档案文件盒侧面标签式样.docxVIP

PAGE

1-

档案文件盒侧面标签式样

一、基本信息

基本信息方面内容如下：

(1)档案文件盒侧面标签应包含单位名称或档案管理部门名称，以便于识别和管理。单位名称应采用正式的全称，字体应醒目，字号适宜，确保在较远距离也能清晰辨认。档案管理部门名称应与单位名称或档案管理部门的标识保持一致，以加强档案管理工作的权威性和规范性。

(2)标签上应明确标注档案的名称或档案目录的名称，这是档案文件盒侧面标签的核心内容。档案名称应简明扼要，准确反映档案的内容和性质。对于目录式标签，应列出档案目录的名称、起始编号和结束编号，以便于查找和归档。档案名称或目录名称的字体应略大于其他文字，以突出显示。

(3)标签上还应包括档案的存放位置或归档年份。存放位置是指档案在档案馆或档案室的具体存放区域，如“第一库房第X排第Y列”或“档案室X区”。归档年份是指档案形成或归档的年份，如“2023年”。存放位置和归档年份的字体应与档案名称或目录名称保持一致，但可适当缩小字号，以确保标签整体布局的协调性。同时，存放位置和归档年份的颜色应与档案名称或目录名称的颜色有所区分，以便于区分和阅读。

二、文件分类

(1)文件分类方面，档案文件盒侧面标签需明确标注档案的类别，如行政档案、财务档案、人事档案等。这些类别应按照国家档案分类标准进行划分，以确保档案的分类规范统一。分类名称应简洁明了，避免使用过于专业的术语，以便于非档案专业人员在查看标签时也能快速理解档案的大致内容。

(2)标签上应详细列出档案的具体分类代码，以便于档案的分类管理和检索。分类代码应采用国家档案分类标准中规定的代码体系，确保档案的分类编码具有唯一性和系统性。在标注分类代码时，应确保字体清晰可辨，且代码与分类名称之间应保持适当的间距，避免信息过于密集。

(3)对于涉及多个分类的档案文件盒，标签上应同时标注所有相关分类。在标注多个分类时，应确保各分类之间排列有序，且间距适中，以便于阅读。对于某些特殊档案，如跨部门、跨类别或涉及多个业务领域的档案，标签上还应附加简要说明，以便于档案管理人员在存放和检索时能够快速识别和处理。

三、时间范围

(1)时间范围方面，档案文件盒侧面标签应清晰标注档案的起始时间和结束时间。起始时间通常为档案的形成时间或收集时间，结束时间则为档案的终结时间或归档时间。对于跨越较长时间段的档案，应分别标注起始时间和结束时间，以明确档案的完整时间跨度。

(2)时间范围标注应采用公历纪年，年份之间使用“-”或“/”符号分隔。对于档案形成时间不明确的情况，可以标注“不详”或使用“世纪”来表示大致年代，如“20世纪80年代”。同时，对于涉及多个时间段的档案，应按照时间顺序分别标注，以便于查看。

(3)时间范围的字体应与档案名称、分类等其他信息保持一致，但字号可以适当减小，以保持标签的整体平衡。对于特殊档案，如季节性档案、年度报告等，可以在时间范围内增加具体日期或季度信息，以便于更精确地检索和使用。在标注时间范围时，应确保日期格式统一，如使用“YYYY-MM-DD”或“YYYY/MM/DD”等格式，以确保信息的规范性和准确性。

四、文件编号

(1)文件编号是档案文件盒侧面标签中不可或缺的一部分，它为档案的检索和管理提供了唯一标识。文件编号应按照档案管理部门规定的编号规则进行编制，确保编号的唯一性和连续性。编号通常由字母、数字或两者的组合构成，具体格式根据档案类型和管理要求而定。

(2)在标注文件编号时，应确保编号的准确性。编号应清晰、工整地打印或书写在标签上，字体大小适中，以便于远处也能辨识。编号的编排应遵循一定的逻辑顺序，如按年度、类别、顺序号等排列，以便于档案的有序存放和快速查找。对于跨年度或跨类别的档案，编号应体现出这种跨度的连续性。

(3)文件编号的标注位置应位于标签的显著位置，通常位于标签的上方或左侧，以便于档案管理人员在存放和检索时能够迅速找到。对于包含多个文件或文件组的档案盒，编号应同时标注所有文件的编号，并在必要时添加总文件数量或文件组标识。在标注文件编号时，还应考虑到编号的扩展性，以便于未来可能出现的文件增减或档案调整。同时，对于特殊编号规则或特殊情况下的编号，应在标签上附加简要说明，以便于档案管理人员理解和执行。

五、保管人/部门

(1)保管人/部门在档案文件盒侧面标签上的标注对于档案的管理和责任归属至关重要。以某大型企业为例，该企业设有专门的档案管理部门，负责公司所有档案的收集、整理、保管和利用工作。档案管理部门由5名专业档案员组成，他们负责对归档的文件进行分类、编号、编目，并确保档案的完整性和安全性。

(2)在该企业中，档案的保管人/部门标注通常包含档案管理部门的名称、部门负责人姓名以及联系方式。例如，档案管理部门的名称为“企业档案室”，部门负责人为张先