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档案室管理制度及职责范文(七).docxVIP

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档案室管理制度及职责范文(七)

一、总则

一、总则

档案室作为单位信息资源的重要载体,承担着收集、整理、保管和提供利用档案资料的重要职责。为确保档案工作的规范化、科学化和高效化,特制定本制度。本制度适用于本单位的档案室及其工作人员,旨在明确档案室的工作目标、管理原则和基本要求,以保障档案的完整、准确、系统和安全。

本制度遵循以下原则:

(1)遵守国家档案法律法规,严格执行档案管理的各项标准,确保档案工作的合法性、合规性。

(2)坚持服务为本,以满足单位各部门和广大员工对档案信息的需求为宗旨,提高档案利用效率。

(3)强化档案安全意识,确保档案实体和信息安全,防止档案的丢失、损毁和泄密。

(4)实施科学管理,运用现代信息技术,提高档案管理工作的现代化水平。

(5)建立健全档案管理制度,明确档案室工作人员的职责,确保档案工作的有序开展。

二、档案室的组织与管理

二、档案室的组织与管理

(1)档案室应设立专门的负责人,负责档案室的整体工作,并配备一定数量的档案管理人员。负责人需具备较高的政治素质、业务能力和良好的职业道德,能够胜任档案管理工作。

(2)档案室内部应设立档案接收、整理、保管、利用、鉴定、销毁等岗位,明确各岗位职责和工作流程。各岗位人员应按照职责分工,协同合作,确保档案工作的顺利进行。

(3)档案室应建立健全各项规章制度,包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等方面的规定,确保档案工作的规范化、制度化。同时,对档案管理人员进行定期培训和考核,提高其业务水平和工作能力。

档案室的组织结构如下:

(1)档案室主任负责全面工作,主持制定档案室工作计划,组织实施各项规章制度,协调解决工作中的重大问题。

(2)档案管理岗位负责档案的接收、整理、保管、鉴定、销毁等工作,确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

(3)档案利用岗位负责档案的查阅、复制、咨询等工作,为用户提供便捷、高效的档案服务。

(4)技术支持岗位负责档案室的信息化建设,包括档案管理系统的开发、维护和升级,以及档案数字化工作。

(5)综合管理岗位负责档案室的日常事务管理,包括财务管理、设备管理、安全管理等。

档案室应定期对组织结构进行调整,以适应单位发展和档案工作需要。同时,加强与各部门的沟通与协作,共同推进档案工作的全面发展。

三、档案的收集、整理与保管

三、档案的收集、整理与保管

(1)档案收集工作应遵循全面性、准确性、及时性和连续性的原则。例如,某企业档案室在过去一年内收集各类档案共计20万份,其中文件档案10万份,声像档案5万份,电子档案5万份。收集过程中,档案室严格按照档案收集标准,确保收集的档案真实、完整、有效。

(2)档案整理工作包括对收集到的档案进行分类、编目、装订等。以某政府部门为例,该部门档案室每年整理档案约5千份,涉及行政、人事、财务等多个领域。整理过程中,档案室采用科学的方法,对档案进行规范化处理,确保档案的有序性。

(3)档案保管工作应遵循安全、防盗、防潮、防虫、防霉等原则。例如,某高校档案室采用恒温恒湿的档案库房,确保档案在适宜的环境中保存。此外,档案室每年对档案进行一次全面检查,及时发现并修复破损档案。据统计,该档案室每年修复档案约1千份,有效保障了档案的完好性。

四、档案的利用与保护

四、档案的利用与保护

(1)档案利用是档案工作的核心环节,旨在为单位的决策、管理、科研和教学提供可靠的信息支持。档案室应建立健全档案查阅制度,明确查阅流程,确保档案的合理利用。例如,某企业档案室自成立以来,共接待查阅档案的人员超过5000人次,提供档案利用服务10000余次,为企业的可持续发展提供了有力保障。在档案利用过程中,档案室注重保护档案的原始性和完整性,防止档案信息的篡改和丢失。

(2)档案保护是确保档案长期保存、安全利用的重要措施。档案室应采取多种手段,包括物理防护、技术防护和管理防护,以防止档案的自然损耗和人为破坏。具体措施包括:设置专门的档案库房,保持库房温度和湿度在适宜范围内;采用防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设施设备,确保档案安全;对档案进行定期检查和维护,及时修复破损档案;实施档案数字化,提高档案的可利用性和安全性。例如,某档案馆通过数字化技术,将馆藏的10万份档案成功转换为电子档案,提高了档案的利用效率。

(3)档案室应加强与内部各部门的沟通与合作,及时了解和掌握档案利用需求,提供针对性的服务。同时,档案室应积极参与档案信息资源的整合与共享,推动档案信息资源的开发利用。例如,某市政府档案室通过与市图书馆、档案馆等单位的合作,实现了档案信息的互联互通,为市民提供了便捷的档案查阅服务。此外,档案室还应定期开展档案宣传活动,提高全社会的档案意识,促进档案资源的合理利用。通过这些措施,档案室不仅保障了档案的安全

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