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集团公司采购部物资采购合同管理制度

一、总则

(1)本制度旨在规范集团公司采购部物资采购合同管理工作，确保采购活动的合规性、高效性和经济性。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合集团公司实际情况，制定本制度。本制度适用于集团公司各部门、子公司及所属分支机构所有物资采购合同的管理。

(2)采购合同管理应遵循以下原则：公开、公平、公正、诚实信用原则；合法、合规、高效、经济原则；风险防控与利益最大化原则。通过建立健全的采购合同管理制度，集团公司能够有效降低采购风险，提高采购效率，实现采购成本的最优化。

(3)集团公司采购部应设立专门的合同管理部门，负责采购合同的审核、签订、履行、变更、终止和解除等全过程管理工作。合同管理部门应配备具备相关专业知识和技能的人员，确保合同管理的专业性和有效性。近年来，集团公司采购金额逐年增长，合同数量也不断增加，据统计，2022年集团采购合同总额达到XX亿元，涉及供应商XX家，合同数量超过XX份，因此，加强合同管理显得尤为重要。

二、采购计划与需求管理

(1)采购计划与需求管理是物资采购合同管理的基础环节。各部门需在年度计划的基础上，根据实际工作需要，编制季度、月度采购计划，并报送采购部。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、质量标准、预算金额等信息。例如，2023年第一季度，研发部门提交了包含50台高性能计算机的采购计划，预算总额为XX万元。

(2)采购部在收到各部门的采购计划后，将组织相关部门进行评审，确保采购计划的合理性和可行性。评审过程中，将充分考虑市场供应情况、价格波动等因素，确保采购物资的质量和价格优势。同时，采购部将建立需求分析制度，对采购需求进行深入分析，避免盲目采购和资源浪费。

(3)采购部将根据评审通过的采购计划，制定详细的采购方案，包括供应商选择、采购方式、合同签订等环节。在采购方案中，将明确采购时间节点、质量要求、售后服务等内容，确保采购过程顺利进行。此外，采购部还将建立采购需求反馈机制，对采购物资的使用效果进行跟踪，以便及时调整采购策略。例如，2022年，采购部通过优化采购流程，提高了采购效率，平均采购周期缩短至XX天，有效降低了采购成本。

三、供应商选择与合同签订

(1)供应商选择是物资采购合同管理的关键环节，集团公司采购部应建立健全供应商评估体系，确保选择到质量可靠、价格合理、服务优良的供应商。该体系包括供应商资质审查、业绩评估、信誉调查等多方面内容。具体操作上，采购部将根据采购物资的特点和需求，制定供应商选择的程序和标准。首先，对潜在供应商进行资质审查，包括企业法人资格、营业执照、相关行业认证等；其次，通过查阅历史业绩、客户评价等资料，评估供应商的履约能力；最后，对供应商的信誉进行调查，包括是否存在违法违纪行为、是否遵守商业道德等。

(2)在供应商选择过程中，采购部将遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商均有平等竞争的机会。对于重要的采购项目，采购部将组织专家评审团，对供应商的投标文件进行综合评估。评审团由采购部人员、技术专家、财务人员等组成，确保评审的专业性和全面性。评审内容包括但不限于：技术方案可行性、产品质量、售后服务、合同履行能力、报价合理性等。根据评审结果，采购部将择优选择供应商，并与其进行谈判，最终确定合同条款。

(3)合同签订前，采购部将对供应商提供的合同文本进行审核，确保合同内容符合集团公司利益，且不存在任何法律风险。合同审核内容包括但不限于：合同主体资格、合同标的、合同价格、付款方式、交货期限、质量标准、售后服务、违约责任、争议解决方式等。在合同签订过程中，采购部将严格按照国家法律法规和集团公司内部规定，与供应商签订正式合同。合同签订后，采购部应及时将合同信息录入合同管理系统，实现合同电子化管理。同时，采购部将定期对供应商的履约情况进行跟踪和评估，确保合同执行的有效性和合规性。例如，2021年，采购部通过严格合同管理，成功避免了一起因合同条款不明确导致的纠纷，维护了集团公司的合法权益。

四、合同履行与监督管理

(1)合同履行是物资采购合同管理的核心环节。集团公司采购部应建立健全合同履行监督机制，确保供应商严格按照合同约定履行义务。合同履行过程中，采购部将定期对供应商的交货进度、产品质量、售后服务等方面进行监督检查。例如，2020年，采购部针对一笔价值XX万元的设备采购合同，实施了严格的履约监督，通过现场检查、抽样检测等方式，确保了设备在交货时符合合同规定的质量标准。据统计，通过有效的监督，2022年合同履约率达到了98%，有效提升了采购质量。

(2)采购部将设立专门的合同履行监督小组，负责对合同履行情况进行日常监督。监督小组由采购部、质量部、财务部等相关部门人员组成，共同负责对供应商的交货时间、数量、质量、