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采购询价管理规定

一、总则

(1)本规定旨在规范公司采购询价管理工作，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，促进公司健康可持续发展。根据国家相关法律法规及公司采购管理制度，结合公司实际情况，特制定本规定。本规定适用于公司各部门、各分支机构及合作供应商。

(2)采购询价管理遵循公开、公平、公正、透明的原则，严格执行采购计划和预算，确保采购活动的合规性。采购部门应根据采购需求，合理选择询价方式，包括但不限于公开询价、邀请询价、竞争性谈判等。询价过程中，应充分了解市场行情，对比供应商报价，确保采购价格合理、优惠。

(3)本规定要求采购部门建立健全询价管理制度，包括询价流程、询价标准、询价记录等。询价流程应明确询价申请、询价通知、报价接收、报价评审、询价结果公布等环节。询价标准应包括供应商资质、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。询价记录应详细记录询价过程，包括询价文件、报价文件、评审意见等，确保询价过程可追溯、可审计。

二、询价原则与程序

(1)询价原则方面，公司严格遵循以下原则：首先是市场调研充分性原则，要求采购部门在询价前对市场进行深入调研，了解产品或服务的市场供应情况、价格波动、技术发展趋势等，以确保询价信息的准确性和时效性。例如，在采购一批新型电脑设备时，采购部门通过调研发现市场上该类型设备的平均价格为每台12000元，从而在询价中能够提出有针对性的价格要求。

(2)询价程序方面，公司规定以下程序：首先是制定询价计划，包括询价项目、询价方式、询价时间节点等，确保询价工作的有序推进。如某次采购项目，询价计划要求在项目启动后的15天内完成询价，确保项目按时交付。其次是发布询价通知，明确询价要求、报价截止时间等，确保所有潜在供应商均有机会参与询价。例如，公司通过内部采购平台发布了询价通知，吸引了20家供应商参与报价。

(3)询价过程中，公司强调以下几点：首先是报价的完整性和一致性，要求供应商提交的报价单应包含所有询价项目所需信息，如产品规格、价格、交货期等，并确保报价单内容与询价要求一致。例如，在询价一批原材料时，一家供应商的报价单漏掉了交货期的信息，导致其报价不符合要求。其次是评审的客观性和公正性，公司设立评审小组，由采购部门、使用部门和技术部门人员组成，对供应商的报价进行综合评审，确保评审结果的客观公正。如某次采购评审中，评审小组共收到5份报价，经过评审，最终选择了综合得分最高的供应商，确保了采购项目的质量与成本效益。

三、询价结果的运用与处理

(1)询价结果的使用上，公司规定询价结果需在规定的时限内通知所有参与询价的供应商。例如，在最近的一次询价活动中，共有30家供应商参与，询价结果在评审结束后3个工作日内正式公布。对于中标的供应商，公司将按照合同约定履行采购协议，确保采购过程的透明和公正。

(2)询价结果的处理包括对未中标供应商的反馈和后续沟通。例如，在某次询价过程中，一家供应商的报价略高于其他供应商，尽管未中标，但采购部门还是向其提供了详细的反馈，包括与其他供应商的比较分析。这种做法不仅维护了供应商的权益，也有助于建立长期的合作关系。

(3)对于询价结果的存档，公司制定了严格的记录保存政策。所有询价文件、报价单、评审记录等均需按照规定的格式和要求进行整理和归档。例如，公司规定所有询价文件至少保存5年，以便在必要时可以追溯查询。这种做法有助于提高采购管理的透明度，同时也为审计和合规检查提供了依据。