致的归档时间与编号管理，有助于提高档案管理的规范性和科学性。

四、档案保管要求与注意事项

(1)档案保管要求首先强调环境控制。例如，某档案馆规定，档案室内的温度应控制在16-24摄氏度，相对湿度应保持在40%-60%之间。这一规定是基于档案材料的物理特性，如纸张、胶片等在极端气候条件下容易发生变形、霉变等问题。以某历史档案馆为例，该馆通过安装恒温恒湿设备，成功延长了档案的使用寿命，确保了珍贵档案的安全。

(2)档案保管还需